De opdracht is het realiseren van een volledig, toetsbaar en aanbestedingsproof Programma van Eisen (PvE) en het begeleiden van het aanbestedingstraject tot en met gunning. De opdracht wordt uitgevoerd in twee fasen. In deze opdracht gaat het om fase 1. Bij gebleken geschiktheid en wederzijdse tevredenheid kan de opdracht verlengd worden voor fase 2.

Fase 1 – Voorbereiding en aanbesteding

• Opstellen van het Programma van Eisen voor de burgerzakenapplicatie in samenwerking met interne stakeholders.
• Begeleiden van het volledige aanbestedingstraject conform geldende aanbestedingswetgeving.
• Coördineren van de Nota van Inlichtingen en het beantwoorden van vragen van leveranciers.
• Organiseren en begeleiden van de beoordeling van inschrijvingen.
• Opstellen van het gunningsadvies en bijbehorende besluitvormingsstukken.
• Zorgdragen voor heldere communicatie richting organisatie en bestuur.

Fase 2 – Implementatie na gunning

• Opstellen en uitvoeren van een implementatie- en migratieplan.
• Aansturen van leverancier(s) en coördineren van interne betrokkenen.
• Begeleiden van testen, acceptatie en ingebruikname.
• Borging van kennisoverdracht, documentatie en beheer.

• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring met projectleiding van gemeentelijke burgerzakensystemen.
• Aantoonbare inhoudelijke kennis van BRP-, reisdocumenten- en burgerlijke-standprocessen.
• Aantoonbare werkervaring met het opstellen van een Programma van Eisen voor software binnen aanbestedingstrajecten.
• Aantoonbare ervaring met implementatie- en migratietrajecten van burgerzakensoftware binnen een gemeentelijke organisatie.
• Aantoonbare kennis van actuele wet- en regelgeving binnen het domein Burgerzaken.

Wensen

• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring met het begeleiden van volledige aanbestedingstrajecten binnen gemeenten, inclusief het opstellen van aanbestedingsdocumenten, het coördineren van Nota’s van Inlichtingen en het organiseren van beoordelingssessies (25 punten).
• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring met projectleiding van gemeentelijke burgerzakensystemen, inclusief voorbereiding, implementatie, migratie en afstemming met interne en externe stakeholders (25 punten).
• Aantoonbare ervaring met het opstellen van volledige, toetsbare en aanbestedingsproof Programma’s van Eisen voor softwaremodules binnen een gemeentelijke context, inclusief afstemming met interne stakeholders (25 punten).
• Aantoonbare ervaring met het procesmatig begeleiden van communicatie binnen aanbestedingstrajecten, waaronder leverancierscontact, coördinatie van vragenrondes en ondersteuning van besluitvorming (25 punten).

Competenties

• Communicatieve vaardigheden.
• Analytisch vermogen.
• Resultaatgerichtheid.
• Gestructureerd.
• Communicatief sterk (bruggenbouwer tussen inhoud, ICT en bestuur).
• Zelfstandig.
• Omgevingssensitief, met oog voor bestuurlijke verhoudingen.

Werken bij de gemeente Voorst is werken in een open en informele sfeer. Door onze kleinschalige organisatie zijn de lijnen kort en liggen de verantwoordelijkheden laag. We voelen ons betrokken en verantwoordelijk voor ons werk. Onze medewerkers maken het verschil in onze dienstverlening – en jij straks ook! Bij ons schrijven we geen dikke rapporten, maar stropen we onze mouwen op en gaan we samen uitdagingen aan. Werken voor de gemeente Voorst betekent werken voor álle inwoners.

Voor deze opdracht zoeken wij tijdelijke externe ondersteuning in de vorm van een ervaren projectleider/materiedeskundige Burgerzaken die het aanbestedingstraject inhoudelijk en procesmatig begeleidt.

Stap 1: Uitnodiging voor een selectiegesprek

De opdrachtgever beoordeelt de cv’s van de professionals die door de administratieve partner zijn geselecteerd in onderlinge vergelijking op de volgende criteria:

• Relevante werkervaring op soortgelijke opdrachten.
• Relevante werkervaring bij soortgelijke organisaties.

De professionals die na deze beoordeling het beste scoren op de beoordeelde gunningscriteria worden uitgenodigd voor een selectiegesprek (stap 2 in de beoordeling). De beste professionals worden uitgenodigd voor een gesprek. De overige professionals worden niet uitgenodigd voor een gesprek.

Stap 2: Selectiegesprek

In het selectiegesprek wordt door de opdrachtgever nader getoetst in hoeverre de betreffende professionals voldoen aan het bovengenoemde profiel (met name wordt getoetst op de competenties). Het selectiegesprek wordt gevoerd met minimaal twee vertegenwoordigers van de organisatie. De professionals dienen op elke competentie minimaal een voldoende te scoren. Indien geen van de geselecteerde professionals op alle competenties minimaal een voldoende scoort zal stap één van de beoordeling worden herhaald.

De opdracht wordt gegund aan de professional die naar het oordeel van de organisatie het beste voldoet aan het bovengenoemde profiel. Alle overige professionals worden geïnformeerd dat de opdracht niet aan hen wordt gegund. Er wordt een opschortende termijn gehanteerd ter behandeling van eventuele bezwaren.

De gesprekken bij de opdrachtgever zijn gepland op dinsdag 16 juni 2026, 14:00 uur.

Optie tot verlenging: Bij gebleken geschiktheid en wederzijdse tevredenheid kan de opdracht worden verlengd voor fase 2 voor 6-8 maanden.

Hybride: Geen verdere informatie

Overig algemeen:

Deze functie is ingedeeld in functieschaal 11. Deze functieschaal is verbonden aan de desbetreffende CAO van de opdrachtgever inzake de inlenersbeloning.

CV-eisen

Maximaal 5 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties. Door de professional zelf geschreven motivatie.

Werkdagen

De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: In overleg (niet op vrijdag).

Overige informatie

• De opdrachtgever zal om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vragen.
• BYOD (bring your own device) is voor deze opdracht niet van toepassing. ingehuurde professionals krijgen een laptop en/of telefoon vanuit gemeente Voorst. Dit is ook het geval bij ZZP’ers.