Achtergrond
Het UMC Utrecht is in transitie. In het kader van de vernieuwbouw wordt onder meer overwogen de hoofdingang te verplaatsen van de zuidzijde naar de noordzijde van het hoofdgebouw. Deze verplaatsing heeft naar verwachting een grote impact op de logistieke stromen van personen (medewerkers, patienten, bezoekers, studenten) en goederen (middelen, bevoorrading, afvalstromen, interne logistiek) in en rond het ziekenhuiscomplex.

Om deze impact goed te begrijpen én op basis daarvan keuzes te kunnen maken in het ontwerp- en realisatieproces, is een verdiepend onderzoek naar logistieke stromen noodzakelijk. Er is op dit moment een Integraal Structuur Ontwerp (ISO) – een strategisch plan waarin de toekomstige bouwkundige structuur van het ziekenhuis is vastgelegd. Dit betekent dat het UMC Utrecht een periode van 10-15 jaar tegemoet gaat met interne verbouwingen en wijzigingen van interne gebouwfuncties.

Deze opdracht richt zich op een bredere analyse van alle relevante logistieke stromen binnen én buiten het UMC Utrecht. Daarmee willen we ongeacht toekomstige ontwerpwijzigingen inzicht verkrijgen in de huidige én gewenste situatie en eventuele bottle necks waar we mee te maken kunnen krijgen. Door inzicht te verkrijgen in de verschillende stromen (personen en goederen) weten we wat de impact is voor het programmeren van voorzieningen zoals retailvoorzieningen, publieke ruimten, kledinguitgifte automaten (KUA’s), fietsenstallingen, parkeergarages en toegangsstructuren. Daarbij is het tevens belangrijk om te weten welke consequenties tijdelijke routes hebben tijdens de verbouwing van het gebouw voor zowel de goederenstroom als de personenstroom en waar deze stromen elkaar eventueel gaan raken. 

De focus bij de personenstromen ligt daarbij op de ontsluiting van het ziekenhuis vanuit het buitengebied naar de verschillende ingangen, alsook op de natuurlijke routing die mensen kiezen. Daarbij is nadrukkelijk aandacht voor de vraag in hoeverre deze bewegingen beïnvloedbaar zijn.
Op gebied van de logistieke stromen gaat het om het onderscheid tussen schoon en vuil. Hiervan is een groot deel van de stromen al in beeld en gaat het om het volledig maken van deze stromen alsmede de consequenties voor deze stromen bij het verplaatsen van functies in de gebouwinrichting. 

Het UMC Utrecht zoekt een leverancier die in staat is een volledige logistieke analyse uit te voeren, op basis van reeds beschikbare data én aanvullende veldinventarisatie.

Het doel hiervan is: 

• Inzicht verkrijgen in verschillende personenstromen vanuit het buitengebied naar het ziekenhuis als de routing van de  stromen in het gebouw zelf. Hierbij een onderscheid in type personen stromen (studenten, patiënten, bezoekers, medewerkers) 

• Inzicht verkrijgen en compleet maken van de verschillende goederenstromen 

• Inzicht te verkrijgen in bestaande en toekomstige knelpunten en kansen. 

• Een advies op de knelpunten met aanbevelingen ter optimalisatie van de logistieke structuren

• Optioneel:  een simulatiemodel te ontwikkelen waarmee de effecten van ontwerpkeuzes in kaart kunnen worden gebracht.

Omschrijving van de opdracht
Hoofdvraag:
Hoe is de routing van goederen- en personenstromen in en om het UMC Utrecht (aankomst op het Utrecht Science Park), en hoe veranderen deze stromen als gevolg van (mogelijke) wijzigingen in de gebouwstructuur en bereikbaarheid (zoals parkeeroplossingen, entreeverplaatsingen, etc.)?

Subvragen:

• Welke stromen zijn er (gesplitst naar type: medewerkers, patiënten, bezoekers, studenten, goederen) en welke volumes zijn hiermee gemoeid (per uur, dagdeel, dag, nacht, piekmoment)?

• Welke bestaande en toekomstige toegangs- en ontsluitingspunten zijn in gebruik en wat betekent dit voor bereikbaarheid en toegankelijkheid (bijv. fietsenstallingen, parkeergarages, entrees)?

• Hoe verplaatsen mensen en goederen zich binnen het gebouw (routing, wachtruimten, liften, interne kruisingen)?

• Hoe verhouden de ‘natuurlijke’ looproutes zich tot gewenste routing en in hoeverre zijn deze beïnvloedbaar?

• Welke bottle necks zien we uit deze analyses en wat zijn oplossingsrichtingen om stromen te optimaliseren?

• Wat is de impact van die scenario’s op ontwerpkeuzes?

De scope betreft:

• Gebouwen: Hoofdgebouw UMC Utrecht, WKZ (Wilhelmina Kinderziekenhuis), poliklinieken en logistieke docks.

• Buitenruimte en toegang: Parkeergarages, fietsenstallingen, entrees, pleinen en omliggende infrastructuur (het Utrecht Science Park) 

Logistieke stromen:

• Personen: medewerkers, patiënten, bezoekers, studenten.

• Goederen: o.a. logistiek inclusief afval, steriele middelen, voeding, pakketbezorging, interne bevoorrading. 

• Complexiteit: Inzicht geven in aard en omvang van goederenstromen afzonderlijk van personenstromen.

• Tijdsdimensie: Analyse per dagtype (werkdag/weekend), tijdsvenster (ochtend/middag/avond) en piekmomenten.

De opdracht omvat minimaal de volgende opleveringen:

• Inventarisatie:

  • Kwantitatieve en kwalitatieve analyse van alle logistieke stromen in en om het UMC Utrecht.

  • Inclusief ontsluiting van het terrein: hoe komen personen en goederen binnen vanaf het buitengebied en vice versa?

• Impactanalyse:

  • Effecten van (mogelijke) gebouwveranderingen zoals entreeverplaatsing, herinrichting docks, routingwijzigingen.

  • Inzicht in de mogelijke bottle necks met waar mogelijk oplossingscenario’s. 

• Presentatie en terugkoppeling:

  • Resultaten presenteren aan het projectteam en andere relevante stakeholders.

• Adviesrapportage:

  • Duidelijke samenvatting van conclusies, uitgangspunten, aanbevelingen en besluitvormingsondersteuning.

Optioneel – Simulatiemodel:

• Indien beschikbaar en passend bij de aanpak: een model waarmee effecten van ontwerpkeuzes gesimuleerd kunnen worden.

• Indien opgenomen in het voorstel: graag aangeven welke software en methodiek wordt toegepast.

Eisen
U dient aan te tonen over voldoende bekwaamheid te beschikken op het gebied van de Opdracht van deze aanbesteding.  Voor deze Opdracht heeft het UMC Utrecht de volgende kerncompetenties vastgesteld:

1. Ervaring met de analyse van logistieke stromen binnen een organisatie van tenminste 5.000 medewerkers.

2. Ervaring met de analyse van logistieke stromen binnen een zorginstelling of ziekenhuis

Referenties:

• U kunt uw bekwaamheid bewijzen door per kerncompetentie één referentieopdracht te overleggen. Indien met één referentieopdracht alle hierboven genoemde kerncompetenties kunnen worden aangetoond dan voldoet u ook aan de gestelde geschiktheidseis;

• De referentieprojecten dienen actueel te zijn. Dat wil zeggen dat de referentieprojecten niet langer dan drie jaar geleden zijn uitgevoerd of op het moment van uitbrengen van de Inschrijving in uitvoering zijn;

• Indien gebruik wordt gemaakt van een nog niet (geheel) afgeronde opdracht, mogen alleen de werkelijk behaalde resultaten van het lopende contract worden opgegeven en kan niet volstaan worden met een prognose van de resultaten. Indien gebruik wordt gemaakt van een referentie waarbij u in Combinatie de referentieopdracht heeft uitgevoerd, moet duidelijk worden aangegeven welk deel door u is uitgevoerd. Alleen het daadwerkelijk uitgevoerde deel van de referentieopdracht mag als zodanig worden gebruikt;

• De referenties dienen te zijn/worden uitgevoerd tussen 2022 en 2025;

• U heeft de opdracht naar tevredenheid van de referent uitgevoerd;

• Referent is op de hoogte van het feit dat het UMC Utrecht het recht heeft zonder uw tussenkomst en/of toestemmende juistheid van de referentie te verifiëren;

• Per referentie dient duidelijk aangegeven te worden door welke organisatie de referentieopdracht is uitgevoerd. 

Gunningscriteria
De totaalscore voor de gewogen kwalitatieve gunningcriteria is maximaal 50 punten. Met gunningscriterium 'Prijs' kunnen maximaal 50 punten worden verdiend.

3. Prijs

   • < € 65.000 = 50 punten
     

   • € 65.000 tot  € 70.000 = 38 punten
     

   • € 70.000 tot € 80.000 = 24 punten
     

   • > € 80.000 = 0 punten

4. Inschrijver dient een Plan van Aanpak aan te leveren waarbij in ieder geval onderstaande onderdelen zijn uitgewerkt: 

   • Omschrijving werkwijze Inschrijver, welke stappen worden doorlopen om tot het eindresultaat te komen

   • Overlegstructuur, afstemming en coördinatie

   • Planning en verwachte inzet sleutelfiguren Opdrachtnemer

   • Verwachte inzet van Opdrachtgever

   • Kansen en risico's van het voorgestelde plan van aanpak. 

   Het plan van aanpak mag maximaal 2 pagina’s A4 beslaan (lettertype/-grootte: Calibri 11).  Indien de Inschrijver meer dan 2 pagina’s indient voor de beschrijving, wordt het meerdere niet betrokken in de beoordeling.  Voor de planning mag een extra pagina gebruikt worden.
   50 punten.

   Beoordeling:
   Het UMC Utrecht waardeert het gunningscriterium op basis van het volgende:  

   • De volledigheid van de beantwoording van de vraagstelling. Onvolledige beantwoording leidt tot een lagere waardering;  

   • De uitwerking is SMART omschreven;  

   • De mate waarin het Plan van Aanpak overall een kloppend geheel is én past bij zowel de complexiteit van dit project als het ingediende prijzenblad.

   • De mate waarin Inschrijver aantoont dat er sprake is van een gestructureerd werkproces.

5. Het onderdeel Interview betreft een gesprek van 1 uur waarin het UMC Utrecht u nog een aantal vragen gaat stellen ter onderbouwing van uw plan van aanpak. Hierbij verwachten wij namens Inschrijver in ieder geval de projetleider die de werkzaamheden bij het UMCU ten behoeve van deze Opdracht gaat uitvoeren. Indien gewenst mag Inschrijver nog maximaal 2 anderen meenemen.
   
   Het interview vindt plaats op 15 juli. Het precieze tijdstip wordt met elke Inschrijver afzonderlijk afgestemd.