Omschrijving van de opdracht
Het doel van de inzet van Management assistent is dat werkzaamheden van administratieve/secretariële-, organisatorische- en planmatige aard worden uitgevoerd ter ondersteuning van een manager.

Werkzaamheden en verantwoordelijkheden:
De Management assistent ondersteunt een de manager van Team DOD - VNG Realisatie. Daarbij verricht zij de volgende werkzaamheden:

• Complex agendabeheer en proactief beheer van de mailboxen (prioriteren, waar mogelijk zelf afhandelen of acties uitzetten);

• Onderhoud telefonisch contacten met gemeenten en relaties van de managers;

• Bewaken van lopende dossiers en activiteiten: signaleren, rappelleren en waar mogelijk afhandelen;

• Is achtervang van en werkt nauw samen met de andere Management assistenten;

• Zorg dragen voor de stukkenstroom in IBABS (ten behoeve van vergaderingen);

• Organiseren van vergaderingen en bereidt deze voor (ruimte, faciliteiten en stukken);

• Voorbereiden van de agenda voor vergaderingen en zorg dragen voor de verslaglegging en opvolging van besluiten en actiepunten;

• Regelen van reizen en accommodaties;

• Reserveren van vergaderruimten zorgen dat bezoekers zijn aangemeld;

• Faciliteert op gebied van representatie en lief en leed;

• Handelt administratieve zaken af in opdracht van de directie.

Resultaat van de opdracht  
De managementassistent levert een bijdrage aan de werkzaamheden van VNG Realisatie, met specifieke inzet op het Domein Digitale Overheid en Dienstverlening (DOD). De werkzaamheden worden uitgevoerd in afstemming met meerdere collega’s binnen het team, waaronder de manager van DOD en haar strategisch adviseurs.

Binnen deze opdracht draagt de managementassistent zorg voor een soepel verloop van de dagelijkse gang van zaken. Dat betreft onder meer het coördineren van afspraken, het organiseren van bijeenkomsten, het beheren van correspondentie, het afstemmen van publicaties met de afdeling communicatie en het bewaken van voortgang en planning. Er wordt gewerkt met interne systemen en conform de geldende processen binnen de organisatie.

De werkwijze is gericht op zelfstandige taakuitvoering binnen overeengekomen kaders. Er wordt initiatief genomen, doorgepakt en gecommuniceerd met oog voor de omgeving. Zaken zijn op orde, bijeenkomsten verlopen vlekkeloos, communicatie is tijdig afgestemd en dossiers zijn actueel. De aanpak kenmerkt zich door toewijding, zorgvuldigheid en een hoge mate van professionaliteit. De samenwerking vraagt weinig woorden; afspraken worden nagekomen en werk wordt voortvarend opgepakt.

Uit het cv en of de aangeleverde motivatiebrief blijkt minimaal dat de aangeboden kandidaat aantoonbaar (door opleidingen, cursussen, werkervaring, voorbeeldprojecten et cetera.) beschikt over:

1. Maximaal uurtarief: € 65,-

2. Minimaal 2 jaar werkervaring op MBO werk- en denkniveau

3. Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in een management assistent functie

4. Minimaal 2 jaar ervaring met het Microsoft-Officepakket (Outlook, Word, Excel, PowerPoint en Outlook);

5. Minimaal 2 jaar ervaring met het beheer van mailboxen en agendabeheer;

Wensen

3. De kandidaat heeft aantoonbare werkervaring als managementassistent waarbij hij/zij snel wijzigende agenda’s beheert i.c.m. mailbox (benoem 2 voorbeelden in motivatiebrief) Aantoonbaar in cv en motivatie;

   • Geen ervaring = 0 punten

   • Tussen 1 en 2 jaar ervaring = 10 punten

   • Tussen 2 en 3 jaar ervaring = 20 punten

   • Tussen 3 en 4 jaar ervaring = 30 punten

   • Tussen 4 en 5 jaar ervaring = 40 punten

   • 5 jaar of meer ervaring = 50 punten

4. Een afgeronde administratieve of secretariële opleiding Aantoonbaar in CV en Motivatie;

5. De score op prijs telt voor 10% mee. Dat wordt als volgt bepaald: De inschrijver met het laagste uurtarief krijgt het maximaal aantal punten. Alle overige inschrijvers worden gerelateerd aan de inschrijving met de laagste prijs via de volgende formule:

   ("uurtarief laagste inschrijving" / "uurtarief uw inschrijving") x "maximaal aantal punten"

Competenties

• Accuraat werken

• Flexibiliteit

• Integriteit

• Klantgerichtheid

• Organisatiesensitiviteit

• Plannen en organiseren

• Voortgangscontrole

Organisatie
De VNG representeert de ruim 300 Nederlandse gemeenten en werkt samen met haar afdelingen aan een krachtige lokale overheid. VNG Realisatie stelt daarbij de lokale uitvoering van de maatschappelijke opgaven door gemeenten centraal. Onder meer door actief te participeren in de netwerken van gemeenten en hun partners, door samenwerking te stimuleren via ‘samen organiseren’ en waar mogelijk standaarden te ontwikkelen die de dienstverlening van gemeenten verbeteren.

VNG Realisatie draagt bij aan vier gemeentelijke speerpunten:

• Werken als één overheid, met leden en partners, aan het oplossen van maatschappelijke vraagstukken op sociaal, fysiek en veiligheidsdomein;

• Verbeteren van de dienstverlening;

• Een efficiënte en wendbare organisatie;

• Anticiperen op de toekomst.

Over beleid en regieteam digitale overheid en dienstverlening (DOD)
De te werven management assistent maakt onderdeel uit van het beleid en regieteam Digitale overheid en Dienstverlening. Het beleid en regieteam verbindt politieke, bestuurlijke en inhoudelijke beleidsontwikkelingen in de domeinen naar activiteiten vanuit VNG Realisatie. Een helder overzicht wordt gecreëerd van de voortgang van projecten en programma's binnen het gezamenlijke portfolio. Een faciliterende bijdrage wordt geleverd aan besluitvormingsprocessen in de overgangsfases tussen de hoofdfuncties in de ontwikkelcyclus. Leden van de VNG worden betrokken bij het portfolio. Dit volgens een systematiek die op transparante wijze de voortgang van projecten helpt presenteren en beheersen (gekoppeld aan besluitvorming). Het beleid en regieteam is op de hoogte van technologische- en Europese ontwikkelingen en initiatieven die van meerwaarde zijn voor de VNG-leden. Het beleid en regieteam borgt kennis van uitvoeringskennis naar de Generieke Digitale Infrastructuur (GDI), de GEO-informatie infrastructuur, Europese ontwikkelingen en eventueel mogelijk nieuwe te vormen (overheidsbrede) voorzieningen.

Informatie over gespreksrondes, planning en locatie ontbreekt.

Documenten bij gunning
Iedere in te huren medewerker dient voorafgaand aan de start van de werkzaamheden de volgende documenten aan te leveren:

• Persoonsgegevens;

• Ondertekende geheimhoudingsverklaring.

Aanvullende informatie

• Plaats tewerkstelling: 
  Den haag/Hybride

• Mogelijke contractduur en aantal contracturen: 
  Eerste contract is tot 31 december 2025 Daarna is in overleg verlenging mogelijk. De uiteindelijke duur is afhankelijk van de specifieke opdracht en invulling daarvan, maar op basis van de condities in deze DAS uitvraag uiterlijk 36 maanden. Het aantal uren in het eerste contract is gelijk aan het opgegeven aantal in deze DAS uitvraag. Bij een eventuele verlenging kan het aantal uren worden aangepast. Leverancier blijft vrij wel of niet in te stemmen met een verlenging.

• Gemiddeld aantal uren per week: 
  Gemiddeld 18 uren per week. dat is maximaal 352 uur voor de initiële contractperiode De maximale geschatte opdrachtwaarde bedraagt 2044 uur over een periode van 36 maanden.

• Geplande datum eerste gesprek: 
  Maandag 21 juli 2025, tussen 16.00 en 17.00 uur
  Dinsdag 22 juli 2025, tussen 16.00 en 17.00 uur
  De gesprekken zullen plaatsvinden via MS Teams

• De opdrachtnemer dient zelf te beschikken over laptop en telefoon om de werkzaamheden uit te voeren.

De gunning van de opdracht mag niet leiden tot een totstandkoming van een dienstbetrekking tussen opdrachtgever en opdrachtnemer. In dat verband dienen ZZP-inschrijvers de volledig ingevulde en ondertekende ZZP-verklaring met bijlage, bij hun inschrijving te overleggen. Het niet indienen van het ingevulde en ondertekende formulier leidt tot uitsluiting. Indien uit de aangeleverde gegevens volgt dat gunning van de opdracht aan inschrijver leidt tot (een (verhoging van het) risico op) schijnzelfstandigheid, dan kan dit reden zijn voor uitsluiting op basis van een wettelijke verplichting