De Inspectie Veiligheid Defensie zoekt een informatiemanager. De informatiemanager wordt gevraagd om i.a.m. de coordinerend adviseur bedrijfsvoering de informatiehuishouding van de IVD naar een hoger peil te brengen. De informatiemanager analyseert de rapportage Informatiehuishouding op orde van DOO (Defensie Open op Orde) en de huidige staat van de informatiehuishouding binnen de IVD, signaleert verbeterpunten, formuleert verbeteracties en implementeert de verbeteracties.

Taken en verantwoordelijkheden

• Adviseren over de optimale inzet en inrichting en de beheerstructuur van het DMS en Sharepoint;
• Analyseren van huidige werkprocessen incl. eventuele voorstellen tot verbetering, en vertalen naar effectieve en functionele inrichtingseisen voor de systemen en deze ook in de systemen vastleggen;
• Zorgdragen voor de daadwerkelijke inrichting van de diverse systemen;
• Begeleiden van de implementatie inclusief projectplanning en risicomanagement;
• Zorgen voor draagvlak
• Zorgdragen voor de communicatie, training en verandermanagement
• Inrichten van de beheer structuur;
• Opstellen van kaders & richtlijnen rondom digitaal documentbeheer, informatiebeveiliging en samenwerking binnen de directie passend binnen de defensiebrede en bestuursstafbrede kaders gesteld ihkv het defensiebrede programma Informatie huishouding op orde

Achtergrond opdracht

De IVD is anderhalf jaar geleden onderworpen aan een nulmeting op haar Informatiehuishouding door het programma DOO. Dit gebeurde voor al de BOEs onder RPSG. Daar kwam dan ook een gecombineerde rapportage uit. Als BOEs zaten we tussen niveau 1 en 2, terwijl we minimaal op niveau 3 en het liefste 4 moeten zitten. De IVD beschikt niet zelf over de ontwikkelcapaciteit om snel de benodigde slagen te maken, zeker gezien het ontwikkelprogramma van de IVD waarbij de informatievoorziening op orde gebracht moet worden. Feitelijk hebben wij behoefte aan 1 Informatiemanager schaal 12 voor 2 jaar om ons te ondersteunen.

• Je hebt minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring met het gekozen eCF profiel of soortelijke functie eCF3 Senior Professional /Manager
• e-CF profiel: Project Manager | E.02 Project- en portfoliomanagement

Wensen

• Je hebt bij voorkeur meer dan aangegeven eis aantoonbare werkervaring met de gevraagde functie binnen het eCF profiel.
• Je hebt bij voorkeur aantoonbare werkervaring binnen Defensie.
• Aantoonbare kennis van DMS, digitale samenwerking, informatiebeheer en relevante regelgeving op het gebied van informatiemanagement.
• Kennis (optioneel) van Digidoc/defdoc en/of Sharepoint is een pre.

Ministerie van Defensie

Optie tot verlenging: Niets over bekend.

Hybride: De frequentie is een schatting, mits het werk dit toelaat. Afspraak met betrekking tot thuiswerken gaat altijd in overleg met de behoeftesteller (2 dagen).

Fee: De administratieve partner rekent een aanvullende fee van € 2,50 boven op het uurtarief.

Overig algemeen:

eCF-profiel

Deze opdracht is gebaseerd op het European e-Competence Framework (e-CF). Dit is een Europese standaard voor het beschrijven van IT-competenties en het bijbehorende niveau van verantwoordelijkheid.

Het eCF-profiel geeft aan welke competenties en op welk niveau (e-1 t/m e-5) van de professional verwacht worden. Wij verwachten dat professionals in hun cv duidelijk aantonen dat zij over deze competenties beschikken. Dit kan door per relevante opdracht of functie te beschrijven:

• welke rol de professional vervulde
• welke werkzaamheden en verantwoordelijkheden daarbij hoorden
• in welke mate deze aansluiten op de gevraagde eCF-competenties en het niveau
• Cvs waarin de gevraagde eCF-competenties niet aantoonbaar terugkomen, kunnen niet volledig worden beoordeeld op geschiktheid.

Generieke beschrijving competentiegebied en niveau's

Implementeert plannen voor een veranderingsprogramma. Plannen en regisseert een enkele of een portfolio van ICT-projecten om de coordinatie en het beheer van onderlinge afhankelijkheden te waarborgen. Orchestreert projecten om nieuwe, interne of extern gedefinieerde processen te ontwikkelen of implementeren om te voldoen aan vastgestelde bedrijfsbehoeften. Definieert activiteiten, verantwoordelijkheden, kritische mijlpalen, middelen, vaardigheden, interfaces en budget, optimaliseert kosten en tijdsbesteding, minimaliseert verspilling en streeft naar hoge kwaliteit. Ontwikkelt noodplannen om potentiele implementatieproblemen aan te pakken. Levert een project op tijd, binnen het budget en in overeenstemming met de oorspronkelijke vereisten. Creeert en onderhoudt documenten om het monitoren van de projectvoortgang te vergemakkelijken.

Samenvattende opgave en missie

Beheert projecten om optimale prestaties en resultaten te bereiken. Definieert, implementeert en beheert projecten vanaf de conceptie tot de uiteindelijke levering. Verantwoordelijk voor het behalen van optimale resultaten, conformeren aan normen voor kwaliteit, veiligheid en duurzaamheid en voldoen aan gedefinieerde scope, prestaties, kosten en planning. Implementeert agile werkwijzen waar van toepassing.

Taken

• Organiseer, coordineer en leid het projectteam
• Zorg voor betrokkenheid en communicatie van belanghebbenden
• Houd toezicht op de projectvoortgang
• Coordineren, vastleggen en zorgen voor naleving van de kwaliteit
• Circulatie en distributie van informatie van de projecteigenaar
• Zorg ervoor dat het project helpt om de bredere doelen van de organisatie te ondersteunen
• Voldoen aan budgetten en levertijden
• Werk het project bij naargelang de veranderende omstandigheden