Opdrachtomschrijving

Concreet voert de Functioneel beheerder de volgende taken uit:

• Evalueren van de functionaliteit van het Content Managment systeem en de parafeer app;
• Het uitwerken van specificaties (user stories) bij gewenste wijzigingen, het coordineren van de invoering van de wijzigingen en het coordineren van het testen van gerealiseerde wijzigingen;
• Het ondersteunen van de eerstelijns functioneel beheerder bij incidenten en verstoringen;
• Het coordineren en managen van organisatorische en technische knelpunten, problemen;
• Het onderhouden van contacten en nauw samenwerken met in- en externe leveranciers;
• Het aansturen en coordineren van in- en externe leveranciers;
• Het formuleren van eisen aan ICT-dienstverlening en het beheren ICT-dienstenovereenkomsten;
• Beheren en bewaken van correct gebruik van het systeem;
• Het uitvoeren van risicomanagement- en analyse op het proces ism informatiebeveiliging en architectuur;
• Deelname aan projecten die het gebruik van DMS en/of (parafeer)app raken;
• Meewerken aan de afbouw van Content Manager en de migratie van Content Manager naar ons nieuwe CSP.

Achtergrond opdracht

In de huidige situatie is informatievoorziening niet meer weg te denken uit de processen in de organisatie. Het krijgen van de juiste informatie op de juiste plek is steeds meer kritisch en noodzakelijk en de daarvoor benodigde applicaties zijn dan ook cruciaal voor de continuiteit van veel processen. Dit geldt ook voor het voorzien van de juiste documenten aan de politieke en ambtelijke top via huidige document managementsysteem (CM) en de hieraan gekoppelde beveiligde (parafeer)app. Deze stukkenstroom met werkzaamheden zoals het lezen, annoteren en paraferen van documenten gebeurt nu steeds vaker buiten reguliere kantoortijden dit resulteert in een beroep op de bereidwilligheid en flexibiliteit van de medewerkers bij problemen. Dit is niet wenselijk en dus is er behoefte aan uitbreiding van de ICT-ondersteuning op de stukkenstroom voor de politieke en ambtelijke top. Content Manager is een tool van Microfocus dat al sinds 2008 wordt ingezet bij het kerndepartement van I&W voor het document management en de daarbij horende workflows. De stukkenstroom richting de kamer en de minister zijn hierin een belangrijk onderdeel. Voor het goedkeuren op de mobiele telefoon is een aanvullende beveiligde app ontwikkeld door SSC-i, welke wordt beheerd en uitgerold door SSC ICT. De app en de CM omgeving zijn belangrijk voor de ambtelijke top en de medewerkers die de stukken voorbereiden. Met name in kritische periodes is het goed functioneren van deze technologie essentieel. Bij problemen en verstoringen moeten bestuurders tijdig, discreet en juist geholpen worden. Naast het functioneel beheren van Content Manager en de parafeer app kan je ook voor andere applicaties ingezet worden. Belangrijk binnen de nieuwe opdracht is dat Content Manager wordt uitgefaseerd. Dit betekent dat er een migratie plaats moet vinden naar ons nieuwe CSP. De medewerker zal een belangrijke rol gaan spelen bij de migratie en afbouw van Content Manager. Veel kennis is daar dus voor nodig van de huidige omgeving.

• Het doel van de functie is ervoor zorgen dat het gebruikte documentmanagementsysteem, Content Manager, en de bijbehorende app goed blijft functioneren in de transitie naar ons nieuwe CSP.
• De tweedelijns functioneel beheerder faciliteert de optimale aansluiting van de informatiesystemen bij de bedrijfsprocessen binnen de kaders die er zijn en stuurt vanuit die hoedanigheid de verschillende leveranciers aan (Microfocus, DXC, het Shared Service Center voor ICT (SSC-ICT) en SSC-i).
• Bewustzijn van het belang van het documentmanagementsysteem, de werkstromen en het anticiperen op benodigde veranderingen hierin vormen een belangrijk deel van de taken.
• Een belangrijk deel van de taken zit ook in het meewerken met de migratie naar ons nieuwe CSP.
• Naast Content Manager en parafeer app beheert de afdeling nog zo'n 50 andere applicaties die ook deel kunnen uitmaken van deze opdracht.

• Kennis van en ervaring met het beheer en gebruik Content Manager is in deze fase een must;
• Werkervaring in een bestuurlijke en complexe organisatie;
• Kennis van de techniek, informatiebeveiliging, privacy en informatieanalyse;
• Aantoonbare ervaring met het vertalen van gebruikerswensen naar functionele specificaties en/of het opstellen van functioneel ontwerpen en user stories voor wijzigingen;
• Ervaring met het begeleiden van de realisatie en implementatie van wijzigingen en releases;
• Ervaring met testcoordinatie, opstellen van het tesplan, -scripts, -rapport en het (laten) uitvoeren van acceptatietesten;
• Ervaring met leveranciersmanagement en het aansturen van en samenwerken met verschillende stakeholders.

Wensen

• Kennis van en ervaring met parafeer app en het werken met Topdesk is een pre;
• Bekend met beheerstandaarden als BiSL, ITIL en TMap.

Competenties

• Dienstbaarheid
• Proactief
• Politieke en bestuurlijke sensitiviteit
• Flexibiliteit
• Integriteit
• Samenwerken
• Organisatiebewustzijn & inlevingsvermogen
• Klantgerichtheid
• Communicatieve vaardigheden

Optie tot verlenging: Niets over bekend.

Hybride: Geen verdere informatie.

Fee: De administratieve partner rekent een aanvullende fee van € 2,50 boven op het tarief.