De werkomgeving en opdracht

Informatiebeheer is een pijler voor een betrouwbare en transparante overheid. Gemeente Almere streeft ernaar dat informatie steeds meer duurzaam toegankelijk is. Het gaat daarbij om het ontvangen, registreren, verwerken, bewaren, beheren, beschikbaar stellen en vernietigen of overbrengen van informatie. Door meer inzicht en overzicht te creëren wordt informatie gebracht in een betere, meer geordende en toegankelijke staat en daarmee toekomstbestendiger.

Tussen 2019 en eind 2022 heeft een implementatietraject plaatsgevonden van Microsoft Teams, met onderliggend SharePoint en OneDrive. De bijpassende kwaliteitszorg en het beheer zijn echter nog niet goed genoeg ingeregeld. Dit heeft geleid tot de situatie er sprake is van een mismatch tussen wat de gemeente nastreeft en de huidige status met als conclusie dat verbetering op vlak van Informatiebeheer binnen MS Teams nodig is.

De opdracht maakt onderdeel uit van het programma Informatiebeheer onder aansturing van de programmamanager.

De functie/opdracht

Als projectleider ben je verantwoordelijk voor de volledige uitvoering van het verbetertraject MS Teams binnen gemeente Almere. Je start met een gedegen verkenning van de huidige situatie en vertaalt de uitkomsten naar een concreet verbeterplan. Vervolgens stuur je de uitvoering daarvan aan.

De projectleider opereert binnen het programma Informatiebeheer en rapporteert aan de programmamanager en stuurgroep. Nauwe samenwerking met ICT, Adviseurs Informatiebeheer (IBC) en betrokken afdelingen is vereist. Het project maakt gebruik van bestaande project/portfoliostructuren, rapportageformats en besluitvormingsprocedures van de gemeente Almere. Budget en definitieve formatieomvang worden na de verkenningsfase in overleg vastgesteld. Hybride werken is mogelijk; fysieke aanwezigheid op locatie Almere is vereist waar samenwerking of besluitvorming dit vraagt.

Op te leveren resultaten

Je voert de verkenning uit naar de huidige inrichting, het gebruik en het beheer van MS Teams, SharePoint en OneDrive. Je brengt achterstanden, wildgroei, risico's en verbetermogelijkheden per organisatieonderdeel in kaart. Op basis daarvan stel je een verbeterplan op met concrete maatregelen, planning, rollen en verantwoordelijkheden. Je richt de governance en beheerstructuur in, inclusief retentiebeleid, templatestructuur en gebruiksafspraken. Je stuurt op het wegwerken van achterstanden volgens een vastgestelde prioritering. Je ontwikkelt een adoptieplan en communicatieaanpak om gedragsverandering te borgen. Je sluit het project af met een eindrapportage en overdracht van de beheerverantwoordelijkheid.

• Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring als projectleider bij organisatiebrede verandertrajecten.
• Minimaal 2 afgeronde projecten op het gebied van MS Teams en/of SharePoint.
• Aantoonbare kennis van de Archiefwet.
• Samenwerken: Werkt effectief samen met uiteenlopende stakeholders van werkvloer tot bestuur en creëert draagvlak voor verandering.
• Omgevingssensitiviteit: Heeft inzicht in de formele en informele verhoudingen binnen een gemeentelijke organisatie en weet hier effectief op in te spelen.
• Initiatief nemen: Signaleert knelpunten en kansen, pakt deze proactief op en wacht niet af.
• Zorgvuldigheid: Werkt nauwkeurig en in lijn met wet- en regelgeving, waaronder de Archiefwet en borgt kwaliteit gedurende het hele traject.
• Flexibiliteit: Past de aanpak aan op basis van uitkomsten van de verkenning en speelt in op wisselende prioriteiten binnen de organisatie.
• Overtuigen: Weet betrokkenen te motiveren voor het belang van goed informatiebeheer en brengt verbetervoorstellen overtuigend over.
• Plannen en organiseren: Stelt realistische planningen op, bewaakt de voortgang en houdt overzicht over meerdere parallelle deeltrajecten.
• Doener (get-things-done): Combineert analytisch vermogen met een uitvoeringsgerichte instelling en zorgt dat plannen ook daadwerkelijk landen in de organisatie.