De komende 2 jaar wordt binnen Defensie een nieuw Document Management Systeem (DMS) geïmplementeerd. Deze Defensiebrede uitrol is onderdeel van het programma DOO en bestaat uit parallelle deelprojecten per Defensie Onderdeel (Landmacht, Luchtmacht, Marine, Marechaussee en ondersteunende Commando's, Directies en Diensten). De oplossing bestaat uit een DMS voor LGI, HGI en RMA module en een app voor mobiele kanalen. Deze functie betreft de Product Owner rol voor RMA. Je bent de spin in het web als vertegenwoordiger van het systeem voor de behoeften van de stakeholder community. DefDoc en RMA is voor Defensie Informatiebeheer een kritisch systeem voor ondersteuning van informatiemanagement en duurzaam archiveren. Je bent de stem van de gebruikervertegenwoordigers in de samenwerking met het agile ontwikkel- en beheerteam.

Je bent verantwoordelijk voor:

• definieren en vertegenwoordigen van de functionele roadmap samen met de productmanager DefDoc;
• verantwoordelijk voor de backlog;
• prioriteren van software eisen en wensen;
• sturen op acceptatieproces van nieuwe versies;
• samenwerken tussen ontwikkel-, technisch- en functioneelbeheerteams om snelheid en kwaliteit te synchroniseren;
• deelname aan implementatie projectoverleg, 'gebruikerstafels', demonstraties en evaluaties. Het is een dynamische omgeving met een volle veranderkalender bij de Defensie onderdelen in combinatie met een groeiende volwassenheid op gebied van informatiehuishouding en de uitrol en doorontwikkeling van DefDoc. Je rapporteert aan de productmanager DefDoc. Werklocaties zijn Den Haag en Utrecht. Vanuit het belang van stakeholdermanagement met de Defensie onderdelen en andere projectteams wordt flexibiliteit in werklocaties verwacht.

Achtergrond opdracht

Defensie brengt haar informatiehuishouding op orde als basis voor informatiegestuurd werken, een doelmatige administratieve organisatie en voldoen aan Woo en Archiefwet. Het programma Defensie Open op Orde (DOO) voert de regie over deze veranderkalender en voert veel verbeterprojecten uit, van business transformatie tot IT realisatie. De hoofddoelstelling van dit programma is: Defensie bereikt een versterkte informatiepositie ten behoeve van verbeterde besluitvorming en verantwoording. Daartoe moet informatie juist, compleet, actueel, vindbaar en toegankelijk zijn. Het programma realiseert de inrichting voor informatiehuishouding defensiebreed en ondersteunt de organisatie met kennis, capaciteit en technologie om de volwassenheid van informatiehuishouding te verhogen onder waarborg van de veiligheid van de Staat.

De implementatie van het Document Management Systeem (DMS) en Records Management Applicatie (RMA) genaamd DefDoc is een cruciaal onderdeel van de integrale business transformatie voor de verbeterde informatiehuishouding. Met de defensiebrede implementatie van dit systeem wordt een belangrijke basis gelegd voor het verhogen van de volwassenheid van de informatiehuishouding. Het systeem sluit aan op de dagelijkse werkzaamheden en stukkenstromen en vervangt de huidige archiefoplossing Xpost. DefDoc dient bij te dragen aan de vindbaarheid van informatie en de traceerbaarheid van de totstandkoming van stukken, beleid en besluitvorming. Het bevordert dat informatie juist, compleet, actueel, vindbaar en toegankelijk wordt. Om een defensiebrede werking zeker te stellen, zijn standaardisatie in informatieprocessen en een uniforme werkwijze belangrijke uitgangspunten van DefDoc. Hierbij wordt rekening gehouden met opgave en specificiteit per Defensie onderdeel.

• De professional heeft minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring met het gekozen eCF profiel of soortelijke functie.
• De professional voldoet aan het eCF profiel Product Owner (Referentiegebied: D.11 Behoeftemanagement). De professional is in staat actief te luisteren naar interne/externe klanten, behoeften te articuleren, relaties met belanghebbenden te beheren voor oplossingsafstemming, verschillende oplossingen voor te stellen middels contextuele analyse voor gebruikersgericht systeemontwerp, klanten te adviseren over oplossingskeuzes, en te fungeren als advocaat bij implementatie/configuratie.
• De professional voldoet aan de samenvattende opgave en missie van de Product Owner: vertegenwoordigt behoeften stakeholdercommunity aan agile team, is de stem van de klant, begrijpt klantvereisten en valideert softwareoplossing, verbindt Business en Agile teams.
• De professional is in staat de volgende taken uit te voeren: Bouw, bewerk en onderhoud de teamachterstand (Backlog); Definieer, prioriteer en valideer softwarevereisten via Gebruikersverhalen (User Story's); Stel criteria voor acceptatie van verhalen vast en accepteer verhalen in de basislijn; Genereer iteratiedoelen en iteratie-inhoud; Werk samen met teams om verbeterverhalen te definiëren en te implementeren om snelheid en kwaliteit te verbeteren; Doe mee aan teamdemonstratie en retrospectief.
• De professional heeft recente (binnen de afgelopen 10 jaar) aantoonbare werkervaring als schakel tussen bestuurlijke, operationele & IT organisatieonderdelen.
• De professional heeft aantoonbare werkervaring met verander-, transitie-, en/of implementatietrajecten.
• De professional heeft aantoonbare werkervaring binnen de (Rijks)overheid.
• De professional heeft aantoonbare werkervaring binnen Defensie; kennis van projectmanagement, rapportage en Agile werkwijze.
• De professional heeft aantoonbare werkervaring met en kennis van informatiehuishouding vanuit de invalshoeken informatiemanagement, informatiesystemen en gegevensbeheer.
• De professional heeft aantoonbare werkervaring met en kennis van document management en/of zaaksystemen en informatiebeheer.
• De professional heeft aantoonbare werkervaring met procesanalyse, -verbetering.
• De professional heeft aantoonbare werkervaring met het opstellen van productplannen, releaseplanning en managen van gebruikersdocumentatie.

Wensen

• De professional heeft meer dan de aangegeven eis aantoonbare werkervaring met de gevraagde functie binnen het eCF profiel.

Optie tot verlenging: Niets over bekend.

Hybride: Geen verdere informatie

Fee: De administratieve partner rekent een aanvullende fee van € 2,50 boven op het tarief.