Projectleider Wegwerken Archiefachterstanden en Borging Archiefbeheer

Opdrachtomschrijving

Aanleiding:
Binnen de gemeente is sprake van archiefachterstanden in (onderdelen van) het fysieke en/of digitale archief. Deze achterstanden brengen risico’s met zich mee op het gebied van rechtmatigheid, transparantie, informatievoorziening en naleving van de Archiefwet en aanverwante regelgeving. De gemeente wil deze achterstanden structureel wegwerken en tegelijkertijd maatregelen treffen om herhaling te voorkomen door duidelijkheid en eenduidigheid in processen en technieken aan te brengen.

Doel van de opdracht
Het duurzaam wegwerken van bestaande archiefachterstanden en het realiseren van een geborgd archiefbeheerproces, zodat nieuwe achterstanden niet opnieuw ontstaan.

De tijdelijk projectleider is verantwoordelijk voor:

• Inventarisatie en prioritering van archiefachterstanden.
• Opstellen en uitvoeren van een plan van aanpak.
• Afstemming met proceseigenaren, archiefbeheer, informatiebeheer, ICT, informatiemanager, architect en management.
• Aansturing van medewerkers, tijdelijke krachten en/of externe leveranciers.
• Bewaken van planning, kwaliteit, budget en risico’s.
• Rapportage aan opdrachtgever en relevante gremia.

• Opleiding: De kandidaat heeft een afgeronde HBO-opleiding in een relevante richting (Archief- en informatiebeheer, Bestuurskunde, Informatiekunde of vergelijkbaar)

• Werkervaring: Minimaal 3 jaar ervaring als projectleider met het wegwerken van analoge en/of digitale archiefachterstanden bij een publieke organisatie (gemeente, provincie, Rijk, ZBO)

• Kennis wetgeving: Je hebt aantoonbare recente kennis van de archiefwet en AVG.

Wensen

• Beschrijf dat je goed bekend bent met DMS-systemen en e-depot.
• Je hebt bij voorkeur aantoonbare kennis van standaarden zoals TLMO/MDTO.
• Je bent vanaf de startdatum van de opdracht voor minimaal 24-28 uur per week inzetbaar.
• Bij voorkeur heb je meer dan 3 jaar ervaring bij een soortgelijke opdracht voor een gemeente.
• Beschrijf hoe je archiefachterstanden structureel kunt voorkomen, kennis wordt geborgd in de organisatie, processen na projectafloop blijven werken.
• Interview: Bij deze opdracht worden na de eerste selectieronde met een aantal partijen interviews afgenomen. Deze wegen mee in de uiteindelijke beoordeling. Deze interviews worden beoordeeld volgens de hieronder aangegeven criteria.
  We toetsen op werkervaring, kennis en de competenties.

Competenties

• planning en organisatie
• communicatie
• leiderschap
• aansturing van teams
• Analytisch vermogen
• nauwkeurig
• besluitvaardig

Binnen de gemeente is sprake van archiefachterstanden in (onderdelen van) het fysieke en/of digitale archief. De organisatie wil deze achterstanden structureel wegwerken en tegelijkertijd maatregelen treffen om herhaling te voorkomen door duidelijkheid en eenduidigheid in processen en technieken aan te brengen.

De tijdelijk projectleider stemt af met proceseigenaren, archiefbeheer, informatiebeheer, ICT, informatiemanager, architect en management en stuurt medewerkers, tijdelijke krachten en/of externe leveranciers aan.

Optie tot verlenging: Niets over bekend.

Overig algemeen:

Dienstencategorie

Andere diensten

CPV code

79000000-4 - Zakelijke dienstverlening: juridisch, marketing, consulting, drukkerij en beveiliging