Opdracht omschrijving

Je opdracht bestaat uit 3 delen. Voor deze opdrachten geldt dat er al een stevig fundament is gelegd en dat de volgende stap bestaat uit het voortbouwen op de behaalde resultaten van eerdere trajecten. Jouw inzet richt zich met name op het voorbereiden, organiseren en daadwerkelijk implementeren.

De opdrachten:

1. Ontwikkel en implementeer een proces voor actieve openbaarmaking van diverse documenten, in lijn met het programma Informatiehuishouding op orde van de Gemeente Utrecht en de Wet open overheid (Woo). Zorg dat VTH aansluit op het gemeentelijke Woo-register, zodat relevante documenten op een toegankelijke en gestructureerde wijze beschikbaar zijn. Daarnaast richt je een adequaat proces in voor informatielevering aan inwoners die aanvullende informatie willen op basis van het register. Hierbij bouw je voort op het recente vooronderzoek dat de impact en optimale koppeling van VTH-data aan het Woo-register beschrijft, evenals het informatieleveringsproces aan inwoners.

   De opdracht is voltooid zodra beide processen uiterlijk 1 januari 2027 duurzaam binnen VTH zijn verankerd.

2. Implementeer de resultaten van het vooronderzoek naar de vervroegde overbrenging van digitale archieven naar Het Utrechts Archief (HUA). Waar nodig vul je dit aan met een verdiepende analyse. Op basis van deze inzichten stel je een plan van aanpak op voor het overbrengen van alle relevante dossiers en richt je de benodigde projectorganisatie in. De uitvoering gebeurt in samenwerking met een externe partij die technologische expertise levert.

   De opdracht is afgerond zodra alle relevante dossiers vervroegd zijn overgebracht naar HUA; een concrete datum hiervoor is nog niet vastgesteld.

3. Tref voorbereidingen voor migratie van digitale bestanden van de oude taakapplicatie naar de nieuwe taakapplicatie voor de Omgevingswet. Deze migratie betreft bestanden die niet vernietigd worden en niet overgebracht naar HUA. Het resultaat is een vooronderzoek waarin scope, aanpak, organisatie en tijdspad zijn beschreven.

   Dit vooronderzoek dient uiterlijk 1 september 2026 gereed te zijn. De daadwerkelijke migratie kan onderdeel zijn van een vervolgopdracht.

• Je hebt aantoonbaar HBO werk- en denk niveau;

• Je hebt minimaal 3 jaar aantoonbare ervaring als projectleider in complexe overheidsomgevingen, bij voorkeur op het gebied van informatiehuishouding, archivering en Woo-implementatie;

• Je hebt kennis van taakapplicaties voor de uitvoering van VTH-werkzaamheden als SquitXO en RxMission;

• Je hebt kennis van relevante wet- en regelgeving, inclusief de Woo, Archiefwet en informatiebeheerprincipes;

• Je hebt ervaring met het ontwikkelen, organiseren en implementeren van (digitale) processen en het verankeren hiervan binnen een organisatie. Focus op duurzame implementatie en kwaliteitsbewaking;

• Je hebt ervaring met samenwerking met externe partijen rondom technologische vraagstukken, zoals digitale archiefsystemen of metadata-verrijking.

Competenties

• Veranderkundig sterk: in staat om organisatiebreed draagvlak te creëren en verschillende disciplines te verbinden.
• Hands-on mentaliteit: waar nodig zelf taken oppakken en gericht aansturen op resultaat.
• Resultaatgericht, zelfstandig én in teamverband kunnen werken

Organisatie

Als gemeente Utrecht geloven wij dat een diverse organisatie zorgt voor meer innovatie, creativiteit en een betere samenwerking. Om die reden streven wij ernaar om een zon inclusief mogelijke organisatie te zijn. Ben je benieuwd hoe wij dat doen? Lees dat op deze pagina.
https://www.werkenbijutrecht.nl/over-ons/diversiteit-en-inclusiviteit/

Korte beschrijving speelveld

Utrecht heeft jou nodig!

Je werkt voor Vergunningen, Toezicht en Handhaving (VTH), binnen het Fysieke Domein van de gemeente Utrecht. VTH bestaat uit de afdelingen Toezicht Handhaving Openbare Ruimte, Toezicht Handhaving Bebouwde Omgeving, Vergunningen en Bedrijfsvoering & Strategie. Jouw plek zal zijn binnen het team Informatie- en Procesmanagement binnen de afdeling Bedrijfsvoering & Strategie.

VTH staat voor een aantal grote uitdagingen in haar informatiehuishouding waar we je hulp hard voor nodig hebben.

VTH moet eind 2026 voldoen aan de Wet open overheid (Woo). Hoewel de Woo gemeentebreed wordt uitgerold, ligt bij VTH de verantwoordelijkheid voor het tijdig en correct aanleveren van data aan het gemeentelijke Woo-register en het inrichten van een proces voor informatieverzoeken. Een lopend vooronderzoek bepaalt de benodigde acties voor 2026.

Tegelijk werkt VTH aan het opschonen van een oude taakapplicatie na invoering van de Omgevingswet. De data uit deze applicatie wordt bewaard in een nieuwe taakapplicatie, vernietigd of vervroegd overgebracht naar Het Utrechts Archief (HUA). Ten behoeve van de overbrenging van archief naar HUA, test VTH momenteel Al-technologie om datakwaliteit te verbeteren. Een POC loopt maximaal tot en met Q1 2026 en bepaalt de vervolgstappen.

Gesprekken zijn gepland in de week van 24 november. De manager neemt contact op indien je wordt uitgenodigd voor een gesprek. Dit gesprek kan of fysiek of digitaal plaatsvinden.

Projectleider Informatiehuishouding VTH
Periode: Van 1-12-2025 tot 1-12-2026 (12 aantal maanden) met mogelijke opties tot verlenging
Belasting: 32-36 uur per week gemiddeld
Tarief: Maximaal 110 euro per uur inclusief reiskosten, exclusief BTW
Functieschaal: 12

Goed om te weten:

• In het kader van de Wet DBA (Deregulering Beoordeling Arbeidsrelatie) is inschrijving door zzpers niet toegestaan.

• Het opvragen van referenties kan in een latere fase onderdeel zijn van de procedure.

• De weging van de antwoorden op de vragen in de uitvraag bepaalt de rangorde van de offertes op basis van prijs en kwaliteit. Hierbij hanteren we een weging van circa 25% voor het geoffreerde tarief. De kwaliteit voor circa 75%.

• Door de weging van de antwoorden op de vragen in de uitvraag wordt de rangorde van de offertes in prijs/kwaliteit bepaald. Alleen de 5 hoogst scorende offertes worden nader gewogen op de kwaliteit. Indien het aantal offertes de 10 niet overstijgt kunnen alle offertes nader op de kwaliteit beoordeeld worden.

• Bij gebleken geschiktheid bestaat er een kans dat er nog een kandidaat uit deze procedure wordt aangenomen.
  
  Wanneer de hierboven beschreven opdracht door omstandigheden niet binnen de voorziene periode kan worden afgerond behoudt Gemeente Utrecht zich in alle geval het recht voor de opdracht te verlengen tot het moment dat een zorgvuldige afronding en overdracht kan worden gerealiseerd.

• De gemeente Utrecht behoudt zich het recht voor om gedurende de eerste 3 maanden na gunning, bij gebleken ongeschiktheid of tussentijdse beeindiging, de opdracht te gunnen aan de nummer 2 aanbieder of opvolgend.

• Gemeente Utrecht heeft het voornemen om per mei 2026 gebruik te maken van een broker. Indien dit voornemen wordt gerealiseerd, zullen de overeenkomsten die doorlopen na 1 november 2026 via de broker worden gehercontracteerd. De hercontractering zal in dat geval plaatsvinden in oktober/november 2026. Bij deze hercontractering blijven de inhuurtermijn en het tarief ongewijzigd.