Opdracht

2,5 kilometer aan papieren archief digitaliseren en ontsluiten, ga er maar aan staan. En toch is dat precies wat de gemeente Hengelo mee is gestart om de papieren archieven veilig te stellen voor de toekomst en duurzaam toegankelijker te maken. Daarnaast gaan we een DMS aanbesteden, selecteren en implementeren. Hierin moeten de gedigitaliseerde documenten worden gecontroleerd en bewaard. Dit systeem moet ook gaan fungeren als e-depot. We starten begin 2026 met dit project. Je werkt als zelfstandig projectleider aan de opdracht en bepaalt zelf waar en wanneer je werkt aan de opdracht. Daarnaast maak je gebruik van je eigen middelen zoals Laptop en telefoon.

Dit ga je doen

1. Je voert een marktverkenning uit naar partijen die een DMS aanbieden dat voldoet aan de door ons gestelde eisen. Je doet dit in samenwerking met een inkoopadviseur. Ter voorbereiding op de marktverkenning lever je een lijst met vragen op welke aan de markt gesteld worden.
2. Je levert aan de hand van de resultaten van de marktverkenning, een programma van eisen op voor een aanbesteding.
3. Jij zorgt ervoor dat gemeente Hengelo een betrouwbare partner krijgt voor de uitvoering van de digitalisering.
4. Je geeft het projectteam vorm. Waar mogelijk zal dit bestaan uit interne collega’s.
5. Je verzorgt een vlekkeloze implementatie van het systeem. En levert een het systeem inclusief beheerplan op aan de beheersorganisatie.
6. Het project van digitalisering is als gestart, je stuurt op basis van de vastgestelde projectdocumenten en overeenkomst het project aan, en legt wijzigingen daarop voor aan de stuurgroep.
7. Je levert de werkpakketten volgens de vastgestelde planning gedigitaliseert op.

• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring als projectleider van implementaties binnen de overheid;
• Een afgeronde opleiding op minimaal hbo bachelor niveau in de richting van ICT of informatica;
• Aantoonbare werkervaring met het digitaliseren van fysieke archieven;

Wensen

• Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring als projectleider van implementaties (55 punten)
• Aantoonbare werkervaring met het implementeren van een e-depot (45 punten)

Competenties

• Uitdrukkingsvaardigheid (mondeling)
• Uitdrukkingsvaardigheid (schriftelijk)
• Delegeren
• Luisteren
• Motiveren
• Resultaatgericht werken
• Samenwerken
• Overtuigen
• Organiseren
• Kritisch
• Analyserend vermogen
• Plannen en organiseren

Gemeente Hengelo
Gemeente Hengelo is een dynamische organisatie met ruim 900 gedreven medewerkers die zich inzetten voor een leefbare, ondernemende en innovatieve stad. Met meer dan 80.000 inwoners zijn we groot genoeg voor uitdagende projecten en klein genoeg om wendbaar te blijven.

Als opdrachtgever bieden we een professionele en collegiale werkomgeving, waar samenwerken, initiatief en resultaatgericht werken centraal staan. We hechten veel waarde aan innovatie en ontwikkeling, zowel binnen onze organisatie als in de samenwerking met partners.

Wij zoeken professionals die samen met ons willen bouwen aan de toekomst van Hengelo. Werken voor onze gemeente betekent een bijdrage leveren aan een stad met karakter, ambitie en een sterke gemeenschapszin.

De gesprekken bij de opdrachtgever zijn gepland op maandag 22 december 2025. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk op vrijdag 19 december 2025 bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze inhuuropdracht.

Optie tot verlenging: Mogelijk maar nog niet bekend

Hybride: Is hybride werken mogelijk: Nee

Aantal professionals of FTE: 1 professional

Overig algemeen:

Na gunning verzorgt de administratieve partner derhalve de contractafhandeling, urenregistratie en facturatie. Dit betekent dat u een overeenkomst afsluit met de administratieve partner. U zal in casu factureren aan de administratieve partner middels de facturatiemodule van de administratieve partner. Indien u de opdracht gegund krijgt, ontvangt u een handleiding. Door in te schrijven gaat u ermee akkoord middels deze constructie de opdracht uit te voeren.

• Voor het uitvoeren van de opdracht is afgifte van een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) een vereiste.
• Uitzend-/ en uitleenbedrijven moeten voldoen aan de voorwaarden voor disculpatie als gesteld in de wijziging leidraad invordering nr. BLKB2012/1062M.
• BYOD (bring your own device) is voor deze opdracht niet van toepassing.
• Indien opdrachtnemer personeel ter beschikking stelt, staat opdrachtnemer in het handelsregister geregistreerd als bedrijf dat personeel ter beschikking stelt (conform Waadi).

Indien de opdrachtnemer een uitzend-/uitleenbedrijf betreft die niet is opgenomen in het register van de Stichting Normering Arbeid (SNA) zal opdrachtgever 55% van de factuur (inclusief omzetbelasting) storten op de G-rekening van de opdrachtnemer.

Indien opdrachtnemer personeel ter beschikking stelt, staat opdrachtnemer in het handelsregister geregistreerd als bedrijf dat personeel ter beschikking stelt (conform Waadi).

Functieschaal
Deze functie is ingedeeld in functieschaal 11. Deze functieschaal is verbonden aan de desbetreffende CAO van de opdrachtgever inzake de inlenersbeloning.