Het programma Digitaal Politie Contact als onderdeel van de hoofdportefeuille Dienstverlening zoekt een programmasecretaris. Vanuit de portefeuille dienstverlening willen we in verbinding staan met de maatschappij. Onze dienstverlening van de toekomst omarmt nieuwe vormen van verbinding die digitaal, effectief en actief wederkerig zijn. Onze ambitie is Digitaal Intelligente & Fysiek Excellente dienstverlening waar het contact tussen burgers, bedrijven en de politie laagdrempelig is, plaatsvindt via kanalen die burgers wensen.

Doelstelling

Als programmasecretaris ben je onderdeel van het programma Digitaal Politie Contact. Je werkt nauw samen met de leden van de programmaboard. Je geeft richting aan en bent verantwoordelijk voor het secretariaat.

Je bewaakt de programmaplanning en de voortgang. Tevens houd je overzicht over projecten binnen het programma, waarbij je zorg draagt voor afstemming op beleidsniveau. Vanuit je rol heb je het contact met referenten van elke politie-eenheid, de projectleiders van de eenheden en vertegenwoordigers van de beleidsdirecties en/of Politiedienstencentrum.

Je bent verantwoordelijk voor zowel de inhoudelijke voorbereiding als de verslaglegging van bijeenkomsten en overleggen. Daarnaast ben je in staat om eventuele besluitvorming voor te bereiden. Het opstellen van rapportages behoort tot je activiteiten.

Het resultaat is behaald op het moment dat alle projecten binnen het programma zijn afgerond.

Verantwoordelijkheden

De programmasecretaris is verantwoordelijk voor programmasecretariaat. De nadruk ligt op de ondersteuning van de programmaboard.

• Ondersteunen programmaboard in de meest brede zin van het woord zoals periodieke verslaglegging van de voortgang, bijhouden van actielijsten, bewaken van de gemaakte afspraken, verzamelen van stukken en opstellen agenda/ notulen etc., opstellen van concept plannen en presentaties, informatie delen bij ontwikkelingen en digitale archivering.

• Bewaakt en adviseert programmaboard en inhoudelijk sparringpartner over planvorming, processen, samenwerking en uitvoering. De programmasecretaris signaleert kansen en risico’s en doet zelfstandig voorstellen om hierop te acteren.

• Rappelleren en adviseren over afgestemde actiepunten om voortgang te stimuleren.

• Bijhouden voortgang en ondersteunen bij verantwoordingsrapportages.

• Integrale voorbereiding verzorgen van diverse overleggen en werksessies, inclusief planning en maken van afspraken.

• Organiseren verschillende projecten/ werkbezoeken.

• Voorbereiden, agenderen en verwerken van adviezen in notities aan advies- en besluitvormende gremia met vertegenwoordigers van partners.

Contacten

• Regionale projectleiders in de eenheden.

• Projectleden van de landelijke projectteams.

• Leden van het portefeuilleteam programmaboard

• Secretariaten van andere landelijke portefeuilles/programma's.

Opleiding

• Een afgeronde, erkende en volwaardige opleiding op minimaal HBO niveau. Losse trainingen/certificaten worden niet als gelijkwaardig gezien.

• Bij voorkeur gecertificeerd in projectmanagement.

Professionele kennis en werkervaring

• In de afgelopen 10 jaar, minimaal 5 jaar werkervaring als project- of programmasecretaris.

• Minimaal 5 jaar werkervaring met het uitvoeren van projecten conform Prince2.

• Minimaal 5 jaar werkervaring waarbij je als volwaardig gesprekspartner diende voor diverse lagen binnen een organisatie, op basis van senioriteit en vakbekwaamheid.

• Werkervaring met het (inhoudelijk) voorbereiden en het bewaken van de voortgang van programmaplanning.

• Werkervaring met verslaglegging, overzicht op projecten, afstemming op beleidsniveau, webredactie, en het voorbereiden van besluitvorming.

• Werkervaring binnen het Veiligheidsdomein, met de strafrechtsketen en/of met slachtofferzorg is een pre.

Eis 1. Onder een cv verstaan wij een overzicht van de werkervaring van de Externe. Dit in het Nederlands gesteld in PDF-formaat, van maximaal 7 pagina's A4. U dient gebruik te maken van het bijgevoegde template. Maakt u geen gebruik van bijgevoegd template zal uw bieding terzijde worden gelegd.

Sjabloon : CV template 1.9.doc

Eis 2. De door Inschrijver aangeboden kandidaat is gedurende de uitvoering van de gehele Opdracht in loondienst bij Opdrachtnemer / Onderaannemer en geen ZZP’er / ondernemer. Dit is een eis en moet duidelijk blijken uit het CV van de kandidaat. Tevens zijn uitgesloten ondernemers in dienst van een eigen BV. Deze eis blijft van toepassing gedurende de gehele uitvoering van de opdracht. Wanneer blijkt dat de kandidaat niet kan voldoen aan deze eis, zal dit leiden tot uitsluiting van de Inschrijver.

Eis 3. Migratie. Door in te schrijven bevestigt u dat u op de hoogte bent van de voorgenomen overstap naar een intermediair model en dat u begrijpt dat, indien u wordt gegund, een toekomstige migratie naar een intermediair mogelijke kan plaatsvinden. Dit is een eis en moet duidelijk blijken uit uw inschrijving. Het is niet verplicht dit ook terug te laten komen in het CV van de kandidaat. Wanneer ten tijde van inschrijven op deze opdracht niet akkoord wordt gegeven zal dit leiden tot uitsluiting van de aanvraag.

Eis 4. Een afgeronde, erkende en volwaardige opleiding op minimaal Hbo niveau. Losse trainingen/certificaten worden niet als gelijkwaardig gezien. Dit is een eis en moet duidelijk blijken uit het CV van de kandidaat. De kandidaat dient voor het verificatiegesprek het bewijsmiddel te kunnen overleggen. Wanneer blijkt dat de kandidaat niet over het gevraagde diploma beschikt, zal dit leiden tot uitsluiting van de aanvraag.

Eis 5. De kandidaat heeft in de afgelopen 10 jaar, minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring als project- of programmasecretaris. Benoem het nummer van deze eis expliciet in het CV bij de werkzaamheden. Geef een beschrijving in het CV waar deze ervaring uit blijkt, en benoem in de toelichting de naam van de opdrachtgever(s) en de perioden (mm-jjjj t/m mm-jjjj).

Eis 6. De kandidaat heeft minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring met het uitvoeren van projecten conform Prince2. Benoem het nummer van deze eis expliciet in het CV bij de werkzaamheden. Geef een beschrijving in het CV waar deze ervaring uit blijkt, en benoem in de toelichting de naam van de opdrachtgever(s) en de perioden (mm-jjjj t/m mm-jjjj).

Eis 7. Vereiste competenties/vaardigheden: Probleemanalyse: Signaleert problemen, zoekt en herkent belangrijke informatie, rafelt vraagstukken uiteen en legt verbanden tussen gegevens. Initiatief: Signaleert kansen. Handelt ernaar en durft daarbij risico’s te nemen om uiteindelijk een bepaald herkenbaar voordeel voor de organisatie te behalen. Begint liever uit zichzelf dan passief af te wachten. Klantgerichtheid: Herkent en onderzoekt de wensen en behoeften van anderen en speelt daarop in. Flexibiliteit: Staat open voor en speelt adequaat en doelgericht in op verander(en)de en snel wisselende omstandigheden. Samenwerken: Heeft oog voor het groepsbelang en draagt actief bij aan het gemeenschappelijke resultaat. Resultaatgerichtheid: Maakt een vertaalslag van doelen naar beoogde resultaten en weet deze op een efficiënte en effectieve wijze te realiseren. Toont zich aanspreekbaar op resultaten. Mondelinge- en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid: Maakt feiten, meningen en ideeën aan anderen in begrijpelijk Nederlandse taal mondeling en schriftelijk duidelijk. Bovenstaande competenties, gevraagde werk -en denkniveau en/of vaardigheden hoeven niet in het CV te worden benoemd/uitgeschreven maar dienen middels concrete voorbeelden duidelijk aangetoond te worden tijdens het verificatiegesprek. Wanneer blijkt dat de kandidaat niet over de gevraagde competenties beschikt, zal dit leiden tot het terzijde leggen van de bieding.

Wensen

30 %

Wens 1. De kandidaat heeft minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring waarbij hij/zij als volwaardig gesprekspartner diende voor diverse lagen binnen een organisatie, op basis van senioriteit en vakbekwaamheid. Motiveer de rol van de kandidaat, geef in de toelichting aan hoeveel maanden ervaring met bovenstaande is opgedaan en geef een inhoudelijke situatieschets waaruit deze werkervaring blijkt. De toelichting is beknopt, to the point en mag daar waar nodig puntsgewijs. Middels deze toelichting zal de mate van bekwaamheid beoordeeld worden d.m.v. een puntenverdeling. Tevens zal een inhoudelijke verificatie van dit criterium in de interviewfase plaatsvinden. Alleen een verwijzing naar het CV of een algemene motivatie is niet voldoende en zal geen punten genereren. Puntenverdeling: 0/5= Onvoldoende t.a.v. de overige aanbiedingen 1/5= Matig t.a.v. de overige aanbiedingen 2/5= Voldoende t.a.v. de overige aanbiedingen 3/5= Ruim voldoende t.a.v. de overige aanbiedingen 4/5= Goed t.a.v. de overige aanbiedingen 5/5= Uitstekend t.a.v. de overige aanbiedingen

25 %

Wens 2. De kandidaat heeft aantoonbare werkervaring met het (inhoudelijk) voorbereiden en het bewaken van de voortgang van programmaplanning. Motiveer de rol van de kandidaat, geef in de toelichting aan hoeveel maanden ervaring met bovenstaande is opgedaan en geef een inhoudelijke situatieschets waaruit deze werkervaring blijkt. De toelichting is beknopt, to the point en mag daar waar nodig puntsgewijs. Middels deze toelichting zal de mate van bekwaamheid beoordeeld worden d.m.v. een puntenverdeling. Tevens zal een inhoudelijke verificatie van dit criterium in de interviewfase plaatsvinden. Alleen een verwijzing naar het CV of een algemene motivatie is niet voldoende en zal geen punten genereren. Puntenverdeling: 0/5= De kandidaat heeft geen aantoonbare werkervaring met het (inhoudelijk) voorbereiden en het bewaken van de voortgang van programmaplanning. 5/5= De kandidaat heeft aantoonbare werkervaring met het (inhoudelijk) voorbereiden en het bewaken van de voortgang van programmaplanning.

20 %

Wens 3. De kandidaat heeft aantoonbare werkervaring met verslaglegging, overzicht op projecten, afstemming op beleidsniveau, webredactie, en het voorbereiden van besluitvorming. De werkervaring zoals gevraagd in de wensen moet middels concrete voorbeelden duidelijk zijn in het CV van de kandidaat. Noem het nummer van de wens in het CV en benoem in de toelichting de functie, werkzaamheden, naam van de opdrachtgever(s) en de periode [dd-mm-jjjj] waaruit blijkt dat de kandidaat aan de wens voldoet. Bij het niet duidelijk benoemen zal dit leiden tot geen toekenning van punten. Puntenverdeling: 0/5= De kandidaat heeft geen aantoonbare werkervaring met verslaglegging, overzicht op projecten, afstemming op beleidsniveau, webredactie, en het voorbereiden van besluitvorming. 5/5= De kandidaat heeft aantoonbare werkervaring met verslaglegging, overzicht op projecten, afstemming op beleidsniveau, webredactie, en het voorbereiden van besluitvorming.

10 %

Wens 4. De kandidaat is gecertificeerd in projectmanagement. Dit is een wens en moet duidelijk blijken uit het CV van de kandidaat. De kandidaat dient voor het verificatiegesprek het bewijsmiddel te kunnen overleggen. Wanneer blijkt dat de kandidaat niet over het gevraagde diploma/certificaat beschikt, worden geen punten toegekend. Puntenverdeling: 0/5= De kandidaat is niet gecertificeerd in projectmanagement. 5/5= De kandidaat is gecertificeerd in projectmanagement.

15 %

Wens 5. De kandidaat heeft aantoonbare werkervaring binnen het Veiligheidsdomein, met de strafrechtsketen en/of met slachtofferzorg. De werkervaring zoals gevraagd in de wensen moet middels concrete voorbeelden duidelijk zijn in het CV van de kandidaat. Noem het nummer van de wens in het CV en benoem in de toelichting de functie, werkzaamheden, naam van de opdrachtgever(s) en de periode [dd-mm-jjjj] waaruit blijkt dat de kandidaat aan de wens voldoet. Bij het niet duidelijk benoemen zal dit leiden tot geen toekenning van punten. Puntenverdeling: 0/5= De kandidaat heeft geen aantoonbare werkervaring binnen het Veiligheidsdomein, met de strafrechtsketen en/of met slachtofferzorg. 5/5= De kandidaat heeft aantoonbare werkervaring binnen het Veiligheidsdomein, met de strafrechtsketen en/of met slachtofferzorg.

Beste prijs-kwaliteitsverhouding
Gewicht van kwaliteit: 80 %
Gewicht van Prijs: 20%

Competenties

• Probleemanalyse: Signaleert problemen, zoekt en herkent belangrijke informatie, rafelt vraagstukken uiteen en legt verbanden tussen gegevens.

• Initiatief: Signaleert kansen. Handelt ernaar en durft daarbij risico’s te nemen om uiteindelijk een bepaald herkenbaar voordeel voor de organisatie te behalen. Begint liever uit zichzelf dan passief af te wachten.

• Klantgerichtheid: Herkent en onderzoekt de wensen en behoeften van anderen en speelt daarop in.

• Flexibiliteit: Staat open voor en speelt adequaat en doelgericht in op verander(en)de en snel wisselende omstandigheden.

• Samenwerken: Heeft oog voor het groepsbelang en draagt actief bij aan het gemeenschappelijke resultaat.

• Resultaatgerichtheid: Maakt een vertaalslag van doelen naar beoogde resultaten en weet deze op een efficiënte en effectieve wijze te realiseren. Toont zich aanspreekbaar op resultaten.

Het programma Digitaal Politie Contact als onderdeel van de hoofdportefeuille Dienstverlening zoekt een programmasecretaris. Contacten: Regionale projectleiders in de eenheden. Projectleden van de landelijke projectteams. Leden van het portefeuilleteam programmaboard Secretariaten van andere landelijke portefeuilles/programma's.

Niet bekend

LFNP functie: Bedrijfsvoering specialist B, schaal 10

CV-eisen
Onder een cv verstaan wij een overzicht van de werkervaring van de kandidaat.

U voegt een cv van maximaal 7 pagina's A4 toe. U dient gebruik te maken van het bijgevoegde template en alle gevraagde onderdelen in te vullen.
Het CV is in het Nederlands opgesteld op basis van ons CV template en in PDF-formaat i.p.v. Word. 

Inhuurdesk Politie behoudt zich het recht voor om aanbiedingen terzijde te leggen indien er overmatig veel taal- en/of spelfouten in het cv en/of referentie voorkomen. In het cv dient te allen tijde een vermelding van de functienaam, start- en einddatum (dd-mm-jjjj) van de werkzaamheden en aantal gewerkte uren per week te zijn vermeld. U dient gebruik te maken van het bijgevoegde template. Maakt u geen gebruik van bijgevoegd template zal uw bieding terzijde worden gelegd.

Beschikbaarheid
De Externe is inzetbaar vanaf 01-10-2025 (of indien mogelijk zoveel eerder als de screening akkoord is) tot en met 30-09-2026 voor 36 uur per week. Het contract kan door de Opdrachtgever optioneel worden verlengd. Dit zoals wordt aangegeven in het profiel. De startdatum is onder voorbehoud van een tijdige afronding van het kandidaten onderzoek. Dit kan ook betekenen dat de startdatum van de Opdracht zal moeten worden opgeschoven. Aan de vermelde startdatum in de aanvraag kunnen zodoende geen rechten worden ontleend.

Screening
Een voorwaarde voor definitieve gunning is dat de Externe het positieve screeningsadvies of de Verklaring van Geen Bezwaar overlegt na afronding van screening. De screening neemt maximaal 8 weken tijd in beslag. U dient hier rekening mee te houden. 

In artikel 10 van de Voorwaarden Offerteprocedure zijn de voorwaarden van de screening van de Externe van de Leverancier die in aanmerking komt voor de gunning van de Inleenopdracht opgenomen. Het screeningsproces kan leiden tot opschuiven van de startdatum van de opdracht. Aan de vermelde startdatum in de aanvraag kunnen zodoende geen rechten worden ontleend.

In geval van een eventueel bezwaar tegen een negatief screeningsresultaat dan wel de weigering van een VOG zal dit de voortgang van de offerteprocedure niet opschorten. De Politie wacht de beslissing op bezwaar niet af. Een negatief screeningsresultaat of een weigering van een VOG zal leiden tot het intrekken van het voornemen tot gunning aan de Leverancier die dit betreft.

Type inzet

• Kijkende naar de inhoud van deze aanvraag en de Wet DBA, leent deze aanvraag zich er niet voor om door een ZZP'er uitgevoerd te worden.

• Voor deze opdracht is een VOG van toepassing. Een positief besluit is een vereiste voor het uitvoeren van deze opdracht.

• Let op: Vanaf 1 november wijzigt het diensteverleningsmodel van het DAS naar de Intermediaire Dienstverleners, het is mogelijk dat deze overeenkomst wordt gemigreerd. Meer informatie volgt.