De gemeente Zeist migreert alle informatie vanuit haar netwerkschijven naar zes aangewezen bestemmingen: het zaaksysteem, vakapplicaties, Microsoft Teams, OneDrive, de parkeerplaats en de verhuisdoos. Dit gebeurt in het project Informatie op de juiste plek, dat 24 vakafdelingen omvat en een harde deadline heeft van 1 januari 2027, wanneer de licentie voor de netwerkschijven verloopt. Het project wordt aangestuurd via een stuurgroep en werkt met meerdere parallelle projectgroepen. Als deelprojectleider ben je de rechterhand van de projectleider en draag je zelfstandig verantwoordelijkheid voor de voortgang van meerdere werkstromen. Conform onze bewaar strategie is een van deze onderdelen het e-depot. Als deelprojectleider ben jij in de lead om ons in het aanbestedingstraject te begeleiden.

Daarnaast zullen allerlei aanpassingen gerealiseerd moeten worden in bestaande vak applicaties en ons zaaksysteem om de documenten op de goede manier te kunnen ontsluiten. Hiervoor zal met tal van medewerkers binnen de organisatie het gesprek moeten worden aangegaan over wat er nodig is om op een andere manier te gaan werken. Jij bent daarin naast de projectleider een belangrijke verbindende schakel tussen de business en het team informatievoorziening.

We zoeken hierbij een projectleider met ervaring met soortgelijke projecten, en de kerntaken:

• Organiseren, coördineren en bewaken van de projectuitvoering over meerdere parallelle werkstromen, waaronder de begeleiding van 24 vakafdelingen, de MS365-uitrol en het e-depot traject.
• Sturen op planning, resultaat, budget en kwaliteit met oog voor de harde einddeadline van 1 januari 2027 en de onderlinge afhankelijkheden tussen werkstromen.
• Versterken van de samenwerking binnen de projectgroepen en met betrokkenen op uitvoerend, tactisch en bestuurlijk niveau.
• Creëren van draagvlak bij proceseigenaren, vakafdelingen en medewerkers voor nieuwe werkwijzen en opslagstructuren.
• Zorgdragen voor transparante rapportages richting de projectleider en opdrachtgevers.
• Signaleren van risico's in planning en uitvoering en tijdig bijsturen in afstemming met de projectleider.

• Je hebt een aantoonbaar afgeronde opleiding op minimaal hbo bachelor niveau.
• Je hebt minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring als projectleider op het gebied van informatiebeheer, informatiehuishouding of aanverwante domeinen binnen een overheidsorganisatie.
• Je hebt een aantoonbaar afgeronde opleiding/cursus op gebied van projectmanagement.
• Je hebt minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring binnen een gemeente.
• Je uurtarief is maximaal €100,- exclusief BTW, inclusief reiskosten woon-werk, werk-werk en fee voor de administratieve partner.
• Je hebt aantoonbare werkervaring met vergelijkbare digitaliserings- of migratietrajecten waarbij medewerkers en organisaties zijn begeleid naar nieuwe werkwijzen en digitale werkomgevingen.

Wensen

• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring als projectleider binnen een gemeente (30 punten).
• Aantoonbare werkervaring met het opstellen van programma's van eisen en het structureren van complexe besluitvormings- en inkooptrajecten binnen een overheidsorganisatie (20 punten).
• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring op het gebied van informatiebeheer (20 punten).
• Aantoonbare werkervaring met organisatiebrede verandertrajecten, waarbij medewerkers zijn begeleid naar nieuwe werkwijzen (20 punten).
• Aantoonbare werkervaring met Agile/Scrum werkwijzen, aantoonbaar gemaakt door een erkende certificering en praktische toepassing binnen projecten (10 punten).

Competenties

• Stakeholdermanagement: effectief verbinden van vakafdelingen, het IV-team, functioneel beheerders en bestuurlijk niveau.
• Veranderkundige begeleiding: begeleiden van medewerkers en teams bij de overgang naar nieuwe werkwijzen en opslagstructuren.
• Projectcoördinatie: bewaken van voortgang, planning en kwaliteit over meerdere gelijktijdige werkstromen.
• Kennis van Microsoft 365: praktische werkervaring met Teams, OneDrive en SharePoint in een organisatorische context.
• Communicatieve vaardigheid: kernachtig en niveau-bewust communiceren richting zowel uitvoerende medewerkers als bestuurders.
• Agile/Scrum: toepassen van iteratieve werkwijzen binnen een projectomgeving.
• Resultaatgerichtheid: vertalen van visie en afspraken naar concrete, meetbare stappen met oog voor deadlines en afhankelijkheden tussen werkstromen.
• Bestuurlijke sensitiviteit: schakelen tussen uitvoerend, tactisch en bestuurlijk niveau, met gevoel voor verhoudingen en besluitvormingsprocessen binnen een gemeentelijke context.

Organisatie

De gemeente Zeist is een moderne werkgever met medewerkers die betrokken en vooral zichzelf zijn. We werken op basis van onze kernwaarden 'vertrouwen, kracht en nabijheid'. De werksfeer is open en prettig en onze cultuur is informeel. Met zo'n 400 collega's werken we voor en met ongeveer 67.000 inwoners. Daardoor is de organisatie niet te massaal, zijn de lijnen kort en de mogelijkheden groot. Als organisatie willen we op de hoogte zijn van wat er in de samenleving speelt en daar flexibel op inspelen. We juichen het toe als je daaraan je eigen perspectief en waarde toevoegt en verwelkomen dus iedereen met de juiste ervaring en eigenschappen voor de functie. Waar je wieg ook heeft gestaan, wat ook je achtergrond, levensstijl of geloof is, of je nou topsporter bent of een beperking hebt, of allebei, als je je herkent in het profiel, solliciteer!

In Zeist werk je vanuit je eigen verantwoordelijkheid en word je ondersteund door de organisatie, zodat je als mens en als professional blijft groeien. We zijn niet op zoek naar een perfecte medewerker, maar iemand die zijn kwaliteiten, rafelrandjes én zelfkennis wil inzetten om met humor en lef uitdagingen te lijf te gaan.

Team

Team Informatiebeheer bestaat uit zes medewerkers informatiebeheer en een kwaliteitsmedewerker. Daarnaast werk je o.a. samen met onze proces- en informatieadviseurs, functioneel beheerders en strategisch adviseurs. Je rapporteert over de voortgang van het project aan de projectleider en over je functioneren aan de teammanager.

Stap 1: Uitnodiging voor een selectiegesprek
De opdrachtgever beoordeelt de CV's van de kandidaten die door de administratieve partner zijn geselecteerd in onderlinge vergelijking op de volgende criteria:

• Relevante werkervaring op soortgelijke opdrachten.
• Relevante werkervaring bij soortgelijke organisaties.

De kandidaten die na deze beoordeling het beste scoren op de beoordeelde gunningscriteria worden uitgenodigd voor een selectiegesprek. De beste drie kandidaten worden uitgenodigd voor een gesprek.

Stap 2: Selectiegesprek
In het selectiegesprek wordt door de opdrachtgever nader getoetst in hoeverre de betreffende kandidaten voldoen aan het bovengenoemde profiel (met name wordt getoetst op de competenties). Het selectiegesprek wordt gevoerd met minimaal twee vertegenwoordigers van de organisatie.

Planning
De gesprekken bij de gemeente zijn gepland op donderdag 25 juni 2026. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk op dinsdag 23 juni 2026 bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze aanvraag.

Optie tot verlenging: Er zijn 3 verlengingsopties van elk 6 maanden.

Hybride: Hybride werken is mogelijk. Er is geen specifieke verdeling tussen thuis- en kantoorwerkdagen benoemd.

Overig algemeen:

VOG
De gemeente stelt een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) verplicht. De VOG moet binnen 4 weken na de start worden aangeleverd bij de administratieve partner.

Functieschaal
Deze functie is ingedeeld in functieschaal 10. Deze functieschaal is (eventueel) verbonden aan de desbetreffende CAO van de opdrachtgever inzake de gelijke/gelijkwaardige beloning.

Offerte-eisen
Maximaal 5 pagina's cv, exclusief motivatiebrief en voorblad, opgesteld in het Nederlands (minimaal 2 referenties) in pdf.