Opdracht - Microsoft 365-trainer

Gemeente Purmerend werkt aan een toekomstbestendige organisatie waarin digitale vaardigheden, informatiebewustzijn en continu leren onderdeel zijn van het dagelijks werken. Een belangrijk onderdeel hiervan is de migratie naar een digitale werkomgeving op basis van Microsoft 365.

Vanaf januari 2027 starten drie teams met een pilotmigratie. Na evaluatie van de pilot wordt de migratie voortgezet met twaalf teams tegelijk. Naar verwachting duurt de volledige migratie ruim twee jaar. Voor de voorbereiding, de pilot en de verdere migratie zoeken we een ervaren Microsoft 365-trainer.

Een succesvolle migratie vraagt om medewerkers die de nieuwe toepassingen en werkwijzen begrijpen en kunnen toepassen. Je helpt hen om met vertrouwen digitaal samen te werken en informatie zorgvuldig op te slaan, te delen en terug te vinden.

Je ontwikkelt en verzorgt een praktijkgericht trainingsaanbod dat aansluit op de migratieplanning, de gemeentelijke werkafspraken en de behoeften van verschillende doelgroepen. De nadruk ligt op Teams, SharePoint, OneDrive en de samenhang tussen deze toepassingen.

Je werkt nauw samen met de adviseur Leren & Ontwikkelen Digitale Vaardigheden en betrokken collega's vanuit het migratieproject, ICT, informatievoorziening, informatiebeheer en communicatie.

Fasering en inzet

• De ondersteuning groeit mee met de migratie.

Voorbereidingsfase: resterende deel van 2026: 8 uur per week.

• In deze fase ligt de nadruk op het inventariseren van leerbehoeften, het ontwikkelen van trainingen en materialen en het voorbereiden van de begeleiding van de drie pilotteams.

Pilotfase: vanaf januari tot einde 2027: 24 uur per week.

• Tijdens de pilot verzorg je trainingen en begeleiding voor de drie pilotteams. Je verzamelt ervaringen, evalueert de leeractiviteiten en past de aanpak en materialen aan voor de verdere migratie.

Verdere migratie: na evaluatie van de pilot: 36 uur per week.

• Tijdens de verdere migratie verzorg je het trainingsaanbod voor de teams die overgaan. De migratie wordt dan voortgezet met twaalf teams tegelijk. Je stemt de uitvoering af op de migratieplanning en zorgt voor passende voorbereiding, training en nazorg;
• De overgang tussen de fasen wordt afgestemd op de voortgang en evaluatie van het migratieproject.

Werkzaamheden

Leerbehoeften inventariseren

• In kaart brengen van voorkennis, digitale vaardigheden en leerbehoeften van de betrokken teams;
• Afstemmen met de adviseur Leren & Ontwikkelen Digitale Vaardigheden en het migratieproject;
• Vertalen van dagelijkse werkzaamheden en gebruikersvragen naar concrete leerdoelen en oefensituaties;
• Signaleren welke medewerkers of doelgroepen aanvullende ondersteuning nodig hebben.

Trainingen ontwerpen en voorbereiden

• Ontwikkelen van een doelgroepgericht trainingsaanbod voor Microsoft 365, waaronder Teams, SharePoint en OneDrive;
• Opstellen van lesontwerpen met leerdoelen, een tijdsplanning, passende werkvormen en oefeningen;
• Afstemmen van de inhoud op de gemeentelijke inrichting en afspraken over digitaal samenwerken en informatiebeheer;
• Voorbereiden van trainingen, workshops, webinars en vragenuurtjes;
• Afstemmen van de trainingsplanning op de verschillende migratiemomenten.

Trainingen en begeleiding verzorgen

• Verzorgen van interactieve trainingen voor medewerkers met uiteenlopende digitale vaardigheidsniveaus;
• Begeleiden van medewerkers vóór, tijdens en na de overgang naar de nieuwe werkomgeving;
• Uitleggen van de samenhang tussen Teams, SharePoint en OneDrive;
• Trainen van medewerkers in het samenwerken aan documenten, delen van bestanden, gebruiken van versies en terugvinden van informatie;
• Helpen toepassen van gemeentelijke werkafspraken in de dagelijkse praktijk.

Een goed leerklimaat creëren

• Zorgen voor een veilige omgeving waarin deelnemers vragen durven stellen en kunnen oefenen;
• Herkennen van onzekerheid en weerstand en hier passend op reageren;
• Gebruiken van herkenbare voorbeelden en afwisselende werkvormen;
• Stimuleren van toepassing van het geleerde en zichtbaar maken van behaalde successen.

Ondersteunend materiaal ontwikkelen

• Maken van praktische instructies, oefenopdrachten en naslagmateriaal;
• Zorgen dat materialen begrijpelijk, toegankelijk en herbruikbaar zijn;
• Actualiseren van materialen op basis van gebruikerservaringen en wijzigingen in inrichting of werkafspraken.

De pilot evalueren en de aanpak verbeteren

• Verzamelen van feedback en ervaringen van de drie pilotteams;
• Evalueren van de inhoud, vorm, timing en effectiviteit van de leeractiviteiten;
• In kaart brengen van terugkerende vragen en aanvullende ondersteuningsbehoeften;
• Vertalen van de pilotervaringen naar een uitvoerbare trainingsaanpak voor de migratie met twaalf teams tegelijk;
• Tijdens de verdere migratie blijven evalueren en bijstellen.

Kennis overdragen en resultaten borgen

• Overdragen van trainingsmateriaal, instructies en inzichten aan interne collega's;
• Ondersteunen van sleutelgebruikers en ambassadeurs bij de begeleiding van medewerkers;
• Vastleggen hoe het trainingsaanbod kan worden beheerd, geactualiseerd en voortgezet.

Beoogde resultaten

De opdracht leidt tot de volgende concrete resultaten:

• Een trainingsplan dat aansluit op de doelgroepen, leerbehoeften en migratieplanning;
• Een voorbereid en uitgevoerd trainingsaanbod voor de drie pilotteams;
• Een evaluatie van de pilot met concrete verbeteringen voor de verdere migratie;
• Een uitvoerbare trainingsaanpak voor de migratie met twaalf teams tegelijk;
• Uitgevoerde trainingen, workshops en ondersteuningsmomenten tijdens de migratie;
• Herbruikbare en actuele trainingsmaterialen en instructies;
• Inzicht in leerresultaten, terugkerende vragen en aanvullende leerbehoeften;
• Een overdracht waarmee interne collega's het materiaal en de ondersteuning kunnen voortzetten.

• Een aantoonbaar afgeronde opleiding op minimaal hbo-bachelor niveau;
• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar met het ontwikkelen én verzorgen van Microsoft 365-trainingen;
• Aantoonbare werkervaring met het verzorgen van trainingen over Teams, SharePoint en OneDrive. Benoem deze toepassingen expliciet in het cv;
• Aantoonbare werkervaring met trainingen binnen een implementatie- of adoptietraject van Microsoft 365 of een moderne digitale werkplek. Beschrijf minimaal één relevant traject, inclusief de eigen rol en werkzaamheden;
• Aantoonbare werkervaring met het afstemmen van trainingen op verschillende doelgroepen en digitale vaardigheidsniveaus. Licht dit toe met minimaal 1 concreet praktijkvoorbeeld;
• Beschikbaar voor de gefaseerde inzet: 8 uur per week gedurende het resterende deel van 2026, 24 uur per week tijdens de pilot vanaf januari 2027 en 36 uur per week tijdens de verdere migratie;
• Uurtarief maximaal € 90,- exclusief btw, inclusief reiskosten woon-werkverkeer, werk-werkverkeer, én parkeerkosten én fee administratieve partner.

Selectiecriteria

• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 8 jaar met het ontwikkelen en verzorgen van Microsoft 365-trainingen (35 punten);
• Minimaal twee jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen vijf jaar met het verzorgen van Microsoft 365-trainingen binnen een gemeente of andere overheidsorganisatie (35 punten);
• Aantoonbare werkervaring met minimaal twee gefaseerde Microsoft 365-implementatie- of adoptietrajecten waarbij meerdere teams of afdelingen zijn begeleid. Beschrijf per traject de omvang, fasering, eigen bijdrage en behaalde resultaten (25 punten);
• Een aantoonbaar behaalde Microsoft Certified Trainer-status (MCT), geldig op het moment van inschrijving. Voeg een bewijsstuk toe of vermeld hoe de status kan worden geverifieerd (5 punten).

Competenties

• Didactisch vaardig: legt helder uit en kiest werkvormen die passen bij de doelgroep;
• Communicatief sterk: luistert, vraagt door en maakt complexe onderwerpen begrijpelijk;
• Samenwerkingsgericht: stemt inhoud, planning en uitvoering af met betrokken collega's;
• Organisatorisch sterk: houdt overzicht over trainingen en ondersteuningsvragen van meerdere teams;
• Omgevingsbewust: houdt rekening met gemeentelijke processen, afspraken en belangen;
• Flexibel en creatief: past de aanpak aan op leerbehoeften en wijzigingen in de migratieplanning;
• Resultaatgericht: werkt met concrete leerdoelen en maakt resultaten inzichtelijk;
• Kwaliteitsgericht: ontwikkelt zorgvuldig materiaal en verbetert dit op basis van evaluaties.

Gemeente Purmerend is volop in beweging. De laatste jaren zijn we succesvol veranderd naar een energieke organisatie met volop mogelijkheden. Wij werken volgens de “Purmerendse manier”, onze inwoners staan centraal. Dat betekent dat we bij alles wat we doen onszelf de vraag stellen; wat is hiervan de bijdrage aan de inwoners of bedrijven van Purmerend? Het betekent ook dat we denken in kansen en mogelijkheden. Creativiteit, een informele aanpak en in verbinding staan met de omgeving vinden we belangrijk.

Planning

De gesprekken bij de opdrachtgever zijn gepland op maandag 23 november 2026. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk op vrijdag 20 november 2026 bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze inhuuropdracht.

Beoordelingsprocedure

Stap 1: Uitnodiging voor een selectiegesprek

De opdrachtgever beoordeelt de 5 offertes van de kandidaten die in de vorige stap zijn geselecteerd in onderlinge vergelijking op de volgende gunningscriteria:

1. Relevante werkervaring op soortgelijke opdrachten.
2. Relevante werkervaring bij soortgelijke organisaties.

De (minimaal 2) kandidaten die op basis van deze gunningscriteria als beste worden beoordeeld, worden uitgenodigd voor een selectiegesprek (stap 2 in de beoordeling). De overige kandidaten worden in eerste instantie niet uitgenodigd voor een gesprek en ontvangen een voorlopige afwijzing. Zij nemen plaats in de zogenaamde wachtkamer.

Stap 2: Selectiegesprek

Het selectiegesprek wordt gevoerd met minimaal twee vertegenwoordigers van de opdrachtgever. De opdrachtgever verifieert in het selectiegesprek of de betreffende kandidaten (inderdaad) voldoen aan het gewenste profiel (knock-outcriteria en de gunningscriteria). De opdrachtgever beoordeelt de betreffende kandidaten in onderlinge vergelijking op de in de inhuuropdracht genoemde competenties.

Optie tot verlenging: De opdracht kan 2 keer met 12 maanden worden verlengd.

Hybride: Fysieke trainingen en begeleiding vinden plaats op locatie bij gemeente Purmerend. Afspraken over voorbereiding, online trainingen en overige werkzaamheden worden vooraf vastgelegd.

Overig algemeen:

• De opdrachtgever zal om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vragen.
• BYOD (bring your own device): voor deze opdracht moet de kandidaat gebruik maken van eigen Bring your own device.