Achtergrond van de opdracht:

DUO en OCW voeren twee omvangrijke ICTwerkplektrajecten uit:

MFPMigratie (Xerox Ricoh)

Als onderdeel van Life Cycle Management worden alle multifunctionele printers binnen DUO en OCW vervangen. Xerox wordt uitgefaseerd, Ricoh uitgerold.

Belangrijke stakeholders:

• Bidmanagers Rijksbreed Printen DUO Inkoop
• Contractmanagement Xerox Ricoh
• ICTServicedesk
• WPDMAC Service Level Management
• EUS Architectuur
• Locatievertegenwoordigers

Door sterk gedaalde printvolumes sinds COVID wordt tevens gekeken naar mogelijke printerreductie.

Doel: alle Xeroxprinters vervangen door Ricoh in Q4 2026.

Nextcloud Implementatie (mogelijk vervanger van Microsoft Teams):

DUO wil bewegen richting soevereine oplossingen binnen het ITinfralandschap. Nextcloud wordt onderzocht als mogelijke vervanger van Microsoft Teams.

Doel van de opdracht

• Pilotfase uitvoeren
• Trainingen en adoptie begeleiden
• Feedback verzamelen
• Eventuele brede livegang voorbereiden en uitvoeren

Gewenste resultaten

• Succesvolle pilotfase
• Gefaseerde livegang met minimale verstoring
• Goed getrainde gebruikers
• Hoge adoptiegraad en positieve gebruikerservaring

Tijdspad

• Q3: pilotfase + trainingen
• Q3/Q4: doorlopende pilot, trainingen, livegang & evaluatie
• Q1 volgend jaar: livegang + eindrapportage

Betrokken afdelingen

DUO & OCW breed WPDMAC WPDEUCDUO WPDEUCOCW ICT Servicedesk EUS Architectuur SLM Communicatie DUO/OCW business

Fasering van de totale opdracht:

• Eerste maanden: focus op MFPmigratie
• Richting zomer: werkzaamheden Nextcloud nemen toe
• Vervolg: zwaartepunt op Nextcloudpilot en uitrol

Taken en verantwoordelijkheden

MFPMigratie

• Aansturen volledige vervanging van alle MFPs
• Coordinatie afvoer Xerox & installatie Ricoh
• Afstemming met interne en externe stakeholders
• Logistieke planning en uitvoering
• Toetsen aanbestedingsafspraken
• Inventariseren benodigde aantallen per locatie (incl. reductie)
• Mogelijke afstemming met Belastingdienst (CloudStream PSM)

Nextcloud Projectplanning & Coordinatie

• Opstellen en bewaken van projectplan
• Regie over pilotfase, livegang en risicos
• Coordineren van communicatie en rapportages

Nextcloud Pilotfase

• Selecteren en begeleiden van pilotgroepen
• Feedback verzamelen, analyseren en verwerken
• Doorvoeren verbeteringen voor livegang

Nextcloud Training, Instructie & Adoptie

• Ontwikkelen van handleidingen, QRGs en instructievideos
• Organiseren van trainingen & workshops (online/offline)
• Inrichten van supportstructuur/helplijn
• Begeleiden van medewerkers tijdens adoptie

Nextcloud Communicatie & Changemanagemnt

• Opstellen & uitvoeren van communicatieplan
• Creeren van draagvlak & bewustwording
• Omgaan met weerstand en adoptiegedrag

Nextcloud Evaluatie & Rapportage

• In kaart brengen gebruikerservaring & doelrealisatie
• Eindrapportage met lessons learned & aanbevelingen

Op te leveren documenten

• PID
• Planning
• Implementatieplan
• Communicatieplan
• Eindrapportage

• HBO werk en denkniveau
• Prince2 Practitioner
• Ervaring met projectmanagement & changemanagement
• Kennis/ervaring met Nextcloud of vergelijkbare platforms
• Ervaring met het organiseren van trainingen
• Ervaring met agile werken
• Ervaring met ketensamenwerking (intern/extern)

Wensen

• IPMAC
• Kennis van rijksoverheidsprocessen
• IT Management Foundation
• ITIL / ITSM Foundation
• BIM Foundation
• Agile Scrum Foundation
• Professional Management & Improvement of ITSMprocessen
• Opleidingen via Rijksacademie voor Project en Programmamanagement

Competenties

• Sterke communicatieve vaardigheden
• Organisatiesensitiviteit
• Resultaatgericht
• Omgevingsbewust
• Verbinder & netwerker
• In staat om belangen te wegen en prioriteiten te stellen

Over DUO:

De Dienst Uitvoering Onderwijs (DUO) voert in opdracht van het Ministerie van OCW wet en regelgeving uit binnen het onderwijsdomein. DUO financiert studenten en instellingen, organiseert examens en beheert cruciale onderwijsdata.

Samen met ketenpartners werkt DUO aan een toegankelijk, veilig en toekomstbestendig onderwijslandschap.
Professionaliteit en betrokkenheid vormen daarbij de kernwaarden.

Waarom werken bij DUO:

Werken bij DUO betekent werken in een maatschappelijk relevante organisatie waar jouw werk echt impact heeft op miljoenen studenten, leerlingen en professionals.

Daarnaast biedt DUO:

• Een informele en betrokken werksfeer, waarin samenwerking en kennisdeling centraal staan.
• Professionele ruimte en vertrouwen om projecten naar eigen inzicht vorm te geven.
• Een modern hybride werkklimaat, gericht op flexibiliteit en werkplezier.
• Een innovatieve ICTomgeving, waar wordt gebouwd aan soevereine en toekomstbestendige oplossingen.

Bij DUO draag je bij aan het verbeteren van de publieke dienstverlening van Nederland.

De intakeperiode is van vrijdag 17 april 2026 tot en met vrijdag 24 april 2026.

Optie tot verlenging: Niets over bekend.

Hybride: Groningen (hybride mogelijk). Een modern hybride werkklimaat, gericht op flexibiliteit en werkplezier.

Fee: De administratieve partner rekent een aanvullende fee van € 2,50 boven op het uurtarief.