Opdrachtgever Ministerie van Financiën, DG Herstel, Bureau Stafondersteuning. Project Informatiehuishouding op orde binnen DG Herstel en de samenwerkingspartners.

Bij DG Herstel Toeslagen ondersteun je de informatiemanager en projectleider informatiehuishouding bij het aanbrengen van structuur in de documentstromen en het borgen van een robuuste informatiehuishouding. In deze functie draag je bij aan het opzetten en onderhouden van een centrale, gestructureerde archiefomgeving, zodat alle documenten op een uniforme, conforme en duurzame wijze worden beheerd. Deze functie betreft een inzet van 32 tot 36 uur per week.

Werkzaamheden en verantwoordelijkheden:

• Documentarchivering en metadatering:
• Inrichten en beheren van een centrale archiefomgeving volgens vastgestelde (en indien nodig zelf ontwikkelde) kaders en richtlijnen.
• Zorgen voor een systematische registratie, metadatering en correcte opslag van documenten, zodat deze altijd snel en betrouwbaar toegankelijk zijn.
• Periodiek zorgdragen voor de archivering van documenten uit samenwerkingsruimten in het archiefsysteem Digidoc en andere vergelijkbare systemen.
• Kwaliteitsbewaking en conformeren aan wet- en regelgeving:
• Bijhouden procesregistratie inclusief procesmetadata
• Invoeren en uitvoeren van regelmatige kwaliteitscontroles, zodat de informatiehuishouding voldoet aan de eisen van de Archiefwet, AVG, BIO/NIS2 en andere relevante normen.
• Signaleren van knelpunten en doen van concrete verbetervoorstellen.
• Samenwerking en ketenbeheer:
• Afstemmen met interne belanghebbenden (zoals CDIO, CIO-Office en andere afdelingen) en externe ketenpartners over de ordening, classificatie en overdracht van informatie
• Ontwikkelen van maatwerkoplossingen die aansluiten op de tactische standaarden, maar ruimte bieden voor lokale aanpassingen.
• Kennisbeheer en interne ondersteuning:
• Ondersteunen van de organisatie bij de instroom, doorstroom en uitstroom van medewerkers om kennisverlies te minimaliseren en continuiteit te waarborgen.
• Initieren en begeleiden van trainingen en bewustwordingscampagnes op het gebied van informatiebeheer.
• Rapportage en verbetering:
• Opzetten van een periodiek rapportagesysteem dat de status van de informatiehuishouding inzichtelijk maakt voor zowel interne als externe belanghebbenden.
• Actief bijdragen aan een feedbackmechanisme, zodat praktijkervaringen worden vertaald naar verbeteringen in de vastgestelde standaarden.

• De professional beschikt over minimaal HBO werk- en denkniveau.
• De professional beschikt over kennis van en minimaal 3 jaar werkervaring met informatiebeheer.

Wensen

• Mate waarin de professional kennis heeft van en ervaring heeft met informatiebeheer.
• Mate waarin de professional ervaring heeft met document management systemen en archivering.
• Mate waarin de professional beschikt over de gevraagde competenties en vaardigheden (toetsbaar in CV, motivatie en/of mogelijk gesprek).
• Mate van ervaring en/of affiniteit met de organisatie van de opdrachtgever.

Competenties

• De professional is communicatief sterk.
• De professional is zelfstandig.
• De professional is een echte verbinder die collega's weet te enthousiasmeren voor een gestructureerde aanpak.

Ministerie van Financien, DG Herstel, Bureau Stafondersteuning. Project Informatiehuishouding op orde binnen DG Herstel en de samenwerkingspartners.

Optie tot verlenging: Niets over bekend.

Hybride: Geen verdere informatie.

Fee: De administratieve partner rekent een aanvullende fee van € 2,50 boven op het tarief.