De verwachte aanpak van de implementatie Sharepoint zal bestaan uit tenminste de volgende stappen:

• Selectie marktpartij implementatie Sharepoint
• Opstellen Functioneel Ontwerp / Technisch Ontwerp
• Installatie en configuratie Sharepoint on-premise
• Uitrol naar de organisatie
  • Migratie- en uitrolplan opstellen
  • Pilots en evaluatie
  • Training opleiding
  • Migratie actuele data naar Sharepoint
  • Voorbereiden beheerorganisatie conform op te stellen verantwoordelijkheden matrix (Beheerplan)
• Overgang naar beheerfase

Van de Sharepoint deskundige wordt ondersteuning gevraagd bij de bovengenoemde projectactiviteiten (die door de in te zetten marktpartij worden uitgevoerd) hetgeen betekent:

• Advies uitwerking eisen en wensen ten behoeve van uitvraag. Resultaat: Definitief adviesdocument met besluitvormingsnotitie.
• Richtinggevende kaders inrichting SharePoint-omgeving. Resultaat: Vastgesteld kaderdocument inrichting.
• Onafhankelijke kwaliteitscontrole FO en TO. Resultaat: Schriftelijk toetsingsrapport met acceptatieadvies.
• Verificatie en testcoordinatie inrichting. Resultaat: Go/no-go advies op basis van testresultaten.
• Input uitrol- en migratieplan. Resultaat: Besluitrijp migratie- en uitroladvies.
• Kwaliteitscontrole uitrol-, migratie- en beheerplan. Resultaat: Reviewrapport met verbetermaatregelen.
• Begeleiding gebruikersadoptie. Resultaat: Vastgesteld adoptieplan inclusief KPI-set.
• Begeleiding opleiding beheerders. Resultaat: Formele overdracht beheerkennis.
• Voortgangsbewaking datamigratie. Resultaat: Periodieke voortgangsrapportages + eindrapport migratie.
• Advies gereedheid beheerfase. Resultaat: Schriftelijk go/no-go advies aan management.

Achtergrond opdracht:

De AR gaat een Sharepoint on-premise omgeving invoeren die door de gehele AR gebruikt zal worden en aan de eisen voldoet die vanuit de archiefwet hieraan gesteld worden. Hiervoor zal een aanvraag in de markt worden gezet voor een marktpartij die dit kan uitvoeren.

De Sharepoint deskundige (consultant en engineer) wordt ingezet om 1) begeleiding/coordinatie te doen van de activiteiten die aan de kant van de AR moeten gebeuren en 2) kwaliteitscontrole te doen op producten die vanuit de marktpartij worden opgeleverd.

Resultaatgebied & Verantwoordelijkheden:

• Zorgen voor beheerste projectvoering intern AR als tegenhanger van marktpartij die het merendeel van de werkzaamheden uitvoert.
• Kwaliteitscontrole op opgeleverde producten door marktpartij (zie boven).

Vakmatige taken:

• Goede Kennis van Sharepoint SE inbrengen.
• Adviseren over best-practices inrichting en beheer Sharepoint zodat Sharepoint voldoet aan ondersteuning processen AR en compliant is met wet- en regelgeving.
• Technische deskundigheid op succesvolle inrichting Sharepoint SE bij de AR inbrengen.

Coordinerende / sturende taken:

• Capaciteit en expertise coordineren intern AR als tegenhanger van marktpartij voor de genoemde activiteiten.
• Afstemmen met directies en afdelingen over inzet van medewerkers over functionele behoefte, deelname pilots, uitrol, opleidingen, demos en migratie van data.

• Sharepoint (SE)
• DUTO raamwerk
• Integratie met MS-producten zoals Office, Power Automate
• Beschikbaarheid cf de gevraagde inzet op de gevraagde locatie

Wensen

• Inrichting Sharepoint omgeving op praktische wijze
• Migratie naar Sharepoint omgeving vanaf schijven of anders
• Kennis van Sharepoint SE, zowel technisch als op inrichting van sites
• Kennis van alternatieve DMS oplossingen zoals bijvoorbeeld Nextcloud Files

Competenties

• Organiseren gebruikersinbreng en participatie bij de inrichting en in gebruikname van SharePoint
• Idem voor de beheerorganisatie
• Presenteren van belangrijke bevindingen of aanbevelingen schriftelijk of mondeling aan hoger management
• Gestructureerd werkzaamheden bijhouden, monitoren en bijsturen bij een implementatietraject
• Kennis van en ervaring met projectbeheersingsmethoden en -aspecten

De Algemene Rekenkamer

Optie tot verlenging: Niets over bekend.

Hybride: Geen verdere informatie.

Fee: De administratieve partner rekent een aanvullende fee van € 2,50 boven op het uurtarief.

Overig algemeen:

Producten en werkwijzen van de professional voldoen aan de normen van de Algemene Rekenkamer.

De professional is gehouden aan geheimhouding en tekent daartoe een geheimhoudingsverklaring.