Spoedopdracht;
LET OP: In verband met het spoedkarakter van deze opdracht, wordt deze aanvraag verkort uitgezet. Reageren kan tot 14 oktober 2025 tot 10:00.

De Dienst Facility Management (FM) maakt onderdeel uit van het Politiedienstencentrum (PDC). Binnen de dienst FM bestaat het programma Fysieke Toegangsbeveiliging (FTB). Een belangrijke doelstelling binnen dit programma is één landelijke toegangspas voor de gehele politie. De politie heeft ervoor gekozen om hiervoor aan te sluiten bij de Rijkspas. 

De Rijkspas is een multifunctionele smartcard voor de Nederlandse rijksoverheid. Ze wordt ingezet als interdepartementaal legitimatiebewijs, authenticatiemiddel en toegangspas tot gebouwen en systemen. 

Binnen het programma FTB worden door het project Focusgebied 2 de voorbereidingen getroffen om de Rijkspas landelijk binnen de politie te implementeren. Het project bevindt zich nu in de voorbereidende fase op deze uitrol. Het project zoekt momenteel een Backoffice Coördinator ten behoeve van de ondersteuning voor, tijdens en ná de uitrol van de Rijkspas per politie-eenheid.

De specialist voert de rol uit van Specialist Rijkspas backoffice voor de Uitrol Rijkspas en is verantwoordelijk voor het zelfstandig organiseren, coördineren en opleveren van backofficeprocessen rondom de landelijke uitrol van de Rijkspas wat deel is van het landelijke programma Fysieke (toegangs-) beveiliging binnen de organisatie. 

Het doel is het voorbereiden, ondersteunen en beheersten van de landelijke uitrol van de Rijkspas binnen de politie-eenheden, van de voorbereidende fase tot en met de nazorg fase. De focus ligt op digitale en telefonische bereikbaarheid, communicatie, logistiek en administratieve borging. Deze opdracht wordt uitgevoerd op basis van zelfstandigheid, resultaten en zonder hiërarchische aansturing, conform de uitgangspunten van de Wet DBA.

Doelstelling

De specialist Rijkspas backoffice wordt ingehuurd voor de expertise die op dit moment niet in de huidige organisatie aanwezig is en werkt voor deze opdracht aan twee doelstellingen: 

Doelstelling 1 
Het zelfstandig coördineren van alle backofficeprocessen rondom de landelijke uitrol van de Rijkspas, inclusief het borgen van digitale en telefonische bereikbaarheid, distributie van materialen en communicatie, met als doel een tijdige, uniforme en efficiënte uitrol. Deze doelstelling en resultaten worden voor de landelijke uitrol van de Rijkspas eind 2025 opgeleverd. 

Resultaten
De opdrachtnemer levert de volgende resultaten op:

1. Bereikbaarheid & communicatie:

   • Telefonische bereikbaarheid via centraal nummer ingericht en geborgd.

   • Digitale bereikbaarheid via centrale mailbox.

   • Contactpunt voor Planon-formulieren (afspraak- en ophaallocatietooling) ingericht.

   • Communicatie-uitingen verzorgd (waar nodig) in samenwerking met senior communicatieadviseur, incl.:

     • Minimaal 4 geplande intranetberichten.

     • Q&A’s en werkinstructies gepubliceerd via Blue Portal, Intranet en/of Agora.

     • Fysiek communicatiemateriaal (posters, tafelbanners) verspreid.

2. Logistiek & faciliteitenbeheer:

   • Bestelling en distributie van uitrolmaterialen (pashouders, keycords, zipclips) via RFS uitgevoerd.

   • Minimaal 1 ophaallocaties ingericht en ontmanteld met het uitrolteam.

   • Ophaallocaties geregistreerd en actief in GCMS.

3. Operationele ondersteuning & administratie:

   • Aanspreekpunt Intranet voor functionele vragen en plaatsing van instructiemateriaal.

   • Ondersteuning geboden aan uitrolteams en eenheden tijdens uitrolmomenten.

   • Facturatie van afgenomen Rijkspassen volledig verwerkt via Smartstream.

   • Automatische e-mailcoördinatie rondom afspraken uitgevoerd.

   • Bestellingen van B&T passen en shredders afgerond.

4. Monitoring & borging::

   • Toelichting en borging van het piepsysteem opgesteld en gedeeld met betrokken partijen.

Doelstelling 2 
Het ontwikkelen, verbeteren en duurzaam borgen van een centraal georganiseerde backofficestructuur rondom fysieke toegangsverlening binnen de politieorganisatie, gericht op een robuust en toekomstbestendig Rijkspasproces. Deze doelstelling en resultaten worden aan het eind van het programma FTB, 31 december 2027, opgeleverd.

• Resultaten:

  • Doorontwikkeling van processen voor bereikbaarheid, communicatie en logistiek (Planon, GCMS, automatische e-mailsystemen).

  • Structurele verbetering en uitbreiding van selfservice-informatievoorziening op intranet (Blue Portal/Agora).

  • Uniforme werkprocessen geborgd voor toekomstige vervangrondes en nieuwe generaties Rijkspassen.

  • Jaarlijks minimaal één evaluatie met verbetervoorstel op het gebied van klantgerichtheid en logistieke efficiëntie.

  • Functioneel aanspreekpunt en procesadviseur voor doorontwikkeling van het Rijkspasbeleid binnen de backofficeketen.

• Verantwoordelijkheden:

  • Het coördineren van de voorbereidingen en uitrol van het Rijkspas-project:
    Verantwoordelijk voor het zelfstandig plannen en organiseren van de voorbereidende werkzaamheden voor de uitrol, inclusief het coördineren van het uitrolteam en het identificeren van noodzakelijke resources voor een succesvolle implementatie.

  • Het inrichten en optimaliseren van de backoffice:
    Zelfstandig inrichten en verbeteren van de backofficestructuur, inclusief het identificeren van procesverbeteringen en het coördineren van de uitbreiding van het backofficeteam, indien nodig, op basis van de voortgang van het project.

  • Het ontwikkelen van een centrale backofficefunctie:
    Het opzetten en optimaliseren van een centrale backoffice, waarbij zelfstandig processen worden ingericht voor het verzamelen, onderhouden en afhandelen van meldingen, vragen, klachten en speciale aanvragen met betrekking tot het pas-systeem. Hierbij ligt de nadruk op het verbeteren van de servicekwaliteit en efficiëntie.

  • Het verbeteren van het proces voor de controle van id-scans:
    Het ontwerpen en implementeren van een proces voor de controle van binnengekomen id-scans die nodig zijn voor het aanvragen van een pas, met als doel een tijdige en correcte afhandeling van aanvragen.

  • Het ontwikkelen van administratieve processen voor correcte pasvertrekking:
    Het opzetten en verbeteren van administratieve processen voor het registreren van medewerkers en het waarborgen van de nauwkeurigheid en efficiëntie van het pasverstrekkingsproces, waarbij er ruimte is voor optimalisatie en verbetering van de werkmethoden.

  • Het waarborgen van telefonische en digitale bereikbaarheid:
    Het zelfstandig coördineren en optimaliseren van de telefonische en digitale bereikbaarheid van de backoffice, met als doel de beschikbaarheid en service te verbeteren en te waarborgen dat alle communicatie efficiënt en effectief wordt afgehandeld.

  • Het ontwikkelen van administratieve processen voor aanpassingen naar de Rijkspas beheerorganisatie:
    Het opzetten en verbeteren van administratieve processen voor het bijhouden van wijzigingen en aanpassingen in het Rijkspas-systeem en het borging van de administratieve processen naar de beheerorganisatie, waarbij je verantwoordelijk bent voor het tijdig en correct doorgeven van wijzigingen.

Contacten

Interne contacten met implementatiemanager, projectteamleden, (regionale) beheerders, facilitaire service teams en eindgebruikers.

• De kandidaat heeft minimaal een erkend, volledig, volwaardig en afgerond diploma op MBO-4 niveau in de richting van of op het gebied van backoffice werkzaamheden of administratief werk;

• De kandidaat heeft in de afgelopen 5 jaar minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in een soortgelijke opdracht;

• De kandidaat heeft in de afgelopen 5 jaar minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring met projectmanagement in een soortgelijke opdracht;

• De kandidaat heeft aantoonbare werkervaring met processen rond uitgifte en beheer van toegangspassen;

• De kandidaat heeft aantoonbare werkervaring binnen een overheidsorganisatie met minimaal 10k+ medewerkers.

Beste prijs-kwaliteitsverhouding
Gewicht van kwaliteit: 80 %
Gewicht van prijs: 20 %

Wensen

• De kandidaat heeft aantoonbare werkervaring in de ondersteuning met de implementatie van de Rijkspas in een soortgelijke opdracht;
  Gewicht: 50 %

• De kandidaat heeft aantoonbare werkervaring met projectmanagement binnen een overheidsorganisatie in een soortgelijke opdracht;
  Gewicht: 40 %

• De kandidaat heeft aantoonbare werkervaring bij de politie.
  Gewicht: 10 %

Competenties

• Organisatievermogen - Bepaalt prioriteiten en geeft de benodigde acties, tijd en middelen aan om ervoor te zorgen dat activiteiten plaats vinden en zaken geregeld worden. Evalueert de voortgang en stelt waar nodig de planning en opzet bij.

• Probleemanalyse - Signaleert problemen, zoekt en herkent belangrijke informatie, rafelt vraagstukken uiteen en legt verbanden tussen gegevens.

• Mondelinge & schriftlelijke uitdrukkingsvaardigheid - Maakt feiten, meningen en ideeen aan anderen in begrijpelijke taal mondeling duidelijk.

• Samenwerken - Heeft oog voor het groepsbelang en draagt actief bij aan het gemeenschappelijke resultaat.

• Kwaliteitsgerichtheid - Stelt hoge eisen aan de kwaliteit van het eigen werk. Is voortdurend op zoek naar mogelijkheden om de kwaliteit te verbeteren.

• Flexibel gedrag - Staat open voor en speelt adequaat en doelgericht in op verander(en)de en snel wisselende omstandigheden.

• Stressbestendig - Blijft effectief presteren onder hoge werk- en tijdsdruk, bij tegenspel en druk door anderen en in onzekere omstandigheden.

De Dienst Facility Management (FM) maakt onderdeel uit van het Politiedienstencentrum (PDC). Binnen de dienst FM bestaat het programma Fysieke Toegangsbeveiliging (FTB).

Niet bekend

LFNP functie
Bedrijfsvoeringspecialist B

CV-eisen
Onder een cv verstaan wij een overzicht van de werkervaring van de kandidaat.

U voegt een cv van maximaal 7 pagina's A4 toe. U dient gebruik te maken van het bijgevoegde template en alle gevraagde onderdelen in te vullen.
Het CV is in het Nederlands opgesteld op basis van ons CV template en in PDF-formaat i.p.v. Word. 

Inhuurdesk Politie behoudt zich het recht voor om aanbiedingen terzijde te leggen indien er overmatig veel taal- en/of spelfouten in het cv en/of referentie voorkomen. In het cv dient te allen tijde een vermelding van de functienaam, start- en einddatum (dd-mm-jjjj) van de werkzaamheden en aantal gewerkte uren per week te zijn vermeld. U dient gebruik te maken van het bijgevoegde template. Maakt u geen gebruik van bijgevoegd template zal uw bieding terzijde worden gelegd.

Beschikbaarheid
De Externe is inzetbaar vanaf 01-11-2025 (of indien mogelijk zoveel eerder als de screening akkoord is) tot en met 31-03-2026 voor 36 uur per week.

Het contract kan door de Opdrachtgever optioneel worden verlengd. Dit zoals wordt aangegeven in het profiel.

De startdatum is onder voorbehoud van een tijdige afronding van het kandidaten onderzoek. Dit kan ook betekenen dat de startdatum van de Opdracht zal moeten worden opgeschoven. Aan de vermelde startdatum in de aanvraag kunnen zodoende geen rechten worden ontleend.

Type inzet

• Screening BO:
  Voor deze opdracht is een Betrouwbaarheidsonderzoek (BO) van toepassing. Een positief besluit is een vereiste voor het uitvoeren van deze opdracht.

• Let op: Vanaf 1 november wijzigt het diensteverleningsmodel van het DAS naar de Intermediaire Dienstverleners, het is mogelijk dat deze overeenkomst wordt gemigreerd. Meer informatie volgt.