Adviseur Team Processen DefDoc.
Ministerie van Defensie
Kalvermarkt 32, 2511 CB Den Haag, Nederland
Geen maximum
32Begindatum:
1 jul 2026Einddatum:
30 jun 2027
Publicatiedatum:
27 mei 2026Omschrijving
Deze opdracht is gebaseerd op het European e-Competence Framework (e-CF). Dit is een Europese standaard voor het beschrijven van IT-competenties en het bijbehorende niveau van verantwoordelijkheid. Het eCF-profiel geeft aan welke competenties en op welk niveau (e-1 t/m e-5) van de professional verwacht worden. Wij verwachten dat professionals in hun cv duidelijk aantonen dat zij over deze competenties beschikken. Dit kan door per relevante opdracht of functie te beschrijven:
De komende 2 jaar wordt binnen Defensie een nieuw Document Management Systeem (DMS) geimplementeerd. Deze Defensiebrede uitrol is onderdeel van het programma DOO en bestaat uit parallelle deelprojecten per Defensie Onderdeel (Landmacht, Luchtmacht, Marine, Marechaussee en ondersteunende Commando's, Directies en Diensten).
De adviseur Processen ondersteunt de projectleider en het team dat uitvoering geeft aan:
De adviseur is verantwoordelijk voor:
Je werkt met een team van business analisten en experts op gebied van procesanalyse. Het is een dynamische omgeving met een volle veranderkalender bij de Defensie onderdelen in combinatie met een groeiende volwassenheid op gebied van informatiehuishouding en de uitrol en doorontwikkeling van DefDoc. Je rapporteert aan de programmamanager DefDoc.
Voor de uitvoering van de opdracht is contact met (het management van) de gebruikersorganisatie mogelijk. De programmastandplaats is Den Haag. Vanuit het belang van stakeholdermanagement met de Defensie onderdelen en andere projectteams wordt flexibiliteit in werklocaties verwacht.
Achtergrond opdracht
Defensie brengt haar informatiehuishouding op orde als basis voor informatiegestuurd werken, een doelmatige administratieve organisatie en voldoen aan Woo en Archiefwet. Het programma Defensie Open op Orde (DOO) voert de regie over deze veranderkalender en voert veel verbeterprojecten uit, van business transformatie tot IT realisatie. De hoofddoelstelling van dit programma is: Defensie bereikt een versterkte informatiepositie ten behoeve van verbeterde besluitvorming en verantwoording. Daartoe moet informatie juist, compleet, actueel, vindbaar en toegankelijk zijn. Het programma realiseert de inrichting voor informatiehuishouding defensie breed en ondersteunt de organisatie met kennis, capaciteit en technologie om de volwassenheid van informatiehuishouding te verhogen onder waarborg van de veiligheid van de Staat.
De implementatie van het Document Management Systeem (DMS) en Records Management Applicatie (RMA) genaamd DefDoc is een cruciaal onderdeel van de integrale business transformatie voor de verbeterde informatiehuishouding. Met de defensiebrede implementatie van dit systeem wordt een belangrijke basis gelegd voor het verhogen van de volwassenheid van de informatiehuishouding. Het systeem sluit aan op de dagelijkse werkzaamheden en stukkenstromen en vervangt de huidige archiefoplossing Xpost. DefDoc dient bij te dragen aan de vindbaarheid van informatie en de traceerbaarheid van de totstandkoming van stukken, beleid en besluitvorming. Het bevordert dat informatie juist, compleet, actueel, vindbaar en toegankelijk wordt. Om een defensiebrede werking zeker te stellen, zijn standaardisatie in informatieprocessen en een uniforme werkwijze belangrijke uitgangspunten van DefDoc. Hierbij wordt rekening gehouden met opgave en specificiteit per Defensie onderdeel.
- welke rol de professional vervulde
- welke werkzaamheden en verantwoordelijkheden daarbij hoorden
- in welke mate deze aansluiten op de gevraagde eCF-competenties en het niveau
De komende 2 jaar wordt binnen Defensie een nieuw Document Management Systeem (DMS) geimplementeerd. Deze Defensiebrede uitrol is onderdeel van het programma DOO en bestaat uit parallelle deelprojecten per Defensie Onderdeel (Landmacht, Luchtmacht, Marine, Marechaussee en ondersteunende Commando's, Directies en Diensten).
De adviseur Processen ondersteunt de projectleider en het team dat uitvoering geeft aan:
- het uitwerken van de eenduidige processen en inrichtingsproducten op gebied van informatiehuishouding (IHH) samen met vertegenwoordiging vanuit de Defensieonderdelen en DOO;
- zorgt voor validatie van de uitgewerkte processen en inrichtingsproducten IHH met Defensieonderdelen;
- voorbereiden van behandeling in het Besluitvormend Orgaan transformatie IHH;
- zorgt voor afstemming met systeemfunctionaliteit en benodigde gebruikersadoptie van de processen.
De adviseur is verantwoordelijk voor:
- gevraagd en ongevraagd adviseren over de scope, keuze, totstandkoming, risico's van de teamopdracht;
- ondersteunen van de samenwerking tussen programma DOO en de Defensie onderdelen;
- draagvlak creëren voor de opgeleverde producten bij de Defensieonderdelen;
- signaleren en adviseren op kansen en risico's;
- bijdragen aan integratievraagstukken met business analisten en product owners;
- bijdragen / reviewen programmaplannen en evaluaties;
- ontwikkelen communicatie materiaal (presentaties, planning etc).
Je werkt met een team van business analisten en experts op gebied van procesanalyse. Het is een dynamische omgeving met een volle veranderkalender bij de Defensie onderdelen in combinatie met een groeiende volwassenheid op gebied van informatiehuishouding en de uitrol en doorontwikkeling van DefDoc. Je rapporteert aan de programmamanager DefDoc.
Voor de uitvoering van de opdracht is contact met (het management van) de gebruikersorganisatie mogelijk. De programmastandplaats is Den Haag. Vanuit het belang van stakeholdermanagement met de Defensie onderdelen en andere projectteams wordt flexibiliteit in werklocaties verwacht.
Achtergrond opdracht
Defensie brengt haar informatiehuishouding op orde als basis voor informatiegestuurd werken, een doelmatige administratieve organisatie en voldoen aan Woo en Archiefwet. Het programma Defensie Open op Orde (DOO) voert de regie over deze veranderkalender en voert veel verbeterprojecten uit, van business transformatie tot IT realisatie. De hoofddoelstelling van dit programma is: Defensie bereikt een versterkte informatiepositie ten behoeve van verbeterde besluitvorming en verantwoording. Daartoe moet informatie juist, compleet, actueel, vindbaar en toegankelijk zijn. Het programma realiseert de inrichting voor informatiehuishouding defensie breed en ondersteunt de organisatie met kennis, capaciteit en technologie om de volwassenheid van informatiehuishouding te verhogen onder waarborg van de veiligheid van de Staat.
De implementatie van het Document Management Systeem (DMS) en Records Management Applicatie (RMA) genaamd DefDoc is een cruciaal onderdeel van de integrale business transformatie voor de verbeterde informatiehuishouding. Met de defensiebrede implementatie van dit systeem wordt een belangrijke basis gelegd voor het verhogen van de volwassenheid van de informatiehuishouding. Het systeem sluit aan op de dagelijkse werkzaamheden en stukkenstromen en vervangt de huidige archiefoplossing Xpost. DefDoc dient bij te dragen aan de vindbaarheid van informatie en de traceerbaarheid van de totstandkoming van stukken, beleid en besluitvorming. Het bevordert dat informatie juist, compleet, actueel, vindbaar en toegankelijk wordt. Om een defensiebrede werking zeker te stellen, zijn standaardisatie in informatieprocessen en een uniforme werkwijze belangrijke uitgangspunten van DefDoc. Hierbij wordt rekening gehouden met opgave en specificiteit per Defensie onderdeel.
Eisen
- Je hebt minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring met het gekozen eCF profiel: Business Analyst Referentiegebied: E.05 Procesverbetering.
Wensen en competenties
Wensen
- De professional heeft bij voorkeur meer dan aangegeven eis aantoonbare werkervaring met de gevraagde functie binnen het eCF profiel.
- Voor deze functie zoeken wij bij voorkeur een adviseur met >3 jaar relevante werkervaring.
- De professional heeft idealiter aantoonbare werkervaring met: transitie-, verander- of implementatietrajecten bij organisaties met >2500 medewerkers;
- (optioneel) interactie tussen bedrijfsprocessen, organisatie inrichting en IT;
- stakeholdermanagement, het opstellen van plannen en rapportages, procesverbetering en escalatiemanagement;
- projectmanagement.
- Voor deze rol zijn aanvullende wensen: kennis en/of ervaring binnen Defensie c.q. het veiligheidsdomein
- (optioneel) werkervaring en kennis op het gebied van informatiehuishouding vanuit de invalshoeken informatiemanagement, informatiesystemen en gegevensbeheer
- ervaring met Document Management Systemen.
Competenties
- Generieke beschrijving competentiegebied en niveau's (eCF profiel): Systematische methodologie voor het evalueren, ontwerpen en implementeren van proces- of technologiewijzigingen voor meetbaar zakelijk voordeel. Beoordeelt mogelijke nadelige gevolgen van procesverandering.
- Samenvattende opgave en missie: Analyseert het bedrijfsdomein en optimaliseert de bedrijfsprestaties door middel van een technologie toepassing. Analyseert de informatie en de processen die nodig zijn om bedrijfsplannen te ondersteunen. Formuleert functionele en niet-functionele vereisten van de bedrijfsorganisatie en adviseert over de levenscyclus van de informatieoplossingen. Evalueert de impact in termen van verandermanagement.
- Taken:
- Draag bij aan de voorbereiding van het bedrijfsplan van de organisatie
- Analyse van zakelijke vereisten en ontwerp gerelateerde processen
- Ondersteuning van digitale transformatie, het identificeren van verbeterpunten in bedrijfsprocessen
- Bied mogelijke ICT-oplossingen die voldoen aan de ICT-strategie
- Ontwikkel businesscases met betrekking tot de voorgestelde oplossingen
- Analyseer vereiste informatie en documenten
- Plan ontwikkelen voor continuiteit van operaties
- eCF3 Senior Professional /Manager: het toepassen van specifieke kennis om bestaande ICT processen en oplossingen te onderzoeken zodat potentiele verbeteringen / innovaties bepaald kunnen worden en het opstellen van aanbevelingen
- eCF4 Lead Professional / Senior manager: het organiseren en borgen van innovatieve implementaties / verbeteringen die bijdragen aan grotere efficientie; het aantonen aan de directie dat de organisatie voordeel heeft van potentiele wijzigingen
Organisatie en team
Startdatum1 juli 2026
Einddatum30 juni 2027
Reageren kan t/m1 juni 2026
Aantal posities1
Contractlabel
Referentiecode
Referentiecode opdrachtgever
Ministerie van DefensieGespreksinformatie
Niets over bekend.
Overige informatie
Benodigd aantal professionals: 1 professional
Hybride werken: Nee
Optie tot verlenging: Niets over bekend.
Hybride: Geen verdere informatie.
Fee: De administratieve partner rekent een aanvullende fee van € 2,50 boven op het uurtarief.
Overig algemeen: Aanvraag ICT
Hoe werkt het?
Vind jouw droomopdracht
Een mooi project of interessante opdracht gevonden? Nadat jij je als freelancer hebt aangemeld kan je je direct op de opdracht inschrijven, waarna wij met jou afstemmen of dit dé volgende uitdaging voor je is.
Onze voordelen
Wil jij als freelance informatieprofessional ook de voordelen en kansen ervaren die wij jou kunnen bieden? Lees hier meer!
Collega's
Je kunt altijd terugvallen op collega informatieprofessionals als je hulp nodig hebt.
Handige formats
Maak gebruik van bewezen formats en voorbeelden die wij beschikbaar stellen.
Relevante kennis
Wij hebben relevante kennis van de markt. Zo blijf jij altijd op de hoogte.
Netwerk
Profiteer van ons netwerk van opdrachtgevers en professionals.
Punten sparen
Gedurende jouw opdracht spaar je voor opleidingspunten, te gebruiken bij GO Opleidingen.
Vakblad abonnement
Krijg gratis een abonnement op het vakblad Informatieprofessional.
