De gemeente Delft zoekt een ervaren huisvestingsadviseur/programmamanager die de afdeling Erfgoed begeleidt bij de herhuisvesting naar twee locaties: het publieks- en werkgebouw Westvest 9 (Delft) en collectiegebouw Gantel 21 (Den Hoorn). Hij/zij helpt zorgen dat de locaties geschikt zijn voor de wettelijke- en publieksgerichte taken en werkprocessen en dat de afdeling te zijner tijd klaar is om de ruimten in gebruik te nemen. Een soepele overgang moet de continuïteit van dienstverlening aan de stad en partners borgen.  

• Hij/zij inventariseert de behoeften en werkprocessen van Erfgoed, vertaalt deze naar een gedragen en toekomstbestendig (ruimtelijk en functioneel) Programma van Eisen voor werk-, kantoor- en publieksruimten en bewaakt de uitwerking daarvan tijdens het ontwerp- en verbouwproces. Tegelijkertijd vertegenwoordigt de adviseur Erfgoed in de projectorganisatie in het ontwerp-, verbouw- en inrichtingsproces dat onder regie van de afdeling Vastgoed wordt uitgevoerd. Gedurende het proces moet ‘van grof naar fijn’ gewerkt worden, en is uitwerking, toetsing en betrokkenheid van medewerkers nodig om te zorgen dat locaties bruikbaar en werkbaar zijn voor de taken en doelen van de afdeling.  

• Hij/zij vervult bij de afdeling Erfgoed een trekkers- en regierol voor de totstandkoming én implementatie van een verhuisplan. Dit omvat ook regie op de inrichting en ingebruikname van beide locaties, en coördinatie de afstemming met interne en externe partijen (waaronder architecten, aannemers, frontoffice, facilitair, ICT en collectie-experts). Daarbij stuurt hij/zij binnen de afdeling erfgoed werkgroepen aan en adviseert het afdelingsmanagement over keuzes. 

Belangrijke deelresultaten binnen de afgesproken kaders van tijd, budget en kwaliteit zijn o.a.: een volledig ruimtelijk en functioneel Programma van Eisen voor Erfgoed Delft (gebruikersdeel), een gedragen verhuisplan en de ingebruikname van beide locaties. Met deze activiteiten wordt door de afdeling Erfgoed mede uitvoering gegeven aan een bestuurlijke opdracht (Raadsbesluit 19 juni 2025).  

Uitgangspunt voor de afdeling is het nieuwe publieks- en dienstverleningsconcept “Erfgoedlab” (mei 2025) dat een integraal, publieksgericht toekomst- en ontwikkelperspectief biedt. Vernieuwing en doorontwikkeling van diensten zijn onderdeel van deze opdracht voor zover het verbetering betreft door gebruik te maken van nieuwe mogelijkheden die de locaties en inrichting bieden. In samenspraak met de huisvestingsadviseur erfgoed worden door de afdeling andere experts aangetrokken voor vormgeving en/of conceptontwerp in nieuwe publieksruimten, exposities (verhaal van Delft e.o.) en educatiemiddelen die gereed moeten zijn bij verhuizing. Inhoudelijk valt dit buiten deze opdracht. 

• Beschikbaarheid: De aangeboden kandidaat of kandidaten is/zijn beschikbaar voor gemiddeld 16 tot 24 uur per week vanaf 01-12-2025.

• Ervaring met het vertalen van publieks- en/of dienstverleningsconcepten (zoals het Publieks- en dienstverleningsconcept ‘Erfgoedlab’) en werkprocessen naar concrete functionele en ruimtelijke eisen en werkafspraken. 

• Aantoonbare ervaring in meerdere jaren of ten minste één vergelijkbaar succesvol afgerond project met het opstellen en uitwerken van een ruimtelijk en functioneel Programma van Eisen (PvE) voor een gebruiker. 

• Ruime ervaring met het begeleiden van minimaal twee verander- en verhuistrajecten (bij organisaties van ten minste 20 medewerkers die deels op een andere manier zijn gaan werken), inclusief het betrekken van gebruikers en het voorbereiden van implementatie en overgang naar nieuwe werkwijzen in een dienstverlenende organisatie.

• Heeft ervaring met het leiden van interactieve werksessies en co-creatieprocessen.

• Ervaring met het werken op het snijvlak van vastgoed, frontoffice, facilitair, ICT, management en primaire werkprocessen. 

• In de motivatiebrief een praktisch voorstel voor borging van de continuïteit van opgedane kennis en voortgang gedurende de gehele looptijd. 

Wensen

• Aantoonbare ervaring met het werken voor een gemeentelijke of provinciale organisatie met wettelijke en klantgerichte taken in een complexe bestuurlijke en ambtelijke context. 

• Ervaring in de gevraagde rol en functie in meerdere relevante projecten in organisaties op gebied van cultureel erfgoed, archeologie, archieven, bibliotheken of museale functies. 

• Aantoonbare ervaring met samenwerking met vastgoed-, facilitaire-, frontoffice-, ICT-afdelingen en architecten, constructeurs etc. 

Competenties

Uit de door u ingediende stukken (CV en motivatiebrief) en het gesprek blijken minimaal de onderstaande competenties, die voor deze functie als zeer belangrijk worden bevonden (het is ter beoordeling aan de gemeente Delft of hieraan wordt voldaan, inschrijver dient in de in te leveren documenten daarom duidelijk op onderstaande punten in te gaan):

• Omgevings- en organisatiesensitiviteit – inzicht in context, dynamieken en belangen. 

• Samenwerken en participeren – stakeholders betrekken, co-creatie bevorderen en draagvlak creëren. 

• Onderhandelen en conflicthantering – omgaan met spanningen en tegenstrijdige belangen.

De gemeentelijke afdeling Erfgoed werkt als kennis- en adviescentrum voor Delft en omstreken, met een unieke samenstelling van de erfgoed-disciplines: archieven, archeologie en monumenten. We beheren collecties, doen (gravend) onderzoek, adviseren (plan)initiatiefnemers en bedienen onderwijs, onderzoekers en belangstellenden. We zetten kennis en onze (digitale) collecties in als bron van inspiratie en identiteit, en werken samen met de stad aan duurzaam gebruik van cultureel erfgoed boven én onder de grond. De afdeling telt circa 40 medewerkers en 50 vrijwilligers. Met adviseurs voor (online) communicatie, educatie en beleid maken zij de ‘verhalen’ van de stad zichtbaar en dragen bij aan kwaliteit van leefomgeving en behoud van erfgoed voor de toekomst. 

De matchgesprekken zijn gepland op 03-11-2025, tussen 10:00 en 17:00 uur.

CV en motivatie

Inschrijver mag maximaal één kandidaat voorstellen via één CV met één motivatiebrief. Inschrijver dient één CV en motivatiebrief van de aangeboden kandidaat toe te voegen in paragraaf 7 van deze offerteaanvraag. Het CV dient uit maximaal drie (3) pagina's te bestaan en dient voorzien te zijn van ten minste twee (2) referenten inclusief contactgegevens van de referent. Motivatiebrief dient uit maximaal één (1) pagina's te bestaan. Aanbestedende dienst houdt zich het recht voor om deze referentie daadwerkelijk na te gaan.  

Aan te leveren documenten voorafgaand aan de start van de werkzaamheden

Iedere in te huren medewerker dient voorafgaand aan de start van de werkzaamheden de volgende documenten aan te leveren:

• Persoonsgegevens;

• Ondertekende integriteitsverklaring;

• Inlichtingenformulier externe Inhuur gemeente Delft

• Proforma factuur

• Kopie van aanvraag Verklaring Omtrent het Gedrag

Looptijd

De gevraagde inzet bedraagt gemiddeld 16 uur per week (met evt. piek tot 24 uur/week t.b.v. oplevering van PvE. in de eerste helft 2026).

Duur van de opdracht betreft een periode van circa 3 jaar, tot en met de nazorgfase na feitelijke verhuizing naar beide gebouwen. In het belang van behoud van opgedane kennis en samenhang in werkzaamheden gedurende die periode staan we open voor een praktische werkwijze door een duo of klein team. 

De in de "Eisen ten aanzien van de aangeboden kandidaat" opgenomen eis voor een praktisch voorstel voor borging van de continuïteit en voortgang gedurende de gehele looptijd, inclusief randvoorwaarden zoals de eventuele verdeling van werkzaamheden en tariefdifferentiatie dient te worden uitgewerkt in de motivatiebrief en zal tezamen met de motivatiebrief worden beoordeeld.