Recordmanager

Als recordmanager zorg je ervoor dat ons digitale archief, het Zaaksysteem, overzichtelijk en toegankelijk is. Je voert hierbij kwaliteitcontroles uit op de registraties en houdt toezicht op het bewaren en vernietigen van digitale informatie.
Daarnaast krijg je veel ruimte om mee te denken over het verbeteren van processen en werkwijzen, zoals Zaakgericht Werken.

Taken en verantwoordelijkheden:

• Je beheert informatie in digitale systemen, zodat deze toegankelijk blijft en gebruikt kan worden zolang dat nodig is.

• Je ziet toe op het juist en consequent gebruik van de informatiesystemen en voert kwaliteitscontroles uit op de registraties.

• Je speelt een belangrijke rol in het uitdragen van het belang van gestructureerd werken, om zo onze dienstverlening te optimaliseren.

• Je ondersteunt organisatie breed het zaakgericht werken.

• Je speelt een actieve rol in de ontwikkeling van het informatie- en recordmanagement binnen de organisatie. Dit doe je onder meer door afdelingen en collega's te adviseren en bij te dragen aan ons kwaliteitssysteem.

• Je ondersteunt en adviseert bij het vernietigen van data uit de diverse applicaties.

• Je ondersteunt en adviseert bij de lopende projecten: implementatie van Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer (Wmebv) en Wet Open Overheid (Woo).

• Inschrijver voldoet aan de gestelde uitvoeringsvoorwaarde zoals bovenaan benoemd in de uitvraag;

• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in recordmanagent/archiefvorming in de afgelopen 5 jaar;

• Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring bij een overheidsinstantie in de afgelopen 5 jaar.

Wensen

• Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal HBO bachelor niveau richting informatiedienstverlening (40 punten);

• Aantoonbare werkervaring met het zaaksysteem Djuma (20 punten);

• Minimaal 4 jaar aantoonbare werkervaring in recordmanagement/archiefvorming in de afgelopen 8 jaar (20 punten);

• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring bij een overheidsinstantie in de afgelopen 5 jaar. (10 punten);

• Aantoonbare werkervaring met WOO en Wmebv (10 punten).

Competenties

• Je bent een waardevolle teamspeler die de kracht van samenwerking begrijpt.

• Je bent klantgericht en communicatief vaardig.

• Je bent zorgvuldig en stressbestendig.

• Je kunt verbanden leggen, procesgericht werken, adviezen geven en bent zeer vaardig in het gebruik van digitale systemen.

De gemeente Heerde is een kleine gemeente
Daarom zijn de lijnen kort, de onderlinge betrokkenheid groot en de werksfeer goed. We stimuleren werkplezier en hebben aandacht voor elkaar. Je zult je hier snel thuis voelen!

We hebben ongeveer 215 medewerkers, verdeeld over 5 afdelingen. We werken in de gemeente als één geheel, over de grenzen van de afdelingen heen. Samenwerking staat centraal tussen de afdelingen, processen en projecten.

We zijn omgevingsbewust en ondernemend
‘Naar een omgevingsbewuste ondernemende organisatie!’ is onze organisatievisie. Omdat we willen dat onze gesprekspartner zich gehoord voelt en indien mogelijk tevreden wordt gesteld.

Dit betekent dat we als organisatie...
In staat willen zijn optimaal mee te bewegen met wat de maatschappij en de inwoner van Heerde van ons vraagt of nodig heeft. Daarbij komt de beweging uit de medewerker zelf. De verantwoordelijkheid ligt laag. Taakvolwassenheid en eigenaarschap is het uitgangspunt.

In een kleine, digitaal werkende en efficiënt ingerichte organisatie als de gemeente Heerde is namelijk elke rol, elke medewerker, van toegevoegde waarde. Geen enkele taak kan achterwege blijven. De medewerkers zijn het belangrijkste kapitaal van onze organisatie. Optimaal functioneren, inspiratie, persoonlijke ontwikkeling, goede begeleiding, helder opdrachtgeverschap en dus professionele aansturing zijn geen luxe, maar noodzaak.

We gebruiken een aantal werklocaties in de gemeente Heerde
De meeste collega’s werken in een ‘’hybride’ vorm thuis en op het gemeentekantoor.

De uitvoering van het sociaal domein gebeurt op de locatie van Stip (Steun- en informatiepunt). Onze buitendienst werkt vanaf de gemeentewerf en in het Raadhuis zitten het college van burgemeester en wethouders, de griffie en het bestuurssecretariaat. Daar worden ook de commissie- en raadsvergaderingen gehouden.

De gesprekken bij de opdrachtgever zijn gepland op donderdag 09 oktober 2025.

De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk op dinsdag 07 oktober 2025 bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze inhuuropdracht.

Functieschaal
Deze functie is ingedeeld in functieschaal 9. Deze functieschaal is verbonden aan de desbetreffende CAO van de opdrachtgever inzake de inlenersbeloning.

Fee
De externe partij brengt voor deze opdracht geen fee in rekening.

CV-eisen
Maximaal 5 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.

Werkdagen
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: Ma – Di – Wo – Do – Vr

Overige informatie

• De opdrachtgever zal om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vragen.

• De opdrachtgever zal om een Integriteitsverklaring vragen.

• Indien opdrachtnemer personeel ter beschikking stelt, staat opdrachtnemer in het handelsregister geregistreerd als bedrijf dat personeel ter beschikking stelt (conform Waadi).

• Voor opdrachtnemer geldt een Social Return (SROI) verplichting bij gegunde opdrachten hoger dan €400.000 binnen het DAS van de Talentenregio. Voor meer informatie zie: (https://talentenregiohuurtin.nl/wp-content/uploads/2024/10/SROI-bijlage-DAS-v2.pdf).

Uitvoeringsvoorwaarde
Met het verstrekken van de opdracht (aan de ondernemer die inschrijft op de onderhavige opdracht en voor gunning in aanmerking komt) en de gemeente Heerde mag géén arbeidsrelatie/dienstbetrekking tot stand komen. De inschrijver dient dit te waarborgen. Bij het inschrijven op de onderhavige opdracht moet in dit kader rekening worden gehouden dat de uitvoering van de werkzaamheden plaatsvindt onder direct toezicht en leiding van de gemeente Heerde. Dit betekent dat niet wordt voldaan aan de criteria voor zelfstandigheid zoals vereist onder de Wet Deregulering Beoordeling Arbeidsrelaties (Wet DBA). De gemeente merkt hierbij op dat aan de voornoemde uitvoeringsvoorwaarde niet wordt voldaan als de inschrijver een ZZP-er is".