Organisatie
Hoogheemraadschap De Stichtse Rijnlanden zorgt voor veilige dijken, schoon water en droge voeten in het zuidelijk deel van de provincie Utrecht en een klein deel van Zuid-Holland. Hoogheemraadschap De Stichtse Rijnlanden is één van de 21 waterschappen in Nederland. Het waterschap is, net als een gemeente, een lokale overheid. Het Hoogheemraadschap De Stichtse Rijnlanden (HDSR) bestaat uit een algemeen bestuur, een college van Dijkgraaf en Hoogheemraden en meer dan 500 medewerkers.

Ons waterschap is bezig met een aantal grote opgaven. Versterking van de Lekdijk en de nieuwe Omgevingswet om er een paar te noemen. Onze organisatie is meer en meer een netwerkorganisatie die allang niet meer in beeld kan worden gebracht met een traditioneel organogram.

Onze informatievoorziening wil inspelen op deze veranderingen en verandert o.a. van afdelingsgericht naar procesgericht. Daarnaast heeft HDSR verschillende projecten lopen die onderling samenhang hebben, zoals implementatie van een nieuw DMS, Inrichting archivering zaaksysteem, uitfaseren en opschonen DM. HDSR start daarom vanuit de afdeling Informatiemanagement het programma “Watervast”.

Opdracht
Als Record Manager werk je vanuit de dienst Informatie beheer en wordt je intern gedetacheerd naar het programma “Watervast”. Je draagt bij aan het in control brengen van de digitale informatiehuishouding en het afdekken van risico’s die digitale informatie met zich meebrengt. Voor HDSR is dit een nieuwe rol, waarbij je met jouw kennis en opgedane werkervaring de ruimte krijgt om deze rol solide neer te zetten. Samen met de collega’s van Documentaire Informatie Voorziening, I&A en de Programmamanager “Watervast” geef je recordmanagement verder vorm binnen HDSR.

Jouw werkzaamheden zijn onder andere het opzetten en onderhouden van een efficiënt documentbeheer, het vormgeven en beheren van het digitale archief door middel van het opstellen en uitrollen van een ordeningsplan en metadataschema, en het verzorgen en bewaken van de ontsluiting van digitale documenten en dossiers. Daarnaast voer je kwaliteitscontroles uit, zie je toe op het juist en consequent gebruik van het Document Management Systeem en controleer je of de juiste toepassing wordt gebruikt van digitaal document- en archiefbeheer.

Als Record Manager voer je alle processen uit rond het overbrenging en vernietiging van documenten, doe je controles op juistheid en volledigheid van digitale processen, lever je een bijdrage aan het opstellen van een kwaliteitshandboek en controleer je op een juiste toepassing van het informatiebeheer kwaliteitssysteem (KIDO) en bewaking PDCA cyclus.

In deze rol ben je het aanspreekpunt voor proceseigenaren op het gebied van documentbeheer en voor de archiefinspectie en Provincie (Toezichthouders) en neem je deel aan projecten op het gebied van digitaal informatiebeheer.

Afdeling informatie:
Deze opdracht hoort bij het team Informatiemanagement en Automatisering (I&A). Het I&A team bestaat uit 45 medewerkers met twee leidinggevenden. In deze tijden wordt er veel overlegd via MS Teams.

Minimumeisen / knock-outcriteria kandidaat:
1. Een afgeronde opleiding op minimaal hbo bachelor niveau;
2. Aantoonbare werkervaring als record manager (of een vergelijkbare rol, zoals consultant informatiemanagement) binnen het domein IT;
3. Aantoonbare kennis van Document Management Systemen (vermeld in het cv met welke systemen er gewerkt is);
4. Beschikbaar uiterlijk per 15 juli 2022 voor minimaal 32 uur per week. 

Gunningscriteria (weging)
5. Een afgeronde opleiding op minimaal hbo bachelor niveau in de richting van Informatiemanagement, Bestuurskunde, Bedrijfskunde, Bedrijfskundige Informatica of Bestuurlijke Informatiekunde (15 punten);
6. Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring met Record Management (onder andere: inrichten metadatering en selectie, waardering, vernietiging etc. van informatie in bijvoorbeeld DMS en/of Content Management Systeem) (maak dit duidelijk aantoonbaar in het cv) (20 punten);
7. Aantoonbare werkervaring met kwaliteitszorg op het archief- en informatiebeheer (bijvoorbeeld opstellen normen en kaders voor beheer van informatie) (20 punten);
8. Aantoonbare werkervaring met het borgen van relevante wet- en regelgeving m.b.t. de (digitale) informatiehuishouding binnen een overheidsorganisatie (onder andere: AVG of Archiefwetgeving) (30 punten);
9. Een maximaal uurtarief van € 90,- exclusief BTW, inclusief reiskosten woon-werkverkeer en fee Flextender (15 punten).

Competenties
Wij zoeken iemand die beschikt over sterk analytisch vermogen en conceptueel denken. In deze opdracht creëer je inzicht en behoudt je het overzicht. Je reduceert complexiteit tot eenvoud.
Daarnaast zijn de volgende competenties ook belangrijk:

• Nauwkeurigheid;
• Integriteit;
• Overtuigingskracht;
• Communicatief vaardig;
• Klantgericht;
• Flexibiliteit;
• Teamspeler. 

Beoordelingssystematiek
Stap 1: Beoordeling CV’s op minimumeisen
Flextender beoordeelt de CV’s op de minimumeisen/knock-outcriteria in het bovengenoemd profiel. Kandidaten die voldoen aan de minimumeisen in het bovengenoemde profiel worden geselecteerd voor stap 2 in de beoordeling. De kandidaten die niet voldoen worden niet verder beoordeeld.

Stap 2: Selectie tien (10) CV’s die aan de organisatie worden voorgelegd
Flextender beoordeelt de CV’s van de kandidaten die voldoen aan de minimumeisen in het bovengenoemde profiel in onderlinge vergelijking op de bovengenoemde “gunningscriteria te beoordelen door Flextender”.

De tien (10) kandidaten die het beste scoren op bovengenoemde criteria worden geselecteerd voor stap 3 in de beoordeling. Bij een gelijke score is het uurtarief doorslaggevend. De overige kandidaten worden niet voorgelegd aan de opdrachtgever voor verdere beoordeling.

Stap 3: Uitnodiging voor een selectiegesprek
De opdrachtgever beoordeelt de CV’s van de kandidaten die door Flextender zijn geselecteerd in onderlinge vergelijking op de volgende criteria:

1. Relevante werkervaring op soortgelijke opdrachten;
2. Relevante werkervaring bij soortgelijke organisaties.

De kandidaten die na deze beoordeling het beste scoren op de beoordeelde gunningscriteria worden uitgenodigd voor een selectiegesprek (stap 4 in de beoordeling). De overige kandidaten worden niet uitgenodigd voor een gesprek.

Stap 4: Selectiegesprek
In het selectiegesprek wordt door de opdrachtgever nader getoetst in hoeverre de betreffende kandidaten voldoen aan het bovengenoemde profiel (met name wordt getoetst op de competenties). Het selectiegesprek wordt gevoerd met minimaal twee vertegenwoordigers van de organisatie. De kandidaten dienen op elke competentie minimaal een voldoende te scoren. Indien geen van de geselecteerde kandidaten op alle competenties minimaal een voldoende scoort zal stap drie van de beoordeling worden herhaald.

De opdracht wordt gegund aan de kandidaat die naar het oordeel van de organisatie het beste voldoet aan het bovengenoemde profiel. Alle overige kandidaten worden geïnformeerd dat de opdracht niet aan hen wordt gegund. Er wordt een opschortende termijn gehanteerd ter behandeling van eventuele bezwaren.

Functieschaal
Deze functie is ingedeeld in schaal 9 – 10. Deze functieschaal is (eventueel) verbonden aan de desbetreffende CAO van de opdrachtgever inzake de inlenersbeloning.

Fee Flextender
Flextender brengt voor deze opdracht een fee in rekening bij de winnende leverancier van € 2,50 per gewerkt uur.  

Benodigd aantal professionals
[Aantal]

CV-eisen
Maximaal 5 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.

Werkdagen
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: in overleg.

Planning
De 1^e gesprekken bij HDSR zijn gepland op dinsdag 28 juni 2022 tussen 14.15 uur en 16.30 uur. Kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk op maandag 27 juni 2022 bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze inhuuropdracht.

Overige informatie
- VOG en geheimhoudingsverklaring zijn relevant.
- Indien opdrachtnemer personeel ter beschikking stelt, staat opdrachtnemer in het handelsregister geregistreerd als bedrijf dat personeel ter beschikking stelt (conform Waadi).

Meer informatie
Vragen kunnen ingediend worden tot dinsdag 21 juni 2022, 09.00 uur. De vragen en bijbehorende antwoorden worden op woensdag 22 juni 2022 gepubliceerd op onze website. Inhoudelijke vragen kunt u indienen bij Flextender, via de onderstaande button. Vragen omtrent de procedure kunt u telefonisch stellen. Flextender is bereikbaar op telefoonnummer 035-7510777.

De reactietermijn van deze inhuuropdracht duurt tot vrijdag 24 juni 2022, 09.00 uur. Tot die tijd kunt u reageren.