Als werkvoorbereider begeleid je het changeproces voor alle changes van de afdeling. Dit alles ten behoeve van de optimalisatie van het interne netwerk (LAN) van Defensie. De changes worden voorbereid en uitgevoerd door diverse disciplines om een change te realiseren. Het bestaande changeproces binnen de Defensie organisatie wordt zoveel mogelijk toegepast, maar een project kent op bepaalde gebieden (o.a. vastlegging werkzaamheden, site survey en klantcommunicatie) afwijkende procesafspraken. Vanuit een project wordt er gefaseerd gewerkt en elke maand wordt de stuurgroep geinformeerd met behulp van een overzichtelijke rapportage.

De professional is verantwoordelijk voor de volledige voorbereiding van netwerk changes. Je zorgt ervoor dat alle benodigde materialen, tekeningen, vergunningen en documentatie tijdig beschikbaar zijn, zodat de uitvoering door de projectteams vlekkeloos kan verlopen. Het uiteindelijke doel is het realiseren van kwalitatief hoogwaardige changes waarmee uitvoeringsdoelen worden behaald.

Werkzaamheden

• Inhoudelijk voor(laten)bereiden van de werkzaamheden.
• Changeproces begeleiden conform afgesproken SLA.
• Verbeteren van de processen en toepassen van automatisering in het change proces.

Resultaatgebieden

• Change kwalitatief voorbereiden zodat deze in een keer uitgevoerd kunnen worden.
• Communicatie met beheer en afnemers zodat changes conform verwachting worden uitgevoerd.
• Bewaken van de planning van de changes.
• Processen verbeteren, versimpelen en herhaalde handelingen automatiseren.

Kerntaken & Verantwoordelijkheden

• Aanvragen beoordelen: Inhoudelijk analyseren van wijzigings- en wijzigingsverzoeken; interpreteren van de impact op processen, producten en technische componenten om een correcte afstemming met de afnemer en leverancier te garanderen.
• Informatie verzamelen: Waar nodig aanvullende gegevens opvragen bij aanvragers, functioneel beheerders of leveranciers; zorgen voor een volledig en accuraat beeld voordat de wijziging wordt doorgevoerd.
• Communicatie faciliteren: Proactief zorgen voor heldere, tijdige communicatie zowel binnen het projectteam als met externe belanghebbenden (leveranciers, eindgebruikers, management). Dit omvat het verspreiden van updates, het afstemmen van verwachtingen en het signaleren van knelpunten.
• Borging van wijzigingen: Toezien op de uitvoering van de geregistreerde aanpassingen; bevestigen dat de implementatie conform de gemaakte afspraken plaatsvindt en dat de wijziging correct wordt afgesloten in de beheer- en audittrail.
• Analyseert de huidige end-to-end workflow (aanvraag, planning, inkoop, uitvoering, test & oplevering) en identificeert overbodige stappen, duplicaties en handmatig werk.
• Ontwikkelt processen, vereenvoudigde, gestandaardiseerde werkinstructies en checklists die de benodigde informatie sneller verzamelen.
• Voert periodieke process health checks uit, verzamelt feedback van gebruikers (monteurs, engineers, inkopers) en plant verbeteringssprints in ServiceNow.
• Definieert en publiceert een set ServiceNow dashboards (cycle time, aantal handmatige interventies, compliance percentage, cost variance).
• Stelt automatische alerts in wanneer een KPI een drempel overschrijdt, zodat direct bijgestuurd kan worden.

• eCF-profiel: Systems Administrator, Referentie Gebied: C.02 Ondersteunen van wijzigingen. Dit is een Europese standaard voor het beschrijven van IT-competenties en het bijbehorende niveau van verantwoordelijkheid. Het eCF-profiel geeft aan welke competenties en op welk niveau (e-1 t/m e-5) van de professional verwacht worden. Wij verwachten dat professionals in hun cv duidelijk aantonen dat zij over deze competenties beschikken. Dit kan door per relevante opdracht of functie te beschrijven:
  • welke rol je vervulde
  • welke werkzaamheden en verantwoordelijkheden daarbij hoorden
  • in welke mate deze aansluiten op de gevraagde eCF-competenties en het niveau
  • Cvs waarin de gevraagde eCF-competenties niet aantoonbaar terugkomen, kunnen niet volledig worden beoordeeld op geschiktheid.
• De professional heeft minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring met het gekozen eCF profiel soortelijke functie.
• Implementeert en begeleidt de evolutie van een ICT-oplossing. Zorgt voor een efficiente controle en planning van software- of hardwaremodificaties om te voorkomen dat meerdere upgrades onvoorspelbare resultaten opleveren. Minimaliseert onderbreking van de service als gevolg van wijzigingen en houdt zich aan de gedefinieerde Service Level Agreement (SLA). Zorgt voor overweging en naleving van procedures voor informatiebeveiliging.
• Beheert ICT-systeemcomponenten om te voldoen aan de servicevereisten.Installeert software, configureert en verbetert ICT-systemen. Beheert de dagelijkse activiteiten om te voldoen aan de continuiteit van service, herstel, beveiliging en prestatiebehoeften.
• Systeemgerelateerde problemen onderzoeken, diagnosticeren en oplossen
• Software installeren en upgraden
• Test upgrades
• Plan installatie werkzaamheden om verstoring te minimaliseren
• Diagnose en oplossing van hardware- of softwareproblemen
• Voldoen aan de organisatieprocedures om de integriteit en veiligheid van het systeem te waarborgen

Wensen

• De professional heeft bij voorkeur 1 jaar aantoonbare werkervaring binnen het Ministerie van Defensie.
• De professional beschikt verder over aantoonbare werkervaring met werkvoorbereidende, administratieve systemen; zoals CMDB, servicemanagement (incident en change) en netwerk management systemen.
• Aantoonbare ervaring met het analyseren en verbeteren van complexe processen.
• Aantoonbare ervaring met een groot stakeholdersveld.
• ServiceNow expertise is een pre.

Competenties

• Communicatief vaardig zowel schriftelijk als mondeling en scherp in het schrijven van procesdocumentatie en heldere status updates.
• Sociaal en toegankelijk; je draagt bij aan een positieve en professionele werksfeer.
• Gericht op samenwerken in een team; je helpt collega's waar nodig.

Ministerie van Defensie

Optie tot verlenging: Niets over bekend.

Hybride: De frequentie van thuiswerken is een schatting, mits het werk dit toelaat. Afspraken hierover gaan altijd in overleg met de behoeftesteller, met een indicatie van 3 dagen thuiswerken per week.

Fee: De administratieve partner rekent een aanvullende fee van € 2,50 boven op het tarief.

Overig algemeen:

Consignatiediensten: Nee