Opdracht

De provincie Overijssel bereidt een aanbesteding voor van een nieuw Beheer Management Systeem (BMS) ter vervanging van IBM Maximo. Het huidige systeem voldoet niet meer aan de functionele en procesmatige behoeften. De nieuwe oplossing moet aansluiten bij provinciale processen, standaarden (NEN2767, IMBOR), assetmanagement, financiële sturing en een geïntegreerd landschap waarin ArcGIS en BMS-data samenwerken. De Business Analist vormt de verbindende schakel tussen inhoud, proces, techniek en architectuur.

Doel van de opdracht
Het doel is een actueel, volledig en juridisch toetsbaar Programma van Eisen (PvE) op te leveren voor de aanbesteding van het nieuwe BMS. Dit omvat geactualiseerde processen (AS-IS en TO-BE), functionele en niet-functionele eisen, integratie met ArcGIS en omliggende systemen, en borging van toetsbaarheid conform wet- en regelgeving.

Werkzaamheden:

• Actualiseren van eerdere analyses en uitvoeren van interviews en workshops.

• Modelleren van huidige en gewenste processen en identificeren van interfaces. De 4 hoofdprocessen die de provincie momenteel identificeert zijn:

  • Programmering, planvorming en prioritering;

  • Inspecties, beheer en onderhoud;

  • Meldingen, uitvoering en terugmelding;

  • Financiële afhandeling en rapportage.

• Opstellen functionele (bijv. kaarten, workflows, rapportages) en niet-functionele (bijv. performance, security, usability) eisen. Opstellen prioritering in overleg met stakeholders.

• Documenteren van het Programma van Eisen (PvE), inclusief (juridische) toetsingskaders. Validatie met stakeholders.

• Opstellen en opleveren van een definitief PvE conform aanbestedingsrichtlijnen.

• Adviseren over marktontwikkelingen, signaleren van risico’s, ondersteunen bij vragen vanuit inkoop en projectteam.

Eindproducten

Definitief Programma van Eisen (PvE) voor het nieuwe BMS, inclusief:

• Functionele en niet-functionele eisen;

• Procesbeschrijvingen (AS-IS en TO-BE);

• Use cases & user stories;

• Overzicht van interfaces en integratiepunten;

• Toets- en valideerbaarheid van de eisen.

Overige eindproducten zijn:

• Overzicht van risico’s, afhankelijkheden en aandachtspunten.

• Adviesnotities/samenvattingen van workshops en interviews.

• Een maximum uurtarief van € 120,- exclusief btw, inclusief reiskosten woon-werk verkeer werk-werkverkeer;
• Aantoonbare werkervaring met BMS-selecties en systemen zoals Maximo, Ultimo, GBI;
• Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal hbo bachelor niveau richting informatiemanagement, bedrijfskunde of ICT;
• Minimaal 5 jaar aantoonbare ervaring met het opstellen van PvE’s voor complexe ICT-systemen en aanbestedingstrajecten binnen de publieke sector.

Wensen

• Aantoonbare werkervaring met assetmanagement en beheerprocessen provinciaal of gemeentelijk (30 punten);
• Aantoonbare werkervaring met ArcGIS-processen en geo-integraties (20 punten);
• Aantoonbare werkervaring met complexe overheidsprojecten waarbij communicatie een belangrijk onderdeel is (benoem separaat en beknopt 1 voorbeeld in het cv) (15 punten);
• Aantoonbare ervaring met architectuurkaders en integratievraagstukken (10 punten);
• Aantoonbare werkervaring met stakeholdermanagement en het faciliteren van workshops (25 punten).

Competenties

• Analytisch vermogen: Je kunt complexe processen, systemen en gegevensstructuren snel doorgronden en verbanden leggen tussen verschillende onderdelen. Je bent in staat om knelpunten te identificeren en deze te vertalen naar concrete verbeterpunten en eisen. Dit vraagt om een scherp oog voor detail, zonder het overzicht over het geheel te verliezen.
• Communicatievaardig: Je beschikt over uitstekende communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk. Je kunt complexe materie begrijpelijk uitleggen aan diverse doelgroepen, van technische specialisten tot beleidsmakers. Daarnaast weet je in workshops en interviews de juiste informatie boven tafel te krijgen en draagvlak te creëren.
• Resultaat- en oplossingsgericht: Je werkt doelgericht en houdt altijd het eindresultaat voor ogen: een volledig en juridisch toetsbaar PvE. Je stelt prioriteiten, bewaakt de voortgang en zorgt dat deadlines worden gehaald. Tegenslagen zie je als uitdagingen en je zoekt actief naar oplossingen die binnen de kaders passen.
• Politiek-bestuurlijke sensitiviteit: Je begrijpt dat besluitvorming binnen een provincie plaatsvindt in een complex krachtenveld van belangen en regelgeving. Je kunt goed inschatten welke informatie relevant is voor bestuurders en hoe je deze presenteert. Daarbij houd je rekening met maatschappelijke en politieke verhoudingen en weet je effectief te handelen in dit speelveld.
• Proactieve houding: Je neemt initiatief om problemen vroegtijdig te signaleren en op te lossen. Je wacht niet af, maar denkt vooruit en komt met voorstellen die bijdragen aan een soepel verloop van het project. Ook bij weerstand of tegenslagen blijf je constructief en gefocust op het behalen van de doelstellingen.

Werken bij Overijssel

Overijssel is een prachtige provincie om te wonen, te werken en te recreëren. Met elkaar maken we Overijssel iedere dag leefbaarder, mooier, veiliger en beter bereikbaar. De provincie werkt samen met gemeenten, waterschappen, het Rijk, ondernemers en maatschappelijke instanties. Samen zetten we ons in voor de toekomst van onze provincie.

Wegen en Kanalen

Je gaat aan de slag bij de afdeling Wegen en Kanalen (WK), één van de acht afdelingen binnen provincie Overijssel. De afdeling Wegen en Kanalen heeft binnen de provincie Overijssel de zorg voor de provinciale infrastructuur. De afdeling is verantwoordelijk voor het bouwen en beheren van de provinciale wegen, waterwegen, bruggen en sluizen. De afdeling zorgt ervoor dat de benodigde infrastructurele voorzieningen worden gerealiseerd en dat het benodigde onderhoud wordt uitgevoerd. 

De afdeling bestaat uit de volgende teams: Leiding , Bedrijfsvoering Project Advies, Asset en Beleid, Wegen en Groen, Vaarwegen, Installaties en Kunstwerken.  

Beoordeling

Stap 1: Beoordeling cv’s op minimumeisen
“administratieve partner beoordeelt de cv’s op de Vereisten / Knock-outcriteria in het bovengenoemde profiel. Kandidaten die voldoen aan de Vereisten / Knock-outcriteria in het bovengenoemde profiel worden geselecteerd voor stap 2 in de beoordeling”. De kandidaten die niet voldoen worden niet verder beoordeeld.

Stap 2: Selectie 10 cv’s die aan de organisatie worden voorgelegd
administratieve partner beoordeelt de cv’s van de kandidaten die voldoen aan de minimumeisen in het bovengenoemde profiel in onderlinge vergelijking op de bovengenoemde “gunningscriteria te beoordelen door administratieve partner”.

De 10 kandidaten die het beste scoren op bovengenoemde criteria worden geselecteerd voor stap 3 in de beoordeling. Bij een gelijke score is het uurtarief doorslaggevend. De overige kandidaten worden niet voorgelegd aan de opdrachtgever voor verdere beoordeling.

Stap 3: Uitnodiging voor een selectiegesprek
De opdrachtgever beoordeelt de cv’s van de kandidaten die door administratieve partner zijn geselecteerd in onderlinge vergelijking op de volgende criteria.

1. Relevante werkervaring op soortgelijke opdrachten.

2. Relevante werkervaring bij soortgelijke organisaties.

De kandidaten die na deze beoordeling het beste scoren op de beoordeelde gunningscriteria worden uitgenodigd voor een selectiegesprek (stap 4 in de beoordeling). De beste kandidaten worden uitgenodigd voor een gesprek. De overige kandidaten worden niet uitgenodigd voor een gesprek.

Stap 4: Selectiegesprek
In het selectiegesprek wordt door de opdrachtgever nader getoetst in hoeverre de betreffende kandidaten voldoen aan het bovengenoemde profiel (met name wordt getoetst op de competenties). Het selectiegesprek wordt gevoerd met minimaal twee vertegenwoordigers van de organisatie. De kandidaten dienen op elke competentie minimaal een voldoende te scoren. Indien geen van de geselecteerde kandidaten op alle competenties minimaal een voldoende scoort zal stap drie van de beoordeling worden herhaald.

De opdracht wordt gegund aan de kandidaat die naar het oordeel van de organisatie het beste voldoet aan het bovengenoemde profiel. Alle overige kandidaten worden geïnformeerd dat de opdracht niet aan hen wordt gegund. Er wordt een opschortende termijn gehanteerd ter behandeling van eventuele bezwaren.

Planning

De gesprekken bij de opdrachtgever zijn gepland op woensdag 7 januari 2026. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk op dinsdag 6 januari 2026 bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze inhuuropdracht.

Optie tot verlenging: 1x 6 maanden

Hybride: in overleg

Aantal professionals of FTE: 1

Overig algemeen:

• De opdrachtgever zal om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vragen.

• De opdrachtgever zal om een Geheimhoudingsverklaring vragen.

• De Opdrachtgever zal om een Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA) vragen.

• Indien opdrachtnemer personeel ter beschikking stelt, staat opdrachtnemer in het handelsregister geregistreerd als bedrijf dat personeel ter beschikking stelt (conform Waadi).

• Voor opdrachtnemer geldt een Social Return (SROI) verplichting bij gegunde opdrachten hoger dan €400.000 binnen het DAS van de Talentenregio. Voor meer informatie zie: (https://talentenregiohuurtin.nl/wp-content/uploads/2024/10/SROI-bijlage-DAS-v2.pdf).

• Het uurtarief kan worden gewijzigd volgens de hierna genoemde CBS-indexering volgens indexatieclausule artikel 12 van de modelovereenkomsten: CBS CAO Lonen, contractuele loonkosten en arbeidsduur, lonen per uur inclusief bijzondere beloningen indexcijfer, 2020=100: CAO-lonen,contractuele loonkosten en arbeidsduur; indexcijfers (2020-100) cbs.nl).

• Werk-werk reiskosten mogen gedeclareerd worden (€0,37 per kilometer).