Context van de opdracht

De gemeente Alphen aan den Rijn heeft een digitaliseringsstrategie vastgesteld die langs een gefaseerde plateauplanning wordt gerealiseerd. In Plateau 1 (2026) ligt de focus op het repareren van het fundament, het inrichten van de governance en het bouwen aan vertrouwen; in Plateau 2 (2027–2028) verschuift de nadruk naar integratie en datagedreven sturing. De regie op de strategie is ondergebracht in het organisatiebrede programma Basis op Orde.

Een kernopgave hierbinnen is het inrichten van portfoliomanagement: van een eenmalige, pragmatische prioritering naar een voorspelbaar, repeterend proces, en uiteindelijk naar volwassen sturing waarbij strategie, portfolio en realisatie met elkaar in verbinding staan. De governance kent een Strategisch bedrijfsvoerings- en dienstverlenings Portfolio dat domein-overstijgende initiatieven met een Bedrijfsvoerings of Dienstverlengings-component bundelt, naast afzonderlijke domeinportfolio's (Bedrijfsvoering, Fysiek, Sociaal Beleid, Serviceplein en Publiekszaken). De eindplaat wordt nadrukkelijk gefaseerd – per domein – ingevoerd, vanuit de gedachte "denk groot, start klein".

De kwartiermaker is de kartrekker die deze inrichting opzet, de eerste cycli draait en zorgt dat het werkend en geborgd wordt overgedragen aan de lijn. Het is een tijdelijke rol met een expliciet einddoel: zichzelf overbodig maken doordat het portfolioproces is verankerd in de staande organisatie.

Doel van de rol

Het ontwerpen, implementeren en werkend opleveren van een gefaseerd ingevoerd portfoliomanagementproces over de domeinen heen, zó dat de gemeente aantoonbaar "in control” is op haar digitaliserings- en bedrijfsvoerings en dienstverleningsportfolio, en dat de verantwoordelijkheid voor sturing geleidelijk van programma naar lijn verschuift.

Resultaatgebieden

De kwartiermaker is verantwoordelijk voor het neerzetten van de governance en overlegstructuur (gremia) met de juiste mensen en mandaten aan tafel, inclusief het Strategisch IV-portfolio en de aansluiting op de domeinportfolio's. Daarbinnen ontwerpt hij of zij samen met de organisatie de werkbare spelregels, templates, afwegingskaders en het voortbrengingsproces, en bewaakt de poortwachtersfunctie op kwaliteit en volledigheid van nieuwe initiatieven.

De kwartiermaker draait als motor de eerste prioriteringscycli, begeleidt de organisatie in de nieuwe manier van werken, adresseert weerstand en coacht betrokkenen in hun nieuwe rol. Daarbij houdt hij of zij overzicht op samenhang en afhankelijkheden tussen projecten, programma's en domeinen, voorkomt dubbel werk, en zorgt dat besluitvorming kort, scherp en navolgbaar is.

Een afzonderlijk en zwaarwegend resultaatgebied is de gefaseerde uitrol per domein en de geleidelijke overdracht van de sturing naar de lijn – naar directeuren, sectormanagers en teammanagers – met een heldere borging van rollen (onder meer via een RASCI-matrix) en een afbouwpad voor de programmatische inzet.

Wat jij meebrengt

Doorslaggevend is aantoonbare ervaring met het daadwerkelijk inrichten van portfoliomanagement binnen overheidsland, bij voorkeur in een gemeentelijke context, en uitdrukkelijk over meerdere domeinen heen (fysiek, sociaal, dienstverlening, bedrijfsvoering). Je kent de eigenheid van een gemeentelijke organisatie: meerdere portefeuilles, politiek-bestuurlijke dynamiek, verschillende verandervoorkeuren per domein en de spanning tussen een methodische aanpak en een doorgaans op belangen en invloed gerichte organisatietop.

Je redeneert niet uitsluitend vanuit theoretische kaders, maar weet die te vertalen naar de praktische, werkbare invulling die past bij déze organisatie en haar volwassenheidsniveau – pragmatisch, met oog voor wat aansluit en beklijft. De kwartiermaker heeft een kritische rol in het organiseren van de randvoorwaarden om portfolio management te kunnen borgen binnen Alphen aan den Rijn.

Jij kan schakelen tussen niveaus: acteren op directieniveau (richting, kaders, mandaat) en tegelijk op sector- en domein-/teammanagementniveau (vraagarticulatie, prioritering, uitvoering), en de vertaalslag daartussen maken.

Qua persoonlijkheid ben je duidelijk én flexibel: helder in het benoemen van keuzes en het bewaken van afspraken, maar wendbaar in aanpak en tempo per domein. Je staat boven de materie, behoudt het overzicht en wordt door de organisatie gezien als een onafhankelijke, betrouwbare trusted advisor op het gebied van portfoliomanagement – iemand die op proces verbindt, draagvlak creëert over alle lagen heen en niet op inhoud concurreert.

• Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring met het inrichten, implementeren en/of leiden van portfoliomanagement of portfoliosturing binnen een lokale overheidsorganisatie;
• Aantoonbare werkervaring met het opzetten, inrichten en doorontwikkelen van portfoliomanagement over meerdere domeinen, beleidsvelden of sectoren binnen één organisatie;
• Aantoonbare werkervaring met het adviseren van directie, bestuur en management en het sturen op strategische vraagstukken binnen een politiek-bestuurlijke omgeving;
• Aantoonbare werkervaring met gefaseerde implementatie- en verandertrajecten, inclusief kennisoverdracht, borging van werkwijzen en duurzame verankering binnen de lijnorganisatie.

Wensen

• Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring met het inrichten, implementeren en/of leiden van portfoliomanagement of portfoliosturing waarvan minimaal 2 jaar binnen een gemeente (40 punten);
• Aantoonbaar afgeronde relevante opleiding en/of certificering op het gebied van portfolio- en/of programmamanagement (20 punten);
• Aantoonbare werkervaring met verandermanagement en het begeleiden van verandertrajecten, waarbij effectief is omgegaan met verschillende verandervoorkeuren en veranderstijlen, licht dit toe middels een referentieproject inclusief context en resultaat (30 punten);
• Aantoonbaar afgeronde opleiding op minimaal WO-bachelor niveau (15 punten);
• Beschikbaar per 1 september 2026 voor 20 tot 28 uur per week (10 punten).

Competenties

• Strategisch en tactisch denkvermogen; sterk in analyseren, structureren en prioriteren over een grote hoeveelheid onderwerpen.
• Uitstekend stakeholdermanagement en verbindend vermogen.
• Organisatiesensitiviteit en politiek-bestuurlijk inzicht.
• Besluitvaardig; in staat anderen tot scherpe keuzes te bewegen, inclusief het expliciet maken van wat niet gedaan wordt.
• Coachend en faciliterend, met het vermogen weerstand om te buigen naar eigenaarschap in de lijn.

Proberen, experimenteren en in de praktijk ontwikkelen. Wij zijn Gemeente Alphen aan den Rijn. Bij ons is het leuk werken. We leveren toonaangevende dienstverlening en zijn een wendbare organisatie. Dat wil zeggen dat we meebewegen met de ontwikkelingen in de maatschappij en continu vernieuwen. We leren door te doen. Met elkaar werken we samen voor het beste resultaat voor onze inwoners.

Onze organisatie bestaat uit meerdere onderdelen die allen een unieke bijdrage leveren aan onze opgaven en gemeentelijke dienstverlening. Je zit binnen onze organisatie altijd in een thuisteam met vakcollega's en een teamleider. Een groot aantal collega's werkt aan maatschappelijke opgaven in uiteenlopende vakgebieden. Je krijgt bij ons de kans om op basis van je talent ingezet te worden voor die opgaven en deel uit te maken van diverse samengestelde teams.

Stap 1: Uitnodiging voor een selectiegesprek

De opdrachtgever beoordeelt de CV's van de professionals die in de vorige stap zijn geselecteerd in onderlinge vergelijking op de volgende gunningscriteria:

• Relevante werkervaring op soortgelijke opdrachten.
• Relevante werkervaring bij soortgelijke organisaties.

De professionals die op basis van deze gunningscriteria als beste worden beoordeeld, worden uitgenodigd voor een selectiegesprek (stap 2 in de beoordeling). De overige professionals worden in eerste instantie niet uitgenodigd voor een gesprek en ontvangen een voorlopige afwijzing. Zij nemen plaats in de zogenaamde wachtkamer.

Stap 2: Selectiegesprek

Het selectiegesprek wordt gevoerd met minimaal twee vertegenwoordigers van de opdrachtgever.

De opdrachtgever verifieert in het selectiegesprek of de betreffende professionals (inderdaad) voldoen aan het gewenste profiel (knock-outcriteria en de gunningscriteria). Opdrachtgever beoordeelt de betreffende professionals in onderlinge vergelijking op de in de inhuuropdracht genoemde competenties.

Een professional dient op elke competentie minimaal een voldoende te scoren om voor gunning in aanmerking te komen. Indien geen van de geselecteerde professionals op alle competenties minimaal een voldoende scoren zal opdrachtgever één of meer van de opvolgende professionals (in stap 1 van de beoordeling) uitnodigen voor een gesprek.

Planning

De gesprekken bij de opdrachtgever zijn gepland op woensdag 5 augustus 2026. De professionals die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk op donderdag 30 juli 2026 bericht. Overige professionals ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze inhuuropdracht.

Optie tot verlenging: Mogelijk, maar nog niet bekend

Hybride: In overleg

Overig algemeen:

Functieschaal
Deze functie is ingedeeld in functieschaal 14.

Offerte-eisen
Maximaal 6 pagina's cv, excl. motivatiebrief (1 pgn) en excl. voorblad (1 pgn), opgesteld in het Nederlands (minimaal 2 referenties, bestaande uit naam, functie en organisatie) in pdf.

Overige informatie

• De opdrachtgever zal om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vragen.
• Bring Your Own Device; in alle gevallen faciliteert de gemeente de laptop, mobiel dient zelf te worden meegebracht.
• Beroepsaansprakelijkheid voor €250.000 euro per aanspraak: Ja