De komende 2 jaar wordt een nieuw Document Management Systeem (DMS) binnen Defensie geïmplementeerd per Defensie Onderdeel (Landmacht, Luchtmacht, Marine, Marechaussee en ondersteunende Commando's, Directies en Diensten). Parallel worden meerdere onderdelen tegelijk geïmplementeerd.

Afhankelijk van kennis en ervaring wordt de Business Analist ingezet op een aandachtsgebied proces, systeem, functioneel, of opleiding van gebruikers. Voor deze functie zoeken wij business analisten op medior en senior niveau. Voor beide functies vragen wij relevante kennis- en werkervaring waarbij voor de medior wij uitgaan van minimaal vijf jaar relevante werkervaring en voor de senior tien jaar.

Werkzaamheden kunnen bestaan uit:

• analyseren en ophalen van gebruikerswensen en eisen ten aanzien van gewenste DMS/RMA-inrichting;
• in gezamenlijkheid met vertegenwoordigers van een defensieonderdeel het ontwerpen en uitwerken van nieuwe processen;
• mee-ontwikkelen van opleidingsmaterialen (techniek, bewustwording en vakmanschap);
• ondersteunen van de transformatie door identificeren en uitwerken van verbeterpunten;
• begeleiden van hoofdgebruikers bij ingebruikname van nieuwe versies/functies;
• bijdrage leveren aan implementatie- en veranderplannen;
• ondersteunen bij de voortgang van het implementatie- en verandertraject.

Taken als Business Analist (volgens eCF profiel D.10):

• Draag bij aan de voorbereiding van het bedrijfsplan van de organisatie;
• Analyse van zakelijke vereisten en ontwerp gerelateerde processen;
• Ondersteuning van digitale transformatie, het identificeren van verbeterpunten in bedrijfsprocessen;
• Bied mogelijke ICT-oplossingen die voldoen aan de ICT-strategie;
• Ontwikkel businesscases met betrekking tot de voorgestelde oplossingen;
• Analyseer vereiste informatie en documenten;
• Plan ontwikkelen voor continuïteit van operaties.

• Je hebt aantoonbare werkervaring als business analist of een vergelijkbare rol.
• Je hebt aantoonbare werkervaring bij een grotere organisatie (>1000 medewerkers) met transitie-, verander- of implementatietrajecten.
• Je hebt aantoonbare ervaring met het opereren binnen een werkveld waar interactie tussen bedrijfsprocessen, organisatie inrichting en IT is.
• Je hebt minimaal 4 jaar aantoonbare werkervaring met het gekozen eCF profiel soortelijke functie (Business Analyst - D.10 Informatie- en kennismanagement).

Wensen

• Je hebt bij voorkeur meer dan aangegeven eis aantoonbare werkervaring met de gevraagde functie binnen het eCF profiel.
• Je hebt bij voorkeur aantoonbare werkervaring binnen het ministerie van Defensie of een andere overheidsorganisatie met >1000 medewerkers.
• Je hebt bij voorkeur een certificaat op gebied van Lean Six Sigma, Prince 2 en/of SAFe.
• Je hebt bij voorkeur ervaring met informatiehuishouding en een basisbegrip van informatiemanagement, informatiesystemen en gegevensbeheer.
• Je bent bij voorkeur pro-actief en bezit over sterke communicatieve vaardigheden, kan schakelen met diversiteit aan belanghebbenden en is een teamspeler.
• Je hebt bij voorkeur aantoonbare werkervaring met Filenet.

Defensie brengt haar informatiehuishouding op orde als basis voor informatie gestuurd werken en meer openheid. Een omvangrijk proces waarop het programma Defensie Open op Orde (DOO, 2021-2026) de regie en coördinatie voert.

Defensie Open op Orde (DOO) levert naast verbeteringen op gebied van een open en transparante overheidsorganisatie een belangrijke bijdrage aan de Defensie Visie 2035 maatregelen op gebied van informatie gestuurd werken (IGW), optreden (IGO) en gezaghebbende informatiepositie. Het programma is geplaatst onder de Defensie Bestuursstaf. Het programma faciliteert de defensie onderdelen in de verbetering van een doelmatige informatiehuishouding, informatieverstrekking en I-vakmanschap. Voor de implementatie van DefDoc wordt nauw samengewerkt met het ontwikkel- en beheerteam vanuit JIVC, de IV/ICT-organisatie.

DefDoc is een van de projecten die binnen dit programma valt. Het nieuwe documentmanagement en records managementsysteem (DMS/RMA) DefDoc is een intuïtief en gebruiksvriendelijk systeem dat aansluit bij de dagelijkse werkzaamheden en stukkenstromen en de gebruikers daadwerkelijk ondersteunt bij het uitvoeren van het werk. Het systeem vervangt de huidige oplossing Xpost. Het systeem dient bij te dragen aan de vindbaarheid van informatie en de traceerbaarheid van de totstandkoming van stukken, beleid en besluitvorming. Daarmee kan het als hulpmiddel dienen voor de politieke en maatschappelijke verantwoording en transparantie voor Defensie. In 2021 is binnen Defensie gestart met de realisatie van dit nieuwe DMS/RMA systeem en wordt in het komende jaar bij alle defensieonderdelen stapsgewijs geïmplementeerd.

Afhankelijk van kennis en ervaring gaat de Business Analist in een van de projectteams gericht op realisatie van functionaliteiten en/of implementatie voor de Defensiebrede uitrol (uiteindelijk ruim 19.000 gebruikers) met meerdere business analisten aan de slag.

Optie tot verlenging: Niets over bekend.

Hybride: Voor de implementatie is contact met de gebruikersorganisatie noodzakelijk en wordt aanwezigheid op locatie van een Defensieonderdeel verwacht. Hiervoor wordt flexibiliteit gevraagd in werklocatie waaronder programma hoofd locatie Den Haag en Defensie onderdelen locaties als Den Helder, Utrecht, Volkel. Thuiswerken is mogelijk. Frequentie thuiswerken: 2 dagen. De frequentie is een schatting, mits het werk dit toelaat. Afspraken m.b.t. thuiswerken gaat altijd in overleg met de behoeftesteller.

Fee: De administratieve partner rekent een aanvullende fee van € 2,50 boven op het uurtarief.