Opdracht omschrijving

Wij zoeken een ervaren Programmamanager die dit traject van voorbereiding tot implementatie gaat leiden. Je bent verantwoordelijk voor het regisseren van de aanbesteding, het betrekken van stakeholders in de organisatie en het borgen van kwaliteit, adoptie en resultaat. Je begrijpt de strategische context van gemeentelijke informatievoorziening, waaronder Common Ground en de Federatieve Data Strategie, en kunt dit vertalen naar concrete keuzes en afspraken.

Taken en verantwoordelijkheden:

• Leiden van de voorbereidingsfase: programma van eisen aanscherpen, (strategische) randvoorwaarden borgen (architectuur, governance, open standaarden).

• Coördineren en aansturen van de aanbestedingsprocedure in samenwerking met de afdelingen Inkoop en Juridische Zaken.

• Stakeholdermanagement binnen het fysieke domein (Ontwikkelorganisatie Ruimte, Stadsbedrijven, Vergunningen Toezicht en Handhaving, Vastgoedorganisatie Utrecht) en richting onze interne partner Domstad IT.

• Vertalen van functionele en technische eisen naar contractuele afspraken met de leverancier.

• Voorbereiden en aansturen van de implementatiefase: inrichting beheerorganisatie, koppelingen met andere systemen, testen, adoptie en training.

• Borgen dat het nieuwe systeem aansluiting kan vinden bij Common Ground-principes en de Federatieve Data Strategie.

• Rapporteren aan opdrachtgever en stuurgroep over voortgang, risico’s en resultaten.

• Escaleren naar opdrachtgever indien doelen niet gehaald (kunnen) worden.

Resultaat van de opdracht

1. Gereed Programma van Eisen en aanbestedingsdossier

   • Compleet en afgestemd en door stakeholders geaccordeerd PvE waarin functionele, technische, organisatorische en juridische eisen zijn opgenomen.

   • Integratie van principes van Common Ground en de Federatieve Data Strategie (FDS).

   • Dossier aanbesteding gereed voor publicatie conform Aanbestedingswet.

2. Succesvol afgeronde aanbesteding

   • Selectie van een leverancier/partnerschap dat voldoet aan de gestelde eisen en ambities.

   • Duidelijke contractafspraken, inclusief SLA’s, beveiligings- en archiefeisen, exit-strategie en eigendomsrechten.

   • Transparant en rechtmatig aanbestedingsproces, geborgd door samenwerking met de afdelingen Inkoop en Juridische Zaken.

3. Inrichting governance en beheerorganisatie

   • Proceseigenaar, systeemeigenaar en functioneel beheer benoemd en operationeel.

   • Rollen- en rechtenmatrix vastgesteld voor interne gebruikers en externe ketenpartners.

4. Technische en organisatorische implementatie

   • Nieuw CAD-informatiebeheersysteem geïmplementeerd en verantwoord in productie genomen.

   • De datamigratie is afgerond.

5. Adoptie en veranderverankering

   • Gebruikers getraind en begeleid in de overgang van mappenstructuren naar het nieuwe systeem.

   • Communicatieplan uitgevoerd, inclusief interne en externe stakeholders.

   • Organisatie werkt aantoonbaar volgens nieuwe processen en gebruikt het systeem conform afspraken.

6. Borging en continuïteit

   • Archiefwet- en duurzaamheidsvereisten geborgd in beheer en opslag.

   • Toetsing en evaluatie op afgesproken indicatoren en service level agreements.

   • Plan voor doorontwikkeling en aansluiting op toekomstige ambities (building informationmodels, Digital Twin, datagedreven werken).

• HBO werk-, en denk niveau.

• Ruime ervaring (meer dan 10 jaar) als Programmamanager met aanbestedingen en systeemimplementaties.

• Sterke affiniteit met informatievoorziening, datagedreven werken en digitale transformatie.

• Je hebt kennis vangemeentelijke IV-ontwikkelingen, waaronder Common Ground en de Federatieve Data Strategie.

• Ervaring met verandermanagement en adoptie van nieuwe informatiesystemen.

Wensen

• Kennis van en ervaring met CAD, GIS of assetmanagementsystemen is een pré.

Competenties

• Politiek-bestuurlijke sensitiviteit en bewezen vermogen om uiteenlopende stakeholders te verbinden.

• Resultaatgericht, analytisch en communicatief sterk.

• Het vermogen om belangen af te wegen en beargumenteerde keuzes te maken, met lef en daadkracht.

Als gemeente Utrecht geloven wij dat een diverse organisatie zorgt voor meer innovatie, creativiteit en een betere samenwerking. Om die reden streven wij ernaar om een zo’n inclusief mogelijke organisatie te zijn.

Korte beschrijving speelveld

Utrecht heeft jou nodig!
De gemeente Utrecht staat voor een belangrijke moderniseringsslag binnen het fysieke domein. Om beheer, gebruik en uitwisseling van CAD-tekeningen en aanverwante informatie toekomstbestendig te organiseren, starten we een aanbestedingstraject voor een nieuw CAD-informatiebeheersysteem. Dit systeem wordt een strategisch knooppunt in onze informatievoorziening, met koppelingen naar geografische informatiesystemen (GIS), assetmanagement, vastgoed en basisregistraties. Het sluit aan bij de koers richting objectgericht werken, Common Ground en de Federatieve Data Strategie (FDS).

Datum persoonlijke gesprekken
5-11-2025 tussen 15.00 – 17.00 uur

Programmamanager aanbesteding CAD-Informatiebeheersysteem
Periode: zodra geldige VOG in ons bezit voor 12 maanden, met mogelijke opties tot verlenging.
Belasting: 36 uur per week gemiddeld
Tarief: Maximaal € 120,00 euro per uur inclusief reiskosten, exclusief BTW
Schaal: 12
Aantal gesprekskandidaten: Maximaal 2

Aanvullend

• De weging van de antwoorden op de vragen in de uitvraag bepaalt de rangorde van de offertes op basis van prijs en kwaliteit. Hierbij hanteren we een weging van circa 25% voor het geoffreerde tarief. De kwaliteit voor circa 75%.

• Door de weging van de antwoorden op de vragen in de uitvraag wordt de rangorde van de offertes in prijs/kwaliteit bepaald. Alleen de 5 hoogst scorende offertes worden nader gewogen op de kwaliteit. Indien het aantal offertes de 10 niet overstijgt kunnen alle offertes nader op de kwaliteit beoordeeld worden.

• Wanneer de hierboven beschreven opdracht door omstandigheden niet binnen de voorziene periode kan worden afgerond behoudt Gemeente Utrecht zich in alle geval het recht voor de opdracht te verlengen tot het moment dat een zorgvuldige afronding en overdracht kan worden gerealiseerd.

• De gemeente Utrecht behoudt zich het recht voor om gedurende de eerste 3 maanden na gunning, bij gebleken ongeschiktheid of tussentijdse beëindiging, de opdracht te gunnen aan de nummer 2 aanbieder of opvolgend.

• Gemeente Utrecht heeft het voornemen om per mei 2026 gebruik te maken van een broker. Indien dit voornemen wordt gerealiseerd, zullen de overeenkomsten die doorlopen na 1 november 2026 via de broker worden gehercontracteerd. De hercontractering zal in dat geval plaatsvinden in oktober/november 2026. Bij deze hercontractering blijven de inhuurtermijn en het tarief ongewijzigd.