Vanuit jouw rol als Secretaris Adviesraad Sociaal domein (ASD) & Raad voor de fysieke toegankelijkheid (RFT) ondersteun je beide adviesorganen. Je bereidt vergaderingen voor en zorgt voor tijdige agendering van dossiers die voor advies in aanmerking komen. Je zorgt er samen met de voorzitters voor dat de leden van de adviesraden zodanig worden gefaciliteerd, dat zij het college van B&W en projectmanagers goed kunnen adviseren. De leden van de adviesraden bepalen de inhoud.

Voor de functie van secretaris staat 16 uur per week. De secretaris vervult daarin onder andere de volgende taken:

• Opstellen van de agendas voor de vergaderingen van de zowel de ASD als de RFT;

• Notuleren van de vergaderingen van de ASD en RFT;

• Organiseren van benodigdheden voor de vergaderingen van de ASD en RFT (zoals de vergaderruimten, het uitnodigen van gasten en sprekers voor in de vergaderingen);

• Opstellen en bijhouden van een actielijst, bewaken dat de acties worden uitgevoerd;

• Afspraken plannen;

• Organiseren van bijeenkomsten;

• Beheren van mailbox en documenten;

• Versturen van onder andere weekmail, vergaderstukken, adviezen en communicatie-uitingen;

• Bijhouden en beheren van de algemene mailbox van beide adviesraden;

• Contact onderhouden met de gemeente, o.a. over de voortgang van adviestrajecten;

• Procesmatige afstemming intern over lopende en toekomstige adviestrajecten;

• Ondersteuning bij het opstellen van adviezen;

• Ondersteuning bij projecten (zoals ledenwerving);

• Ondersteunen bij het opstellen van het communicatie-uitingen;

• Tolk Nederlandse gebarentaal regelen/ontvangen;

• Bijhouden van de website en social media;

• Ondersteunen bij het maken van de jaarplanning en het jaarverslag;

• Samen met de voorzitter de begroting van de ASD en RFT bewaken;

• Aanleveren van presentielijsten voor uitbetaling van de vacatiegelden voor leden en voorzitter;

• Uitvoeren van faciliterende activiteiten in algemene zin;

• Deelname aan teamoverleggen.

• Inschrijver voldoet aan de gestelde uitvoeringsvoorwaarde zoals bovenaan benoemd in de uitvraag;

• Indien opdrachtnemer personeel ter beschikking stelt, staat opdrachtnemer in het handelsregister geregistreerd als bedrijf dat personeel ter beschikking stelt (conform Waadi);

• De aangeboden kandidaat heeft in de afgelopen 6 maanden niet 3 overeenkomsten met een totale duur van 24 maanden gehad bij de opdrachtgever. (Dit criterium is niet van toepassing op kandidaten die een vast dienstverband hebben bij de uitlenende partij.);

• De aangeboden kandidaat heeft aantoonbare werkervaring met de rol van Secretaris bij een Publieke organisatie;

• Uurtarief is maximaal 65 per uur exclusief btw / incl. reiskosten woon-werk en inclusief fee.

Wensen

• Aantoonbare werkervaring met notuleren van vergaderingen, het opstellen en bijhouden van een actielijst én het bewaken dat de acties worden uitgevoerd. Benoem duidelijk in het cv waar dit is opgedaan (25 punten)

• Aantoonbare werkervaring met organiseren van benodigdheden voor vergaderingen zoals de agenda, de faciliteiten zoals vergaderruimten en het uitnodigen van sprekers voor in de vergaderingen (15 punten)

• Aantoonbare werkervaring met procesmatig contact onderhouden met de gemeente, zoals over de voortgang van adviestrajecten, processen en actielijsten. Duidelijk weergeven in het cv (15 punten)

• Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring als secretaris binnen het sociaal domein (30 punten);

  • Minimaal 1 tot 2 jaar aantoonbare werkervaring als secretaris binnen het sociaal domein (10 punten;

  • Minimaal 2 tot 5 jaar aantoonbare werkervaring als secretaris binnen het sociaal domein (20 punten);

  • Meer dan 5 jaar aantoonbare werkervaring als secretaris binnen het sociaal domein (30 punten);

  • Minder dan 1 jaar aantoonbare werkervaring als secretaris binnen het sociaal domein (0 punten);

• Minimaal een afgeronde MBO 4 opleiding op het gebied van administratie of secretarieel (10 punten);

• Per 6 oktober 2025 beschikbaar voor gemiddeld 16 uur per week (5 punten).

Competenties

• Je bent in staat goed leesbare verslagen te schrijven;

• Je werkt accuraat, betrouwbaar en houdt van structuur;

• Collega's omschrijven jou als een organisatorisch talent;

• Je bent goed in staat om wensen van anderen om te zetten in actie;

• Je beschikt over goede contactuele vaardigheden;

• Je kunt aanwezig zijn bij de vergaderingen (ASD is op dinsdagavond 10x per jaar maandelijks, RFT is op maandagmiddag 10x per jaar maandelijks).

Organisatie

Iedereen die bij de gemeente werkt, bouwt direct of indirect en uit volle overtuiging mee aan Zoetermeer. Door heldere keuzes te maken, verbindingen te leggen en uit te gaan van ieders eigen kracht zien we de stad mooier en beter worden. We zijn trots op het resultaat van vandaag en bouwen aan de resultaten van morgen.

Samen, open, flexibel en lerend creëren we oplossingen voor maatschappelijke vraagstukken. Groot en klein, voor de stad en de mensen, voor nu en de toekomst We zien mogelijkheden, benutten kansen en maken ruimte voor ideeën en initiatief. Met hart voor de stad samen bouwen aan het Zoetermeer van vandaag én morgen. Dat is de misse waar wij voor gaan!

Afdeling

Iedereen die bij de gemeente werkt, bouwt direct of indirect en uit volle overtuiging mee aan Zoetermeer. Door heldere keuzes te maken, verbindingen te leggen en uit te gaan van ieders eigen kracht zien we de stad mooier en beter worden. We zijn trots op het resultaat van vandaag en bouwen aan de resultaten van morgen.

Samen, open, flexibel en lerend creëren we oplossingen voor maatschappelijke vraagstukken. Groot en klein, voor de stad en de mensen, voor nu en de toekomst. We zien mogelijkheden, benutten kansen en maken ruimte voor ideeën en initiatief. Met hart voor de stad samen bouwen aan het Zoetermeer van vandaag én morgen. Dat is de missie waar wij voor gaan!

Wie kiest voor werken bij het Sociaal Domein van de gemeente Zoetermeer kiest voor werken bij een ambitieuze afdeling. In het Sociaal Domein werken we aan drie samenhangende kernopgaven: herstellen van bestaanszekerheid, vergroten van kansengelijkheid en het makkelijker maken van gezond leven. We willen winst behalen met slimme investeringen, maatschappelijk én financieel. Dit doen we in lijn met de omgevingsvisie Zoetermeer 2040, waarin geschetst wordt hoe de stad er in de toekomst fysiek, sociaal en economisch uit gaat zien.

Team Wmo beleid, netwerk- en wijkregie
Het Sociaal Domein bestaat uit drie afdelingen (Beleid, Inkomen & Zekerheid en Zorg/JGH) met ieder een eigen afdelingshoofd.

De functie van Secretaris Adviesraad Sociaal domein (ASD) & Raad voor de fysieke toegankelijkheid (RFT) is gepositioneerd in het team Wmo beleid, netwerk- en wijkregie. Vanuit dit team werken ongeveer 30 collega’s aan de zorg- en welzijnstaken die de gemeente uitvoert op basis van de Wet Maatschappelijke Ondersteuning en de wet Publieke Gezondheid.  Het team ontwikkelt beleid, stuurt (maatschappelijke) processen, werkt aan netwerkvorming samen met de stad en in de wijken en is co-creator en opdrachtgever van welzijns- en zorginstellingen. Je werkt intensief samen met collega beleid- en netwerkregisseurs binnen het team en de afdeling Sociaal Domein breed.

Adviesraad Sociaal Domein
De Adviesraad Sociaal Domein (ASD) geeft gevraagd en ongevraagd advies aan het college van burgemeester en wethouders op het gebied van de Wmo, de Jeugdwet en de Participatiewet. Het gaat hierbij om onderwerpen als: persoonsgebonden budget, werk en inkomen, schuldhulpverlening en jeugdhulp. De ASD bestaat uit Zoetermeerse inwoners die alle cliënten van de 3 wetten vertegenwoordigen. De ASD vergadert tien keer per jaar op een dinsdagavond van de maand.

Raad voor de fysieke toegankelijkheid
De Raad voor de fysieke toegankelijkheid Zoetermeer (RFT) geeft, net als de ASD, gevraagd en ongevraagd advies aan het college, maar dan op het gebied van de fysieke toegankelijkheid van de stad. De Raad voor de Fysieke Toegankelijkheid (RFT) bestaat uit inwoners met ervaring in leven met een beperking. Vanuit hun eigen ervaringen geven zij advies over hoe de stad beter toegankelijk kan worden. Denk aan gebouwen, straten, parken en andere openbare plekken. De RFT vergadert tien keer per jaar op een maandagmiddag.

De gesprekken bij de gemeente zijn gepland op donderdag 18 september 2025 tussen 09:00 uur en 12:00 uur. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk op dinsdag 16 september 2025 bericht. De overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze aanvraag.

Schaal
Deze opdracht is ingedeeld in Schaal 08 (nieuwe structuur).

Fee
De externe partij brengt voor deze opdracht € 2,25 per gewerkt uur in rekening bij de winnende leverancier.

CV-eisen
Maximaal 5 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.

Werkdagen
De opdracht wordt uitgevoerd op de volgende werkdagen: maandag t/m vrijdag.

Overige informatie

• Een Verklaring omtrent het Gedrag (VOG) is een vereiste.

• Het facturatieproces van deze opdracht verloopt middels de facturatiemodule van de externe partij. Indien u de opdracht gegund krijgt, ontvangt u een handleiding.

Uitvoeringsvoorwaarde
Met het verstrekken van de opdracht (aan de ondernemer die inschrijft op de onderhavige opdracht en voor gunning in aanmerking komt) en gemeente Zoetermeer mag géén arbeidsrelatie/dienstbetrekking tot stand komen. De inschrijver dient dit te waarborgen. Bij het inschrijven op de onderhavige opdracht moet in dit kader rekening worden gehouden dat de uitvoering van de werkzaamheden plaatsvindt onder direct leiding en toezicht van de gemeente Zoetermeer. Dit betekent dat niet wordt voldaan aan de criteria voor zelfstandigheid zoals vereist onder de Wet Deregulering Beoordeling Arbeidsrelaties (Wet DBA). De gemeente merkt hierbij op dat aan de voornoemde uitvoeringsvoorwaarde niet wordt voldaan als de inschrijver een ZZP-er is.

Conform de aangepaste afspraken rondom payrolling voor gemeenten, is het niet mogelijk op te reageren via een payroll constructie.