Functieomschrijving:
In deze functie ben je verantwoordelijk voor de coordinatie van de implementatie van het informatiebeheerbeleid binnen COA, met bijzondere aandacht voor communicatie en samenwerking tussen afdelingen. Je werkt nauw samen met de Beleidsadviseur Recordsmanagement en medewerkers Informatiebeheer en speelt een centrale rol in het vertalen van beleidsdoelen naar praktische uitvoering.

Je coordineert projecten zoals het wegwerken van archiefachterstanden, het verbeteren van documentbeheer, en de implementatie van het DUTO-beleid en de Archiefwet. Je zorgt ervoor dat de communicatie rondom deze veranderingen helder is en zorgt voor de benodigde afstemming tussen verschillende teams en afdelingen.

Je bent de schakel tussen operationele teams en beleidsmakers, en coordineert de communicatie en uitvoering van de volgende werkzaamheden:

Werkzaamheden:

• Coordinatie van beleidsimplementatie: Je begeleidt de implementatie van belangrijke trajecten zoals het vervangingsbesluit, het verbeteren van documentbeheer, en de implementatie van het DUTO-beleid.
• Begeleiding en communicatie: Je zorgt voor heldere communicatie over veranderingen in het informatiebeheer en ondersteunt het team in het implementeren van nieuwe processen.
• Wegwerken van archiefachterstanden: Je coordineert en bewaakt de voortgang van dit traject en zorgt voor de communicatie van resultaten naar de betrokken teams.
• Overdragen van archief naar het Nationaal Archief: Je coordineert het proces van overbrenging en zorgt voor de noodzakelijke communicatie en afstemming.
• Standaardiseren van processen: Je zorgt voor de implementatie van gestandaardiseerde vernietigings- en overbrengingsprocessen en draagt bij aan het opstellen van het informatiebeheerplan.

• HBO werk- en denkniveau, bij voorkeur op het gebied van recordsmanagement, informatiebeheer of vergelijkbare disciplines;

• Aantoonbare ervaring met projectmanagement, procesverbetering en het coördineren van communicatieve processen binnen informatiebeheer;

• Kennis van de Archiefwet en aanverwante regelgeving voor informatiebeheer;

• Ervaring met Document Management Systemen (DMS) en Records Management Applicaties (RMA).

Wensen

• Ervaring bij een (semi)overheidsorganisatie;

• Kennis van secundaire bedrijfsprocessen zoals Financiën, HRM, IT en Inkoop;

• Ervaring met het werken in een dynamische organisatie en het begeleiden van veranderingen binnen een complexe context.

Competenties

• Flexibiliteit en het vermogen om een balans te vinden tussen het naleven van regels en het inspelen op de praktische realiteit van de organisatie;

• Sterke communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk, met het vermogen om effectief te communiceren op verschillende niveaus binnen de organisatie;

• Zelfstandigheid en een proactieve werkhouding; in staat om direct de benodigde werkzaamheden op te pakken en te coördineren.

Centraal Orgaan opvang asielzoekers - ICT

Het Centraal Orgaan opvang Asielzoekers (COA) speelt een cruciale rol in de opvang en begeleiding van asielzoekers in Nederland. Als Zelfstandig Bestuursorgaan (ZBO) valt het COA onder de politieke verantwoordelijkheid van de minister van Asiel en Migratie. Het COA werkt nauw samen met andere organisaties binnen de vreemdelingenketen, zoals de Immigratie- en Naturalisatiedienst (IND), de Vreemdelingenpolitie en de Koninklijke Marechaussee.

Binnen deze dynamische en maatschappelijk relevante organisatie zijn wij opzoek naar een gedetacheerde coördinerend projectleider die zich niet alleen richt op het opstellen van beleid, maar ook de communicatieve coördinatie en implementatie ervan verzorgt.

Optie tot verlenging: Een optie tot verlenging (2x6 maanden).

Hybride: Flexibiliteit in werktijden en de optie voor hybride werken.

Aantal professionals of FTE: 1 persoon