Project Informatiehuishouding op orde binnen DG Herstel en de samenwerkingspartners. Bij DG Herstel Toeslagen werk je als senior informatiebeheerder samen met de programmamanager, de informatiemanager en de zittende informatiebeheerder aan een robuuste informatiehuishouding. De programmamanager bewaakt de samenhang, prioritering en eenduidige aansturing van de werkzaamheden binnen het stelsel. Je draagt vanuit ervaring en senioriteit bij aan de uitvoering van overdracht, kwaliteitsborging en ketenafstemming binnen het stelsel zoals vastgelegd in het Stelselhandboek Informatiehuishouding pDGH. Deze functie betreft een inzet van 32 tot 36 uur per week.

Het doel van de opdracht is het op orde brengen van de dossiers van de hersteloperatie: het inventariseren, herordenen en compleet maken van dossiers conform de normatieve dossierstructuur, en het uitvoeren van steekproeven en kwaliteitscontroles.

Werkzaamheden

• Toepassen en bewaken van de centrale archiefomgeving binnen de kaders van het Stelselhandboek Informatiehuishouding pDGH, het DUTO-raamwerk en MDTO van het Nationaal Archief.
• Zorgen voor een systematische registratie, metadatering en correcte opslag van documenten, zodat deze altijd snel en betrouwbaar toegankelijk zijn.
• Periodiek zorgdragen voor de archivering van documenten uit samenwerkingsruimten in het archiefsysteem Digidoc en andere vergelijkbare systemen.
• Bijhouden procesregistratie inclusief procesmetadata.
• Uitvoeren en bijhouden van de stand van zaken rondom de status van informatiehuishouding bij de uitvoeringsorganisaties.
• Uitvoeren van steekproefsgewijze en structurele kwaliteitscontroles, zodat de dossiers voldoen aan de eisen van het Stelselhandboek Informatiehuishouding pDGH.
• Signaleren van knelpunten en doen van concrete verbetervoorstellen.
• Toetsen van dossiers op de minimale inhoudseisen en de normatieve dossierstructuur per dossiertype; afwijkingen registreren en opvolgen tot herstel.
• Inventariseren, herordenen en compleet maken van dossiers conform gestelde kaders en richtlijnen, inclusief herstructurering en opschoning voor overdracht of archivering.
• Operationeel en tactisch afstemmen met de archiefbeheerder (CDIO) en externe ketenpartners over ordening, classificatie, (juridische) overdracht en overbrenging van informatie.
• Voorbereiden en uitvoeren van overdrachts- en overbrengingstrajecten conform het strategisch overdrachtskader van het Stelselhandboek pDGH, in afstemming met de archiefbeheerder en de programmamanager Informatiehuishouding op Orde.
• Ondersteunen van de organisatie bij de instroom, doorstroom en uitstroom van medewerkers om kennisverlies te minimaliseren en continuïteit te waarborgen.
• Bijdragen aan trainingen en bewustwordingsactiviteiten op het gebied van informatiebeheer, in afstemming met de programmamanager Informatiehuishouding op Orde.
• Bijdragen aan periodieke voortgangsrapportages en bespreeknota's op het terrein van overdracht, kwaliteitsborging en ketenafstemming, ten behoeve van zowel interne als externe belanghebbenden.
• Actief bijdragen aan een feedbackmechanisme, zodat praktijkervaringen worden vertaald naar verbeteringen in de vastgestelde standaarden.
• Bijdragen leveren aan afstemming en het creëren van draagvlak binnen het departement.

• De professional beschikt over minimaal WO werk- en denkniveau.
• De professional heeft aantoonbare ervaring met het op orde brengen van dossiers, blijkend uit het CV, en kan dit toelichten aan de hand van ten minste twee concrete opdrachten waarin intake, herordening, volledigheidstoetsing en kwaliteitscontrole van dossiers tot de werkzaamheden behoorden. (toetsbaar obv CV)
• De professional heeft minimaal 5 jaar werkervaring op het gebied van informatiebeheer, records management of archiefbeheer, waarvan ten minste een opdracht is geweest in een organisatie met meerdere samenwerkende ketenpartners en/of meerdere bronsystemen.

Wensen

• Mate waarin de professional aantoonbare ervaring heeft met de normatieve kaders voor duurzaam toegankelijke informatie, in het bijzonder het DUTO- raamwerk en MDTO. Dit blijkt bijvoorbeeld uit ervaring met het opstellen of toepassen van een metadataschema, het inrichten van een dossier- en ordeningsstructuur, of het uitvoeren van kwaliteits- en volledigheidscontroles conform deze kaders.
• Mate waarin de professional ervaring heeft met documentmanagementsystemen en samenwerkruimten, en met overdracht en overbrenging van dossiers.
• Mate waarin de professional beschikt over de gevraagde competenties en vaardigheden, waaronder ketenpartner-coördinatie en aansluiting op bestaande programmastandaarden (toetsbaar in CV, motivatie en/of mogelijk gesprek).
• Mate van ervaring en/of affiniteit met de organisatie van de opdrachtgever.
• Bekendheid met het DUTO-raamwerk en MDTO van het Nationaal Archief is een belangrijke pré.
• Je bent goed bekend met de wettelijke en normatieve kaders Archiefwet/Archiefbesluit, Wet open overheid (Woo), AVG/UAVG, BIO/BIO2, NIS2/Cyberbeveiligingswet en de Regeling Informatiehuishouding Financiën 2022 (RINFIN), hotspots, archivering van de hersteloperatie en kunt deze in de praktijk toepassen.
• Je hebt kennis van de archiefstructuren binnen het Ministerie van Financiën.
• Je hebt een analytische en gestructureerde werkhouding en kunt complexe informatiestromen overzichtelijk maken.
• Aantoonbare ervaring binnen een ministeriële omgeving en/of een hersteloperatie is een belangrijke pré, evenals gevoel voor bestuurlijke verhoudingen ten dienste van de uitvoerende werkzaamheden.

Competenties

• Communicatief sterk
• Zelfstandig en resultaatgericht, met een hands-on werkhouding
• Een verbinder die collega's en ketenpartners weet te enthousiasmeren voor een gestructureerde aanpak en goed aansluit op de bestaande programmastandaarden en werkwijzen.

Het programma-DG Herstel Toeslagen (DGH) bij het Ministerie van Financiën in Den Haag is verantwoordelijk voor het beleid en de aansturing van de hersteloperatie voor gedupeerde ouders van de toeslagenaffaire. Het DG vormt de schakel tussen politiek en uitvoering. Het doel is om getroffen burgers snel en adequaat te compenseren en te helpen om de regie over hun leven terug te krijgen. Het gaat om een dynamische organisatie met collega's die doorzettingsvermogen en pioniersmentaliteit hoog in het vaandel dragen.

Optie tot verlenging: Niets over bekend.

Hybride: Geen verdere informatie

Fee: De administratieve partner rekent een aanvullende fee van € 2,50 boven op het tarief.