Inleiding / probleemstelling

Voor de regionale producten Leerplicht, Leerlingenvervoer en het Doorstroompunt (Leerplicht MBO, VSV, JIKP en VSV 23+) wordt het Jeugdvolgsysteem (JVS) gebruikt als taakapplicatie. Deze producten betreffen wettelijke taken en vormen daarmee een essentieel onderdeel van de primaire processen.

Het functioneel beheer van JVS wordt regionaal uitgevoerd door twee medewerkers met een gezamenlijke inzet van in totaal 16 uur per week. De huidige inrichting van het beheer staat onder druk. De beschikbare capaciteit en expertise zijn onvoldoende om alle benodigde werkzaamheden structureel en kwalitatief goed uit te voeren.

Daarnaast is gebleken dat er een duidelijke governancestructuur ontbreekt. Rollen, taken en verantwoordelijkheden zijn niet expliciet belegd, waardoor onduidelijkheid ontstaat over eigenaarschap, besluitvorming en uitvoering. Voordat de beheerorganisatie verder kan worden versterkt, is het noodzakelijk om eerst deze governance helder vast te leggen.

Gewenst resultaat

De opdracht omvat het afstemmen, uitwerken en vastleggen van een passende governance voor JVS. Daarnaast omvat de opdracht het, samen met de functioneel beheerders, inrichten van processtructuren en het stabiliseren van de beheerorganisatie door middel van een heldere rolverdeling tussen regionaal beheer, lokale key-users en beleidsmedewerkers.

Concreet bestaat de opdracht uit de volgende onderdelen:

1. Governancehandboek of samenwerkingsovereenkomst

Het opstellen van een governancehandboek of samenwerkingsovereenkomst waarin onder andere wordt vastgelegd:

• De rolverdeling en bevoegdheden.
  
  • Welke taken en verantwoordelijkheden bij de lokale key-users liggen.
  • Welke taken en verantwoordelijkheden bij het regionale beheerteam liggen.
  • Een onderscheid in rollen en verantwoordelijkheden voor de verschillende producten binnen JVS.
  • De inrichting van accounthouderschap en contractmanagement.
• De overleg- en besluitvormingsstructuur.
  
  • Uitwerking van overlegvormen.
  • Besluitvormingsprocessen en escalatieroutes.
  • Verantwoordelijkheden binnen de governance.

2. Advies beheerorganisatie

Het opstellen van een advies over aanwezige hiaten binnen de beheerorganisatie en de kennis en expertise die nodig zijn om de organisatie toekomstbestendig in te richten.

Dit advies biedt een basis om de beschikbare middelen vanaf 2027 gericht en effectief in te zetten, passend binnen de uitgewerkte governance.

3. Implementatie governance

Het implementeren van de governance door:

• Het inrichten van de benodigde processtructuren.
• Het organiseren van de beheerorganisatie conform de vastgestelde governance.
• Het borgen van de samenwerking tussen regionaal beheer, lokale key-users en beleidsmedewerkers.

Kaders en afbakening

De uiteindelijke governance en samenwerking moeten uitvoerbaar zijn binnen de bestaande capaciteit van beleid en uitvoering.

Vanaf 2027 zijn voor een periode van drie jaar incidentele middelen beschikbaar om:

• de expertise van de functioneel beheerders te vergroten;
• ondersteuning te bieden bij uitvoerende werkzaamheden.

Bij het uitwerken van de governance en beheerorganisatie dient rekening te worden gehouden met deze randvoorwaarden, zodat de gekozen inrichting duurzaam en uitvoerbaar is binnen de beschikbare capaciteit en middelen.

• Je gaat akkoord met de procedure en inhuurvoorwaarden (o.a. all-in tariefstelling wat betreft reiskosten woon-werk en eventuele fee kosten).
• Je gaat akkoord met het ondertekenen van een integriteitsverklaring die bij gunning van de opdracht wordt overhandigd.

Wensen

• Je hebt affiniteit met governance rondom informatievoorziening (systemen) op onderwijsprocessen. Licht toe. (6 punten)
• Je hebt ervaring met het begeleiden van processen met een zekere mate van complexiteit, met diverse belangen. Licht toe. (6 punten)
• Je kunt conceptueel denken en dit vervolgens omzetten in concrete acties: van governance naar uitvoering. Licht toe. (6 punten)

Benodigde kennis en expertise

• Affiniteit met governancevraagstukken rondom informatievoorziening en systemen binnen onderwijsprocessen.
• Ervaring met het begeleiden van complexe processen waarin verschillende belangen samenkomen.
• Sterk conceptueel denkvermogen, gecombineerd met het vermogen om strategische governance-uitgangspunten te vertalen naar praktische en uitvoerbare oplossingen.

De opdracht wordt uitgevoerd voor de Gemeente Utrechtse Heuvelrug. De werklocatie is Doorn.

De selectiegesprekken vinden plaats op woensdag 22 juli vanaf 10:00 uur.

Optie tot verlenging: De opdracht kan 2 keer met 3 maanden worden verlengd. Er geldt een tussentijdse opzegtermijn van 1 maand.

Hybride: Geen verdere informatie