Functioneel beheerder
Gemeente Haarlem
Stationsplein 4, 2275 AZ Voorburg, Nederland
Geen maximum
36Begindatum:
4 mei 2026Einddatum:
31 dec 2026
Publicatiedatum:
17 apr 2026Omschrijving
Wij zijn op zoek naar een ervaren Functioneel Beheerder voor het programma XENA binnen Gemeente Haarlem. Het programma betreft de vervanging van het huidige Zaaksysteem / Document Management Systeem Verseon door een Common Ground-platform, een kernapplicatie die gemeentebreed wordt gebruikt door meer dan 1500 medewerkers. De Functioneel Beheerder XENA is de spil tussen het projectteam, de leveranciers en de eindgebruikers. De rol omvat het functioneel beheren, configureren en testen van de applicaties binnen het XENA-platform: Tezza, OpenZaak, GZAC (Valtimo), Objecten en de bijbehorende koppelingen. De FB borgt dat het platform aansluit bij de werkprocessen van de organisatie en fungeert als eerste aanspreekpunt voor functionele vragen.
De professional komt terecht in een dynamisch programma dat zich voorbereidt op de eerste livegang in het najaar van 2026. Dit betekent dat de FB niet alleen beheert, maar ook actief meewerkt aan de inrichting, het testen van koppelingen, het opstellen van testscenarios, het opleiden van eindgebruikers en het opbouwen van een supportstructuur voor de periode na go-live.
De FB werkt nauw samen met de projectleiders ZGW en DGW, de technisch beheerders, de betrokken leveranciers en de XENA Toppers, de ambassadeurs binnen de afdelingen. De rol is cruciaal voor het succes van het programma: zonder een sterke FB-functie kan het platform niet verantwoord in productie gaan.
De professional komt terecht in een dynamisch programma dat zich voorbereidt op de eerste livegang in het najaar van 2026. Dit betekent dat de FB niet alleen beheert, maar ook actief meewerkt aan de inrichting, het testen van koppelingen, het opstellen van testscenarios, het opleiden van eindgebruikers en het opbouwen van een supportstructuur voor de periode na go-live.
De FB werkt nauw samen met de projectleiders ZGW en DGW, de technisch beheerders, de betrokken leveranciers en de XENA Toppers, de ambassadeurs binnen de afdelingen. De rol is cruciaal voor het succes van het programma: zonder een sterke FB-functie kan het platform niet verantwoord in productie gaan.
Kerntaken
- Functioneel beheer van het XENA-platform: Tezza (zaakgericht en dossiergericht werken), OpenZaak, GZAC en Objecten.
- Configuratie en inrichting van zaaktypes, dossiertypen, autorisatieprofielen, sjablonen en workflows in Tezza en GZAC.
- Testen van nieuwe functionaliteit, koppelingen (o.a. SmartDocuments, Kofax, BRP, IAM/Saviynt) en releases in samenwerking met leveranciers.
- Opstellen en uitvoeren van functionele testscenarios en acceptatiecriteria (GAT/FAT).
- Signaleren van bugs, functionele beperkingen en verbeterwensen richting leveranciers en deze vastleggen in het backlog.
- Ondersteunen bij het opleiden van eindgebruikers en beheerders in aanloop naar go-live.
- Opbouwen van de eerstelijns supportstructuur: kennisbank, FAQs, werkinstructies en escalatieprocedures.
- Fungeren als functioneel aanspreekpunt voor de XENA Toppers en afdelingsvertegenwoordigers.
- Kennisdeling en documentatie: zorgen dat functionele kennis niet persoonsgebonden blijft maar geborgd wordt voor de beheerorganisatie.
Eisen
- Bachelor- of Masterdiploma in Informatica, Informatiekunde, Bedrijfskunde, Bestuurskunde of een gerelateerd vakgebied.
- Minimaal 3 jaar ervaring als Functioneel Beheerder in een gemeentelijke of overheidsomgeving, bij voorkeur met een zaaksysteem of DMS.
- Ervaring met Common Ground-componenten, in het bijzonder Tezza en/of OpenZaak.
- Ervaring met het inrichten van zaaktypes, workflows en autorisatiemodellen binnen een zaakgericht platform.
- Ervaring met het testen van koppelingen tussen applicaties (API-gebaseerd, ZGW APIs).
- Kennis van het gemeentelijk applicatielandschap en de rol van kernapplicaties als BRP, BAG en KVK-registers.
- Ervaring met het opstellen van testscenarios, acceptatiecriteria en het begeleiden van gebruikersacceptatietests.
- Ervaring met het opleiden van eindgebruikers en het opstellen van werkinstructies en handleidingen.
Wensen en competenties
Wensen
- Ervaring met GZAC (Valtimo) is een pre.
- Kennis van Verseon en ervaring met de transitie vanuit een legacy-DMS naar een nieuw platform.
- Relevante certificeringen op het gebied van ITIL, BiSL of testmanagement (ISTQB/TMap) zijn een pre.
Competenties
- Sterk analytisch vermogen: in staat om werkprocessen van afdelingen te doorgronden en te vertalen naar platformconfiguratie.
- Uitstekende communicatieve vaardigheden: de professional is het verbindende element tussen techniek, project en eindgebruiker. In staat om op alle niveaus te communiceren van medewerker op de werkvloer tot stuurgroeilid.
- Proactieve en zelfstandige werkhouding: de professional signaleert knelpunten voordat ze problemen worden en neemt eigenaarschap op de functionele kwaliteit van het platform.
- Ervaring met Agile/Scrum werkwijze. De professional participeert actief in de sprintrituelen van het XENA-team, inclusief refinements, sprint reviews en demos.
- Didactische vaardigheden: in staat om kennis over te dragen aan collega's en eindgebruikers, zowel in groepsverband als individueel.
- Nauwkeurig en gestructureerd: de professional legt configuratiekeuzes, testresultaten en bekende issues zorgvuldig vast.
- Teamspeler: bereid om collega-FB'ers in te werken en kennis te delen, zodat de functioneel beheerrol niet afhankelijk is van een persoon.
Organisatie en team
Wij zijn op zoek naar een ervaren Functioneel Beheerder voor het programma XENA binnen Gemeente Haarlem. Het programma betreft de vervanging van het huidige Zaaksysteem / Document Management Systeem Verseon door een Common Ground-platform, een kernapplicatie die gemeentebreed wordt gebruikt door meer dan 1500 medewerkers.
De Functioneel Beheerder XENA is de spil tussen het projectteam, de leveranciers en de eindgebruikers.
De professional komt terecht in een dynamisch programma dat zich voorbereidt op de eerste livegang in het najaar van 2026.
De FB werkt nauw samen met de projectleiders ZGW en DGW, de technisch beheerders, de betrokken leveranciers en de XENA Toppers, de ambassadeurs binnen de afdelingen.
De Functioneel Beheerder XENA is de spil tussen het projectteam, de leveranciers en de eindgebruikers.
De professional komt terecht in een dynamisch programma dat zich voorbereidt op de eerste livegang in het najaar van 2026.
De FB werkt nauw samen met de projectleiders ZGW en DGW, de technisch beheerders, de betrokken leveranciers en de XENA Toppers, de ambassadeurs binnen de afdelingen.
Overige informatie
Benodigd aantal professionals: 1 professional
Hybride werken: Nee
Optie tot verlenging: Niets over bekend.
Hybride: Verschilt per opdracht
Fee: De administratieve partner rekent een aanvullende fee van € 2,50 boven op het uurtarief.
Hoe werkt het?
Vind jouw droomopdracht
Een mooi project of interessante opdracht gevonden? Nadat jij je als freelancer hebt aangemeld kan je je direct op de opdracht inschrijven, waarna wij met jou afstemmen of dit dé volgende uitdaging voor je is.
Onze voordelen
Wil jij als freelance informatieprofessional ook de voordelen en kansen ervaren die wij jou kunnen bieden? Lees hier meer!
Collega's
Je kunt altijd terugvallen op collega informatieprofessionals als je hulp nodig hebt.
Handige formats
Maak gebruik van bewezen formats en voorbeelden die wij beschikbaar stellen.
Relevante kennis
Wij hebben relevante kennis van de markt. Zo blijf jij altijd op de hoogte.
Netwerk
Profiteer van ons netwerk van opdrachtgevers en professionals.
Punten sparen
Gedurende jouw opdracht spaar je voor opleidingspunten, te gebruiken bij GO Opleidingen.
Vakblad abonnement
Krijg gratis een abonnement op het vakblad Informatieprofessional.
