Opdrachtomschrijving

De gemeente Alphen aan den Rijn staat voor een belangrijke opgave op het gebied van informatiebeheer en archivering. Uit het Rekenkameronderzoek Archivering (2025) blijkt dat de formele kaders op orde zijn, maar dat de uitvoering, digitale archivering en eigenaarschap binnen de organisatie versterking behoeven. Om invulling te geven aan de bevindingen en aanbevelingen uit dit onderzoek wordt een Consultant Informatiebeheer gezocht die verantwoordelijk wordt voor het opstellen, implementeren en coordineren van een herzien verbeterplan informatiebeheer.

Werkzaamheden

• vertaling van de bevindingen van het rekenkameronderzoek naar concrete verbeteracties;
• het opstellen van een verbeterplan Informatiebeheer met prioritering, planning, doelen en verantwoordelijken;
• het bewust maken van eigenaarschap binnen de vakteams (proceseigenaren ondersteunen);
• de voorbereiding van de digitale toekomst, waaronder de invoering van een e-depot, metadatering en verbetering van het zaaksysteem;
• afstemming met de CIO, team Informatiebeheer, directieteam en provinciaal toezicht;
• het borgen van voortgang, rapportages en communicatie naar het college en de gemeenteraad.

Doelstellingen

De opdracht vraagt om een stevige adviseur en coordinator met visie op informatiebeheer, archivering en digitalisering. Het is een veranderopgave met impact op beleid, processen, techniek en cultuur. De consultant fungeert als verbinder tussen bestuur, management en uitvoering, kan koers bepalen en resultaat boeken.

• Aantoonbare werkervaring met het opstellen en implementeren van verbeterplannen op het gebied van informatiebeheer of archivering binnen een gemeentelijke of (semi-)overheidsorganisatie;
• Kennis van de Archiefwet 1995 en aanstaande nieuwe Archiefwet (2026), motiveer dit in een aparte alinea in het cv;
• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring met projectleiding of coordinatie van organisatiebrede verbetertrajecten;
• Beschikbaar per november 2025 voor gemiddeld 36 uur per week;
• Uurtarief maximaal 90,- (schaal 10) excl btw en inclusief Fee Flextender en reiskosten woon-werk verkeer, werk-werkverkeer en parkeerkosten;
• Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring met projectleiding of coordinatie van organisatiebrede verbetertrajecten;
• Aantoonbare werkervaring met het herinrichten van informatiebeheerprocessen binnen gemeenten;
• Aantoonbare werkervaring met het implementeren van digitale archiveringsoplossingen (zoals e-depot, zaaksysteem, metadatering);
• Aantoonbare werkervaring in de afgelopen 3 jaar met verandermanagement en het vergroten van eigenaarschap binnen teams, benoem een voorbeeld in het cv.

Competenties

• Resultaatgericht en pragmatisch
• Verbindend bij belangentegenstellingen
• Klantgericht en communicatief sterk
• Oplossingsgericht en analytisch
• Organisatiesensitief en bestuurlijk bewust
• Communicatief vaardig, proactief en zelfstandig.

Organisatie

Wij zijn een 100.000 plus gemeente, onderdeel van het regionaal samenwerkingsverband Holland Rijnland en deelnemer aan de G40. In de groen-blauwe stad midden in het Groene Hart vind je een unieke combinatie van stedelijke projecten en ruimtelijke vraagstukken in een landelijk gebied.132,5 km2, waarvan 6 km2 water en 8 kernen, midden in het Groene Hart: dat is Alphen aan den Rijn. De gemeentelijke organisatie heeft een platte structuur. De organisatie wordt aangestuurd door een concerndirectie (met ieder hun eigen portefeuille) met direct daaronder teammanagers en opgavemanagers. Proberen, experimenteren en in de praktijk ontwikkelen. Wij zijn Gemeente Alphen aan den Rijn. Bij ons is het leuk werken. We leveren toonaangevende dienstverlening en zijn een wendbare organisatie. Dat wil zeggen dat we meebewegen met de ontwikkelingen in de maatschappij en continu vernieuwen. We leren door te doen. Samenwerkingsgericht, resultaatgericht, klantgericht en veranderingsbereid zijn onze kerncompetenties. Met elkaar werken we samen voor het beste resultaat voor onze inwoners.

Beoordeling

Stap 1: Beoordeling CVs op minimumeisen
Een externe administratieve broker beoordeelt de cvs op de Vereisten / Knock-outcriteria in het bovengenoemde profiel. Kandidaten die voldoen aan de Vereisten / Knock-outcriteria in het bovengenoemde profiel worden geselecteerd voor stap 2 in de beoordeling.

Stap 2: Selectie 3 CVs die aan de organisatie worden voorgelegd
Een externe administratieve broker beoordeelt de CVs van de kandidaten die voldoen aan de minimumeisen in het bovengenoemde profiel in onderlinge vergelijking op de bovengenoemde gunningscriteria. De 3 kandidaten die het beste scoren op bovengenoemde criteria worden geselecteerd voor stap 3 in de beoordeling. Bij een gelijke score is het uurtarief doorslaggevend. De overige kandidaten worden niet voorgelegd aan de opdrachtgever voor verdere beoordeling.

Stap 3: Uitnodiging voor een selectiegesprek
De opdrachtgever beoordeelt de CVs van de kandidaten die door een externe administratieve broker zijn geselecteerd in onderlinge vergelijking op de volgende criteria: Relevante werkervaring op soortgelijke opdrachten; Relevante werkervaring bij soortgelijke organisaties. De kandidaten die na deze beoordeling het beste scoren op de beoordeelde gunningscriteria worden uitgenodigd voor een selectiegesprek (stap 4 in de beoordeling). De beste drie kandidaten worden uitgenodigd voor een gesprek. De overige kandidaten worden niet uitgenodigd voor een gesprek.

Stap 4: Selectiegesprek
In het selectiegesprek wordt door de opdrachtgever nader getoetst in hoeverre de betreffende kandidaten voldoen aan het bovengenoemde profiel (met name wordt getoetst op de competenties). Het selectiegesprek wordt gevoerd met minimaal twee vertegenwoordigers van de organisatie. De kandidaten dienen op elke competentie minimaal een voldoende te scoren. Indien geen van de geselecteerde kandidaten op alle competenties minimaal een voldoende scoort zal stap drie van de beoordeling worden herhaald. De opdracht wordt gegund aan de kandidaat die naar het oordeel van de organisatie het beste voldoet aan het bovengenoemde profiel. Alle overige kandidaten worden geinformeerd dat de opdracht niet aan hen wordt gegund. De opdrachtgever behoudt zich het recht voor om de opdracht niet te gunnen. Er wordt een opschortende termijn gehanteerd ter behandeling van eventuele bezwaren.

Planning
De gesprekken bij de opdrachtgever zijn gepland in week 48. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk op maandag 24 november 2025 bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze inhuuropdracht.

Functieschaal
Deze functie is ingedeeld in functieschaal 12.

CV-eisen
Maximaal 5 paginas, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.

Overige informatie
De opdrachtgever zal om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vragen. Bring Your Own Device; in alle gevallen faciliteert de gemeente de laptop, mobiel dient zelf te worden meegebracht.