Inleiding

Wij zijn op zoek naar een ervaren Informatieanalist voor een kritiek IT-project binnen onze gemeente. Het project betreft de vervanging van ons huidige Zaaksysteem / Document Management Systeem (DMS), een kernapplicatie die gemeentebreed wordt gebruikt door meer dan 1500 medewerkers. Een essentieel onderdeel van dit project is de migratie van bestaande zaken, dossiers en documenten naar het nieuwe systeem.

Als informatieanalist speel je een cruciale rol in het vervangingsproject van ons Zaaksysteem/DMS. Jouw hoofdtaak bestaat uit het grondig analyseren en in kaart brengen van de huidige zaak- en dossierstructuren, metadata en bijbehorende documenten, ten behoeve van een zorgvuldige migratie naar het nieuwe systeem volgens de principes van zaak en dossiergericht werken. Je ondersteunt de projectleider en het projectteam bij het analyseren, structureren en vertalen van functionele en inhoudelijke vraagstukken rondom dossiervorming, archivering en datamigratie. Je fungeert als brug tussen de business (proceseigenaren, DIV-specialisten, archiefmedewerkers) en IT (architecten, ontwikkelaars, migratiespecialisten) en zorgt ervoor dat alle benodigde informatie helder en eenduidig gedocumenteerd is.

Verantwoordelijkheden

• Analyseren en beschrijven van de bestaande zaak- en dossierstructuren, inclusief metadatamodellen, documenttypen, bewaartermijnen en relaties tussen zaken en dossiers.
• Uitvoeren van data-analyses op de huidige dataset om kwaliteit, consistentie en volledigheid in kaart te brengen (IST-analyse).
• Samenwerken met proceseigenaren, DIV/archiefmedewerkers en architecten om de informatiebehoefte rondom dossiergericht werken te doorgronden.
• In co-creatie met de architecten opstellen van het SOLL-ontwerp voor de nieuwe dossier- en metadatastructuur (functioneel ontwerp, high-level design, low-level design).
• Opstellen van migratiestrategieën, mappings en conversieregels van de oude naar de nieuwe structuur, inclusief afspraken over dataopschoning, ontdubbeling en afhandeling van uitzonderingen.
• Vertalen van het SOLL-ontwerp en de migratie-aanpak naar technisch georiënteerde user stories of requirements, inclusief acceptatiecriteria.
• Opstellen van testplannen en begeleiden van migratietests, steekproefcontroles en acceptatietesten op inhoudelijke correctheid en volledigheid van de gemigreerde dossiers.

• Je hebt minimaal 5 jaar ervaring als Informatieanalist.
• Je hebt aantoonbare ervaring met datamigratietrajecten, inclusief mapping, conversie en kwaliteitscontrole.
• Je hebt kennis van zaak en dossiergericht werken, records management, metadatamodellen en relevante archiefwetgeving (o.a. Archiefwet, selectielijsten, bewaartermijnen).
• Je hebt uitstekende vaardigheden in requirements engineering, IREB-certificaat.
• Je bent vaardig in het gebruik van Confluence voor procesdocumentatie.
• Je bent sterk in het vertalen van bedrijfsbehoeften naar technische en inhoudelijke vereisten, met begrip van de implicaties voor datastructuren en dossieropbouw.
• Je hebt een Bachelor- of Masterdiploma in Informatica, Informatiekunde, Bedrijfskunde of een gerelateerd vakgebied.

Wensen

• Ervaring als Informatieanalist in projecten rondom datamigratie, zaaksystemen of DMS in de publieke sector.
• Ervaring met SQL en data-analysetools om grote datasets te onderzoeken en te valideren.
• Bekendheid met Common Ground-principes en toepasselijke standaarden (zoals MDTO, TMLO) is een pré.

Competenties

• Je hebt uitstekende analytische en conceptuele vaardigheden, met het vermogen om complexe, organisatiebrede informatiestromen en dossierstructuren te doorgronden zonder het grotere geheel uit het oog te verliezen.
• Je hebt oog voor detail en datakwaliteit, met het vermogen om op basis van data onderbouwde keuzes te maken.
• Je bent vaardig in het leiden van workshops en interviews met stakeholders op verschillende niveaus binnen de organisatie.
• Je hebt uitstekende communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk, met het vermogen om technische en data-gerelateerde concepten aan niet-technische stakeholders helder uit te leggen.
• Je hebt een proactieve en resultaatgerichte houding, en bent in staat om zelfstandig beslissingen te nemen en deadlines te halen in een complexe projectomgeving.
• Je bent flexibel en stressbestendig in een dynamische projectomgeving met diverse stakeholders.
• Je bent nieuwsgierig en leergierig, altijd op zoek naar verbetering en innovatie in processen en systemen.

We zoeken een ervaren professional die in staat is om de complexiteit van ons huidige systeem en de aanwezige informatie te doorgronden, de diverse behoeften van onze gebruikers rondom dossiergericht werken te begrijpen, en deze inzichten te vertalen naar heldere requirements en een zorgvuldige migratie naar een nieuw, toekomstbestendig systeem. De ideale professional combineert diepgaande kennis van informatieanalyse en datamigratie met een sterk begrip van gemeentelijke processen en de vaardigheid om effectief te communiceren met stakeholders op alle niveaus.

Optie tot verlenging: Ja, met 24 maanden.

Hybride: Geen verdere informatie

Overig algemeen:

Een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) is vereist. Het screeningsprofiel is: Informatie: 11, 12 en 13. Diensten: 41.