Opdrachtomschrijving

Het borgen en verbeteren van de kwaliteit, beschikbaarheid en kostenbeheersing van het volledige wagenpark (diesel en ZE) door middel van structurele monitoring, analyse en gerichte verbetervoorstellen. Daarbij professionaliseren en standaardiseren van het onderhoud-, schade- en factuurcontroleproces, inclusief een eenduidig handelingskader richting leveranciers en interne afstemming. Het realiseren van kennisborging binnen Fleet en op de 6 werven door het ontwikkelen en geven van opleidingen, en het opleveren van praktische werkinstructies, checklists en overdrachtsdocumentatie in Teams.

Het beheerst ondersteunen van de instroom en ingebruikname van 40 elektrische voertuigen vanaf de eerste week van juli (circa 3 per week), inclusief rij-/laad-/veiligheidsinstructies, acceptatie/opleverchecks en inrichting van een herhaalbare werkwijze.

Het opleveren van een werkende rapportage- en stuurset in Power BI op basis van Ultimo (onderhoud/werkorders) en AFIS (kosten/facturen), zodat de organisatie op KPIs kan sturen.

Werkzaamheden

De afdeling Fleet zoekt een tijdelijke specialist die de kwaliteit, beschikbaarheid en kostenbeheersing van ons wagenpark helpt borgen en een belangrijke rol speelt in de transitie naar zero-emissie (ZE)/ elektrische voertuigen. Deze rol is cruciaal om processen te standaardiseren, kennis te borgen in de organisatie en de operationele continuiteit van het wagenpark te versterken. Je bent verantwoordelijk voor het uitwerken van het proces van onderhoud, reparaties en schades en de controle op naleving van dit proces door interne en externe partijen. Verder stelt je instructies op en geeft je trainingen zodat interne collega's deze werkzaamheden steeds meer zelfstandig kunnen uitvoeren. Daarnaast ondersteun je de implementatie en ingebruikname van elektrische voertuigen (incl. rij- en veiligheidsinstructies) en neem je deel aan het aanbestedingsteam voor voertuigen en onderhoudscontracten (voor reparatie, onderhoud en schadeherstel). Je zorgt voor duidelijke communicatie over werkwijzen, verwachtingen, wijzigingen en escalatieroutes rondom onderhoud, schades en facturatie. Vanuit deze rol schakelt je met interne stakeholders (Fleet, operatie, locaties) en externe partijen (dealers, onderhoudsleveranciers, leasemaatschappijen, schadeherstellers) in afstemming met de betreffende contractmanager.

Taken:

• Monitoring, analyse en rapportage (Ultimo/AFIS/Power BI):

  • Monitoren van onderhoud, reparaties en schades (diesel en ZE) en bewaken van doorlooptijden en kwaliteit.

  • Analyseren van data uit Ultimo/AFIS en opbouwen van een maandelijkse stuurset in Power BI.

  • Signaleren van trends/afwijkingen en opleveren van concrete verbetervoorstellen inclusief prioriteit en eigenaar.

  • Leveren van input voor (of opstellen van) een onderhoudskostenprognose voor diesel en ZE.

• Factuurcontrole & kostenbeheersing (AFIS):

  • Inhoudelijke controle van facturen van externe onderhouds-/reparatieleveranciers op noodzaak, juistheid, tarieven, richt-/normtijden en contractafspraken.

  • Vastleggen en implementeren van een praktisch handelingskader (wat keuren we goed, wanneer escaleren, welke onderbouwing is nodig).

  • Opzetten van dossiervorming en terugkoppeling richting leveranciers (correcties/betwistingen) in afstemming met opdrachtgever.

• Opleiden & kennisoverdracht (Fleet + 6 werven):

  • Ontwikkelen van trainingsplan, trainingsmateriaal, werkinstructies en checklists (opslag en versiebeheer in Teams).

  • Geven van trainingen aan Fleet-collega's voor zelfstandig uitvoeren van factuurcontrole en onderhoudskeuzes.

  • Opleiden/begeleiden van locatie-/werfmedewerkers in aanmelden, inname/uitgifte, basiscontroles en klein onderhoud.

• Implementatie ZE-voertuigen (instroom 40 stuks vanaf 1e week juli, 3 per week):

  • Organiseren en implementeren van rij-/laad-/veiligheidsinstructies en schadepreventie voor chauffeurs/locaties.

  • (Mede) uitvoeren van technische acceptatie/afname en opleverchecks bij instroom; vastleggen van acceptatiepunten en documentatie.

  • Begeleiden van ingebruikname en nazorg; zorgen voor herhaalbare werkwijze en registratie (Teams en waar nodig Ultimo).

• Jaarplanning onderhoud (kaders en draaiboek):

  • Analyseren van inzet/gebruik per voertuig en adviseren over passend onderhoud en onderhoudscadans.

  • Opstellen van kaders/draaiboek voor onderhoudsjaarplanning inclusief overlegcadans en templates.

• Deelname aanbestedingsgroep (voertuigen & ROB/onderhoud):

  • Actief meewerken aan eisen en specificaties met focus op onderhoudbaarheid, contracteerbaarheid, doorlooptijd, SLA/KPIs en kosten.

  • Beoordelen van offertes en leveranciersvoorstellen en opleveren van reviewmemo's/risicoanalyses ter besluitvorming door opdrachtgever.

• Communicatie en afstemming:

  • Inrichten en onderhouden van duidelijke communicatie over werkwijzen, wijzigingen en escalatieroutes.

  • Afstemmen met Fleet, operatie en werven en onderhouden van contact met externe leveranciers binnen de afgesproken governance (OLET).

Reden van opdrachtverstrekking

Er is sprake van een tijdelijke piekbelasting en verhoogd operationeel risico door de geplande ZE-instroom (45 voertuigen in korte tijd), waardoor extra specialistische capaciteit noodzakelijk is.

De opdracht vraagt om specifieke expertise (fleet onderhoud, factuurcontrole op norm-/richttijden en contractafspraken, opleiden/coachend implementeren, ZE-acceptatie en ingebruikname) die intern onvoldoende beschikbaar is of niet op korte termijn vrijgemaakt kan worden.

De organisatie wil de uitvoering versnellen, maar tegelijk borgen dat processen en kennis structureel worden overgedragen aan vaste medewerkers; de inhuur is dus gericht op opbouw en overdracht, niet op blijvende uitvoering.

Het betreft een opdracht met een duidelijk afgebakende looptijd (1 jaar vanaf 1 maart, met mogelijke verlenging tot 2 jaar) en concreet opleverbare producten, waardoor tijdelijke inhuur passend is en een vaste formatie-uitbreiding niet noodzakelijk.

De inzet vindt plaats onder OLET (onder leiding en toezicht) van de Fleetmanager (Wesly Schaefer), waarmee sturing, prioritering en governance geborgd blijven.

Op te leveren resultaat

De professional moet de volgende resultaten opleveren:

• Rapportage- en stuurset Onderhoud/Schade (diesel + ZE)
  Maandelijks Power BI dashboard en maandrapportage op basis van Ultimo (werkorders/onderhoud) en AFIS (kosten/facturen).
  Vastgelegde KPI-definities en data (rekenregels, bronnen, filters) opgeslagen in Teams.
  Verbeterlog met concrete acties (eigenaar, deadline, status) op kwaliteit, doorlooptijd, stilstand en kosten.
  Managementsamenvatting met top-afwijkingen en verbetervoorstellen t.b.v. sturing door Fleetmanager.

• Factuurcontrole-proces + handelingskader leveranciers (AFIS)
  Geïmplementeerd controleprotocol voor facturen (juistheid, noodzakelijkheid, tarieven, richt-/normtijden en contractafspraken).
  Beslisboom/handelingskader: wanneer goedkeuren, corrigeren, betwisten en escaleren (incl. responstermijnen).
  Sjablonen voor leveranciersfeedback en interne dossiervorming, met vaste opslagstructuur in Teams.
  Aantoonbare toepassing in de praktijk (steekproef/controle-dossiers) zodat kostenbeheersing en uniformiteit geborgd zijn.

• Opleidings- en kennisborgingspakket (Fleet + 6 werven)
  Trainingsplan met doelgroepen, leerdoelen, planning en herhaalstructuur.
  Bewerkbaar trainingsmateriaal (presentaties, cases) en praktische werkinstructies/checklists voor werkprocessen (Ultimo/AFIS).
  Uitgevoerde trainingen voor Fleet en werfrollen (inname/uitgifte, aanmelden, basiscontroles, klein onderhoud, factuurcontrole).
  Overdrachtsset in Teams (definitieve versies, versiebeheer en aangewezen beheerders) zodat collega's zelfstandig kunnen werken.

• ZE-implementatiepakket voor instroom 40 EV (vanaf 1e week juli, 3 per week)
  Standaard rij-, laad- en veiligheidsinstructies (incl. schadepreventie) gereed voor uitrol en hergebruik.
  Acceptatie-/opleverchecklist voor ZE-voertuigen (documentatie, accessoires, registraties, acceptatiepunten) met eenduidige vastlegging.
  Ingebruiknameproces inclusief planning, registratie van instructie-voltooiing en nazorg in de eerste gebruiksweken.
  Compleet opleverdossier per voertuig/batch (opslag in Teams, en koppeling/registratie in Ultimo indien van toepassing).

• Kader/draaiboek onderhoudsjaarplanning (diesel + ZE)
  Draaiboek met onderhoudsstrategie per voertuigsegment/inzet (criteria, intervallen, uitzonderingen, verantwoordelijkheden).
  Planningstemplate en overlegcadans (input/output, actie- en besluitvorming) afgestemd met operatie en werven.
  Vertaling naar uitvoering: hoe jaarplanning leidt tot werkorders/afspraken in Ultimo en monitoring via Power BI.
  Pilot van minimaal een planningscyclus met vastgelegde leerpunten en definitieve versie van het draaiboek.

• Aanbestedings-/contractbijdragen (voertuigen & ROB/onderhoud)
  Inbreng van eisen en gunningscriteria met focus op onderhoudbaarheid, doorlooptijd/SLA, tariefstructuur, facturatietransparantie en ZE-specifieke punten.
  Reviewmemo's op offertes/voorstellen met risico's, impact (kosten/continuiteit) en advies aan opdrachtgever.
  Traceerbare dossieropbouw (versiebeheer) in Teams t.b.v. besluitvorming en audittrail.
  Eind-overnamedocument met gemaakte keuzes, aandachtspunten en aanbevelingen voor opvolging na afloop van de opdracht.

• Werk- en denkniveau: De aangeboden professional beschikt minimaal over een WO werk- en denkniveau, met aantoonbare ervaring in een technisch/bedrijfskundig domein (fleet, onderhoud, assetmanagement of technische operatie). Dit dient duidelijk te blijken uit het cv.
• CV toevoegen: Je voegt het cv toe van de professional. Het cv is opgesteld in het Nederlands en is maximaal 5 A4 groot. Als een cv meer dan 5 A4 omvat worden alleen de eerste 5 A4 meegenomen in de beoordeling. Het cv dient enkel en alleen ter verificatie van de bij de eisen en wensen gegeven antwoorden. Let op! Als het cv niet overeenkomt met de door je gegeven antwoorden kan de gemeente Amsterdam besluiten je offerte terzijde te leggen.
• Toevoegen motivatie: Geef in maximaal 1 A4 aan waarom je de meest geschikte professional bent voor deze opdracht. Je motivatie zal worden besproken tijdens het interview, indien je hiervoor wordt uitgenodigd.
• Werkervaring Fleet- en onderhoudsexpertise: De aangeboden professional heeft minimaal 5 jaar aantoonbare kennis van onderhoudsprocessen (preventief/correctief), werkordersturing, schade-afhandeling en kwaliteitsbewaking binnen een wagenpark (diesel en elektrisch). Dit dient duidelijk te blijken uit het cv.
• Werkervaring Factuurcontrole en contracttoetsing: De aangeboden professional heeft minimaal 3 jaar aantoonbare ervaring met het inhoudelijk toetsen van facturen aan afspraken zoals tarieven, richt-/normtijden, contractcondities en scope van werkzaamheden (incl. onderbouwing en dossieropbouw). Dit dient duidelijk te blijken uit het cv.
• Werkervaring Datagedreven analyse & rapportage: De aangeboden professional heeft minimaal 3 jaar aantoonbare ervaring in het analyseren van onderhouds- en kostendata en het vertalen naar stuurinformatie; ervaring met Power BI en werken met bronsystemen zoals Ultimo (werkorders/onderhoud) en AFIS (kosten/facturen). Dit dient duidelijk te blijken uit het cv.
• Werkervaring Opleiden, coachen en kennisborging: De aangeboden professional heeft minimaal 3 jaar aantoonbare ervaring met het ontwikkelen van trainingsmateriaal, geven van trainingen en het coachen van collega's zodat werkzaamheden structureel intern geborgd worden (Fleet en 6 werven). Dit dient duidelijk te blijken uit het cv.
• Werkervaring ZE/EV-transitie en ingebruikname: De aangeboden professional heeft minimaal 3 jaar aantoonbare ervaring in implementatie van elektrische voertuigen, inclusief gebruikersinstructie (rijden/laden/veiligheid), acceptatie/oplevering en operationele nazorg. Dit dient duidelijk te blijken uit het cv.

Wensen

• Werkervaring: De aangeboden professional heeft ervaring met technische acceptatie/afname van (nieuwe) voertuigen. Dit dient duidelijk te blijken uit het cv.
• Werkervaring: De aangeboden professional heeft aantoonbare ervaring met werken in een grote organisatie met meerdere locaties en stakeholders. Dit dient duidelijk te blijken uit het cv.
• Werkervaring: De aangeboden professional heeft aantoonbare ervaring met het uitvoeren van data-analyses in Excel (bijv. draaitabellen, complexe formules) en/of BI-tools (zoals PowerBI, Tableau). Dit dient duidelijk te blijken uit het cv.

Optie tot verlenging: Ja, met mogelijke verlenging tot 2 jaar en optie verlenging tot 28 februari 2028.

Hybride: Geen verdere informatie

Overig algemeen:

Informatie aanvraag: Met onderstaande kenmerken willen wij je een snelle eerste indruk geven over de offerteaanvraag. Hiermee kun je direct bepalen of deze offerteaanvraag interessant is voor je en je wilt overgaan tot het opmaken van een offerte.

Je stelt je vraag via de 'Vraag & Antwoord-module' van de administratieve partner. De Nota van Inlichtingen wordt uiterlijk de werkdag na de bovengenoemde datum verstrekt. De wervingsadviseur kan besluiten om een vraag eerder te beantwoorden.

Zolang deze offerteaanvraag openstaat heeft je als leverancier alleen met het Team Tijdelijke Externe Inzet contact over deze aanvraag. Op deze offerteaanvraag zijn de door je eerder geaccepteerde leidraad en voorwaarden van toepassing.

Informatie professional: De gegevens worden onder andere gebruikt voor het uitnodigen van de professional voor een interview en het aanvragen van de VOG indien de professional de functie krijgt. Let op! Het verstrekken van onjuiste en/of onvolledige informatie leidt tot vertraging.

De aangeboden professional dient beschikbaar te zijn voor het interview; Bij gunning is de aangeboden professional direct inzetbaar, zoals vermeld in de opdrachtomschrijving van deze tender.

Integriteits- en geheimhoudingsverklaring: Bijlage 5 Integriteits- en geheimhoudingsverklaring, is op deze overeenkomsten van toepassing.

Referentie: Je dient minimaal 1 relevante referentie op te geven van de aangeboden professional. Na afstemming met professional en na het gesprek kan de opdrachtgever besluiten om in contact te treden met de referentie. Om de objectiviteit van de referentie te waarborgen, mag de organisatie die een offerte indient zichzelf of een medewerker niet als referent opgeven. Let op! De referent dient op de hoogte te zijn.

Draaideurconstructie: Is de aangeboden professional in de afgelopen 2 jaar in loondienst geweest bij de gemeente Amsterdam? Let op! Antwoordmogelijkheden: Nee, professional is in de afgelopen 2 jaar niet in loondienst geweest bij de gemeente Amsterdam. Ja, professional is in de afgelopen 2 jaar wel in loondienst geweest bij de gemeente Amsterdam. (KO)