Achter goede dienstverlening schuilt goed informatiebeheer. Als Records Manager DIVA speel je een sleutelrol in de inrichting van de digitale informatiehuishouding binnen Maatschappelijke Ontwikkeling. Je vertaalt complexe vraagstukken naar heldere adviezen en begeleidt teams bij veranderingen in hun manier van werken. Daarmee bouw je mee aan een organisatie die grip houdt op haar informatie.

Je draagt bij aan up-to-date en professioneel informatiebeheer bij de gemeente Rotterdam en specifiek bij cluster Maatschappelijke Ontwikkeling (MO). Je weet als geen ander om collega's binnen het cluster te overtuigen van het belang van goede digitale dossiervorming en de systemen die hiervoor nodig zijn. Je krijgt bij ons de kans om de digitale informatiehuishouding binnen het cluster Maatschappelijke Ontwikkeling verder op de kaart te zetten en het bewustzijn rondom digitale dossiervorming in al zijn facetten te vergroten. Je doet dit door je bezig te houden met de implementatie van hét document managementsysteem (DMS) binnen de Gemeente Rotterdam: DIVA. Als records manager DIVA ben je een centrale speler in het succesvol implementeren van het DMS DIVA binnen cluster MO.

Kernverantwoordelijkheden:

• Informatieanalyses uitvoeren, om de organisatie zo inzicht te geven in de huidige staat van hun informatiehuishouding.
• Ordeningsstructuren ontwerpen, om zo de informatieopslag te laten voldoen aan wet- en regelgeving.
• Bevindingen samenbrengen in een overtuigend advies, om de informatiehuishouding van de organisatie te verbeteren.
• Het begeleiden van de datamigratie naar het DMS DIVA.

Zo borgen we, samen met jou, dat de informatie binnen de Gemeente Rotterdam volledig, vindbaar en veilig is én voldoet aan wet- en regelgeving.

• Je hebt minimaal een afgeronde hbo-opleiding.
• Je hebt werkervaring met datamigratie-trajecten vanaf een netwerkschijf.
• Je hebt werkervaring bij een gemeente of een andere overheidsinstantie.

Wensen

• Je hebt een hbo-opleiding afgerond in de richting van informatiebeheer of archiefwetenschappen.
• Je hebt werkervaring met het ontwerpen van mappenstructuren en dossiervorming binnen een Document Management Systeem.
• Je hebt werkervaring binnen het sociale domein.
• Je hebt werkervaring in een adviserende rol.
• Je hebt werkervaring met de Archiefwet en VNG Selectielijsten.
• Je hebt werkervaring bij een gemeente met meer dan 200.000 inwoners, bij een ministerie of bij de Rijksoverheid.

Competenties

• Je kunt hoofd- en bijzaken onderscheiden en complexe informatievraagstukken omzetten in helder en praktisch advies.
• Je kunt gemakkelijk schakelen tussen verschillende belanghebbenden.
• Je werkt gestructureerd, houdt overzicht en gaat zorgvuldig om met gevoelige informatie.
• Je bent analytisch sterk, legt snel verbanden en signaleert risico's en verbeterkansen.
• Je durft bestaande werkwijzen kritisch te bekijken en komt met praktische oplossingen.
• Je staat open voor nieuwe inzichten en leert van ervaringen.
• Je beschikt over inhoudelijke deskundigheid, overtuigingskracht en tact.

De afdeling

Je komt te werken op de afdeling Clusterondersteuning MO (CMO). De afdeling CMO levert effectieve en efficiënte ondersteunende producten en diensten die het cluster MO versterken om haar doelen te bereiken voor de Rotterdammer. Als betrouwbare partner zijn we wendbaar, vakbekwaam en klantgericht. We ondersteunen het cluster bij het kiezen, sturen en bijsturen en dat doen we in samenwerking met de directies en onze partners. Het is een diverse en dynamische afdeling waar veel verschillende disciplines bij elkaar komen en met elkaar samenwerken. Als nieuwe records manager DIVA voel jij je hier natuurlijk helemaal op je gemak.

Onze organisatie

Rotterdam is dé stad waar jij je thuis voelt. Dit zorgt dat jij in jouw werk altijd voor het beste resultaat gaat. Resultaat dat behaald wordt dankzij uitstekende adviesvaardigheden en een goede samenwerking met collega's. Jij komt met ideeën op de proppen die je op overtuigende wijze overbrengt. Deze concepten bedenk jij met in jouw achterhoofd de organisatie en de burgers van Rotterdam. Nieuwe inhoudelijke ontwikkelingen zie jij als een kans en zeker niet als een bedreiging. Dynamiek, complexiteit en diversiteit in een grote organisatie, daar loop jij voor warm.

De verificatiegesprekken vinden plaats op locatie in week 36 en 37. De kandidaten die het hoogst eindigen in de ranking worden uitgenodigd, met een maximum van 5 kandidaten. De geschatte gespreksduur is 30 tot 60 minuten. Tijdens het gesprek wordt geverifieerd of je voldoet aan de gestelde competenties, eisen en wensen.

Optie tot verlenging: De opdracht kan 2 keer met 6 maanden worden verlengd.

Hybride: De verwachting is dat je minimaal 50% van de contracturen op kantoor aanwezig bent. Daarnaast moet je beschikbaar zijn voor aanvullende fysieke aanwezigheid wanneer de ondersteunde teams daarom vragen.

Overig algemeen: