Context

Begin 2026 gaan we starten met een project voor de selectie en implementatie van een documentbeheersysteem dat tevens als e-depot kan fungeren. In dit systeem worden de gedigitaliseerde documenten gecontroleerd, opgeslagen en ontsloten voor intern en extern gebruik. Parallel hieraan moeten inzageverzoeken worden behandeld. We zitten dus midden in een transitie en de winkel moet gewoon open blijven.

Opdracht

In verband met het digitaliseren van ons analoge archief zoeken wij een professional die ons op kan versterken bij het project digitalisering analoge archieven en reguliere werkzaamheden zoals behandelen van inzageverzoeken in onze analoge archieven. Daarnaast draag je bij aan het ontwikkelen van beleid op het gebeid van informatie beheer.

Doelstellingen
Gemeente Hengelo is bezig met een project met als doel: het digitaliseren van 2,5 strekkende kilometer fysieke archieven. In 2025 zijn we gestart met het scannen van de documenten, dit project loopt in ieder geval nog door tot en met 2027.

Benodigde kennis en ervaring

• Je hebt aantoonbaar Hbo-niveau;

• Je hebt ruime aantoonbare ervaring met analoge archivering binnen overheidsorganisaties;

• Je hebt ervaring met soortgelijke tijdelijke opdrachten, je vindt snel de weg in een nieuwe omgeving binnen een bekend vakgebied;

• Relevante wet- en regelgeving. In ieder geval: Archiefwet en onderliggende uitwerkingen, de archiefverordening en beheerregeling informatiebeheer, maar ook op hoofdlijnen bijvoorbeeld AVG en WOO;

• Ontwikkelingen in het archiveringsvakgebied;

• Te hanteren methoden en technieken ten behoeve van het klassieke archiveren, zoals bij toepassing basis archiefcode

• Inschrijver voldoet aan de gestelde uitvoeringsvoorwaarde zoals bovenaan benoemd in de uitvraag; 

• Een afgeronde opleiding op minimaal hbo bachelor niveau;

• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring met archivering binnen de overheid;

• Aantoonbare kennis van de archiefwet, archiefverordening en beheerregeling informatiebeheer;

• Aantoonbare werkervaring met archivering binnen een gemeente.

Wensen

• Aantoonbare werkervaring met het ontwikkelen van beleid op het gebied van informatie beheer;
• Aantoonbare kennis van gemeentelijke informatiekundige inrichting, geef een korte toelichting in het cv waarom je hieraan voldoet;
• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring met archivering binnen een gemeente.

Competenties

• Uitdrukkingsvaardigheid (schriftelijk)
• Klantgericht
• Resultaatgericht werken
• Kritisch
• Analyserend vermogen
• Plannen en organiseren

Organisatie

Gemeente Hengelo is een dynamische organisatie met ruim 900 gedreven medewerkers die zich inzetten voor een leefbare, ondernemende en innovatieve stad. Met meer dan 80.000 inwoners zijn we groot genoeg voor uitdagende projecten en klein genoeg om wendbaar te blijven.

Als opdrachtgever bieden we een professionele en collegiale werkomgeving, waar samenwerken, initiatief en resultaatgericht werken centraal staan. We hechten veel waarde aan innovatie en ontwikkeling, zowel binnen onze organisatie als in de samenwerking met partners.

Wij zoeken professionals die samen met ons willen bouwen aan de toekomst van Hengelo. Werken voor onze gemeente betekent een bijdrage leveren aan een stad met karakter, ambitie en een sterke gemeenschapszin.

Team

Functioneel en Informatiebeheer

De gesprekken bij de opdrachtgever worden op een later moment gepland. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen zo snel mogelijk bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze inhuuropdracht.

Optie tot verlenging
3x 12 maanden

Functieschaal
Deze functie is ingedeeld in functieschaal 10. Deze functieschaal is verbonden aan de desbetreffende CAO van de opdrachtgever inzake de inlenersbeloning.

CV-eisen
Maximaal 5 pagina's, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.

Overige informatie

• Voor het uitvoeren van de opdracht is afgifte van een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) een vereiste.  

• Uitzend-/ en uitleenbedrijven moeten voldoen aan de voorwaarden voor disculpatie als gesteld in de wijziging leidraad invordering nr. BLKB2012/1062M.  

• BYOD (bring your own device) is voor deze opdracht niet van toepassing.   

• Indien opdrachtnemer personeel ter beschikking stelt, staat opdrachtnemer in het handelsregister geregistreerd als bedrijf dat personeel ter beschikking stelt (conform Waadi).  

Indien de opdrachtnemer een uitzend-/uitleenbedrijf betreft die niet is opgenomen in het register van de Stichting Normering Arbeid (SNA) zal opdrachtgever 55% van de factuur (inclusief omzetbelasting) storten op de G-rekening van de opdrachtnemer.

Indien opdrachtnemer personeel ter beschikking stelt, staat opdrachtnemer in het handelsregister geregistreerd als bedrijf dat personeel ter beschikking stelt (conform Waadi).