Opdracht omschrijving

De GR is op zoek naar een secretarieel ondersteuner voor gemiddeld 4 - 6 uur per week, die op korte termijn kan starten. In deze functie werkt de kandidaat voornamelijk vanuit huis en alleen voor fysieke vergaderingen/overleggen is de kandidaat aanwezig op een locatie van één van de hierboven genoemde gemeentes. 

Verantwoordelijkheden:

• De secretarieel ondersteuner voor een dagelijks en algemeen bestuur op afstand organiseert ongeveer eens per maand de vergadering (in principe op donderdagen).

• De secretarieel ondersteuner zorgt verder voor:

  • de agenda met bijbehorende stukken;

  • een adequate verslaglegging van de vergaderingen door middel van vast te stellen notulen;

  • de juiste faciliteiten voor de vergaderingen;

  • opvolging (en soms ook zelf oppakken) van de acties vanuit de vergaderingen;

  • publicatie van alle stukken op de verschillende kanalen en archivering;

  • het regelen en ondersteunen bij bedrijfsmatige zaken (o.a. post, mail, publicaties).

• U voegt een cv van maximaal 5 pagina's A4 toe. U dient gebruik te maken van het bijgevoegde template en alle gevraagde onderdelen in te vullen.

• Kandidaat heeft minimaal een relevante afgeronde Mbo-opleiding (niveau 4) secretarieel of vergelijkbaar.

• Kandidaat heeft ruime ervaring (minimaal 3 jaar) als secretarieel ondersteuner/notulist.

• Kandidaat kan uitstekend overweg met het Microsoft Office pakket.

• Kandidaat is in ieder geval beschikbaar op donderdag (minimaal 2 uren) en vrijdag, de overige uren zijn flexibel in te delen.

Beste prijs-kwaliteitsverhouding
Gewicht van kwaliteit: 80 %
Gewicht van prijs: 20 %

Wensen

• Kandidaat heeft ruime (minimaal 3 jaar) ervaring als secretarieel ondersteuner/notulist in een politiek gevoelige omgeving.
  Gewicht: 80 %

• Kandidaat heeft ervaring in het werken met iBabs.
  Gewicht: 20 %

Competenties

• Communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk

• Flexibel (ook in werktijden)

• Senioriteit

• Bestuurlijk sensitief

• Zelfstandig en initiatiefrijk

• Gestructureerd en nauwkeurig

De gemeenschappelijke regeling (GR) Fryslân-West is een samenwerkingsverband tussen de gemeenten De Fryske Marren, Harlingen, Súdwest-Fryslân en Waadhoeke met als doel het op een bedrijfsmatig verantwoorde wijze doen uitvoeren van taken van en voor deze deelnemende gemeenten op het terrein van de Sociale Werkvoorziening (WSW) en de Participatiewet. 

Binnen de GR speelt het dagelijks en algemeen bestuur een centrale rol. Dit bestuur bestaat uit vier betrokken wethouders en een onafhankelijk voorzitter. Zij komen ongeveer één keer per maand bijeen om belangrijke besluiten te nemen, die direct invloed hebben op inwoners en medewerkers in de regio.

De secretarieel ondersteuner is onderdeel van een klein team. Er zijn korte lijnen met de ambtelijk secretaris en de controller van de GR. 

Gesprek

Als Inschrijver in de top 4 is geëindigd, ontvangt inschrijver een uitnodiging voor het interview. Tijdens het interview wordt een verificatie gedaan op basis van de aangeboden offerte. Als de verificatie positief is wordt de kandidaat beoordeeld op basis van criteria.

De criteria zijn hieronder te raadplegen ter voorbereiding op het interview. Bij de terugkoppeling op de offertes (gunningsbeslissing) worden de resultaten bekendgemaakt in deze applicatie.

Daarnaast wordt tijdens het gesprek getoetst in welke mate:

• de kandidaat over de communicatieve eigenschappen blijkt te beschikken, die nodig zijn voor de uitvoering van de opdracht;

• de kandidaat over de relevante vakinhoudelijke kennis en ervaring blijkt te beschikken;

• de kandidaat zijn of haar visie op de opdrachtuitvoering overtuigend verwoordt.

Planning

Het interview vindt plaats op donderdagochtend 20 november 2025. We verzoeken u om hier rekening mee houden.

Optie tot verlenging
Ja

CV-eisen
Onder een CV verstaan wij een overzicht van de werkervaring van de kandidaat. Dit in het Nederlands gesteld en bij voorkeur in PDF-formaat van maximaal 5 pagina's A4.

De externe partij behoudt zich het recht voor om aanbiedingen terzijde te leggen indien er overmatig veel taal- en/of spelfouten in het CV en/of referentie voorkomen. In het CV dient te allen tijde een vermelding van de functienaam, start- en einddatum van de werkzaamheden en aantal gewerkte uren per week te zijn vermeld.

Beschikbaarheid
De kandidaat is inzetbaar vanaf 1 december 2025 tot en met 30 november 2026 voor gemiddeld 4 tot 6 uur per week. De inzet in uren kan per week verschillen afhankelijk van het vergaderschema. De inhuuropdracht kan optioneel worden verlengd.

De startdatum is onder voorbehoud van een tijdige afronding van de Offerteprocedure. Dit kan ook betekenen dat de startdatum van de opdracht zal moeten worden opgeschoven. Aan de vermelde startdatum in de Offerteaanvraag kunnen zodoende geen rechten worden ontleend.

Mocht de door u voorgestelde kandidaat al voor 1 december 2025 kunnen starten, dan is dit ook mogelijk (als de VOG is overlegd).

Openstelling opdracht
Het kan zij dat een opdracht korter openstaat dan de wettelijke termijn van 10 dagen. Wij doen dit om sneller en accurater te kunnen acteren op de krappe arbeidsmarkt. Zo hopen we te voorkomen dat biedingen worden ingetrokken of kandidaten niet meer beschikbaar zijn op het moment van terugkoppelen.

Mocht u hier bezwaar tegen hebben, dan kun u dat in de vragenperiode kenbaar maken door dit aan te geven via de vragenmogelijkheid. Dan verlengen wij de periode naar 10 dagen.

VOG
Kandidaat is bereid om na gunning de integriteitsverklaring van opdrachtgever (zie bijlage) te ondertekenen. Voor aanvang van de werkzaamheden levert kandidaat deze in bij opdrachtgever. Dit criterium is een eis Een toelichting is verplicht De kandidaat kan en is bereid na gunning een geldig VOG, risicogebieden 1, 4 en 8 (8 alleen bij functies in het Sociaal Domein), te overleggen. De VOG dient voor aanvang van de werkzaamheden te zijn overlegd aan opdrachtgever (de kandidaat kan pas starten als de VOG is ingeleverd).

Hybride werken
Bij Súdwest-Fryslân werken we waar we nodig zijn. Heb je afspraken waarbij je fysiek bij aanwezig moet zijn, dan ben je op kantoor. Heb je geen verplichtingen op kantoor en leent de functie zich voor thuiswerken, dan kun je thuis werken. 

SROI
Indien de totale opdrachtwaarde van de opdracht  (al dan niet na verlenging) boven € 100.000,- uitkomt, dan is bieder verplicht om social return (2%) over de gehele opdracht toe te passen. Voor meer informatie zie https://sudwestfryslan.nl/onderwerp/infosocialreturn of de bijlage bij deze uitvraag.