Opdracht

Voor het team Informatievoorziening van het domein Bedrijfsvoering, Informatievoorziening en Organisatie zoekt de provincie Utrecht een:

Het is onze opgave om de aantrekkelijkheid van onze provincie te vergroten en groei zo te faciliteren dat de kwaliteit van onze ruimte behouden blijft. Samen met inwoners, bedrijven, organisaties en andere overheden werken het provinciebestuur en medewerkers met enthousiasme en daadkracht aan een gezonde en duurzame leefomgeving. Wij willen dat iedereen in de provincie Utrecht fantastisch woont, werkt en leeft. Daarom zorgen wij voor een goede balans tussen groen en groei.

Informatiebeheer en archivering
Een van de pijlers onder onze ambitie is een goede informatiebeheer en archivering. Informatiebeheer is voor ons binnen het kader van duurzame toegankelijkheid de inrichting en uitvoering van het opslaan, het bewaren en beheren, het ontsluiten of (actief) leveren, en waar nodig, het overdragen, verplaatsen, verwijderen of vernietigen van informatie. Dossiervorming en archivering vinden momenteel plaats in onder meer Teams (dms) en Corsa (afgesloten dossiers). Het proces en de kwaliteit van dossiervorming en archivering behoeft verbetering.

Werkzaamheden

Als kwaliteitsadviseur informatiebeheer ben je onderdeel van het cluster informatiebeheer en archivering en lever je een bijdrage aan de optimalisatie van dossiervorming en archivering. Je bewaakt dat de informatie van de provincie Utrecht op de juiste wijze in het document management- en archiefsysteem wordt opgeslagen en beheerd.

Je richt je hierbij op de volgende werkzaamheden:

• Kwaliteitstoetsen informatiebeheer o.a. op dossiers in DMS

• Begeleiden van de business bij maatregelen zoals gesteld in het kader van duurzaam toegankelijk archiveren

• Beoordelen van de kwaliteit en beschikbaarheid van provinciale archiefsystemen en adviseren over mogelijke verbeteringen.

• Het bevorderen van een klimaat om de gebruikersorganisatie op het gewenste kennisniveau te brengen tav duurzaam toegankelijke archivering.

• Het uitvoeren van werkzaamheden zoals omschreven in het Handboek Informatiebeheer

• Zorgen dat project- en opgaveteams op de juiste wijze uitvoering geven aan informatiebeheer

• Doorontwikkeling van het Kwaliteitssysteem Informatiebeheer

• Ontwikkelt en onderhoudt beleid, kaders en richtlijnen voor informatiebeheer.

• Inschrijver voldoet aan de gestelde uitvoeringsvoorwaarde zoals bovenaan benoemd in de uitvraag;

• Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal hbo bachelor niveau;

• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring met (digitale) archivering bij een overheidsorganisatie;

• Aantoonbare werkervaring met de Archiefwet, Wet Open Overheid en andere informatiewetten. Benoem duidelijk in het CV waar deze werkervaring;

• Aantoonbare werkervaring met methoden en technieken op het gebied van informatiebeheer en archivering;

• Een maximum uurtarief van 115,- exclusief btw, inclusief reiskosten woon-werk verkeer, werk-werkverkeer en parkeerkosten (inclusief fee).

Wensen

• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring met (digitale) archivering bij een overheidsorganisatie (40 punten);

• Aantoonbare werkervaring met het geven van trainingen over archiefwet, Wet Open Overheid en andere informatiewetten (30 punten);

• Aantoonbare werkervaring met het opzetten, implementeren, borgen en van kwaliteitssystemen ten behoeve van toetsing en adoptie door business van taken op het gebied van informatiebeheer. Geef hiervan een duidelijk voorbeeld in het CV (30 punten).

Competenties

• Je hebt een proactieve werkhouding

• Je bent kwaliteits- en resultaatgericht

• Je weet jouw omgeving te enthousiasmeren en je kunt onze gebruikers meenemen

• Je zoekt de verbinding met de gebruikers, de leveranciers en je collega

• Omgevingssensitief, resultaatgericht zonder het proces en het uiteenlopende volwassenheidsniveaus van de organisatie uit het oog te verliezen: Slagvaardige en waar nodig geduldige bruggenbouwer die tegen een stootje kan.

Organisatie

Utrecht is een provincie om trots op te zijn. Gevarieerd, bruisend en met een rijke historie. Met veel verschillende levensstijlen, culturen en persoonlijke voorkeuren. Onze regio is een topregio met een innovatieve kenniseconomie. 

Het is onze opgave om de aantrekkelijkheid van onze provincie te vergroten en groei zo te faciliteren dat de kwaliteit van onze ruimte behouden blijft. Samen met inwoners, bedrijven, organisaties en andere overheden werken het provinciebestuur en medewerkers met enthousiasme en daadkracht aan een gezonde en duurzame leefomgeving. Wij willen dat iedereen in de provincie Utrecht fantastisch woont, werkt en leeft. Daarom zorgen wij voor een goede balans tussen groen en groei.

Het domein Bedrijfsvoering, Informatie en Organisatie (BIO) verzorgt alle uitvoerende bedrijfsvoeringstaken van de organisatie, zodat onze collega’s zich kunnen concentreren op de realisatie van de primaire doelstellingen. Wij richten ons op een integrale bedrijfsvoering, die past in de huidige tijd. Wij blijven onze producten en diensten ontwikkelen en verbeteren. Zo leveren wij een optimale ondersteuning en een dienstverlening met toegevoegde waarde voor de (interne) klanten.

Het team Informatievoorziening (IV) van waaruit jij gaat opereren, verzorgt zowel concernbreed als organisatiespecifiek de informatievoorziening en ICT-dienstverlening. Samen streven we ernaar om de medewerkers van de provincie Utrecht te voorzien van betrouwbare ICT diensten en oplossingen.

De provincie Utrecht kent een decentraal beleid, waarbij het domein zelf hun eigen specifieke informatievoorzieningen beheren en door ontwikkelen. IV verzorgt alleen de generieke informatievoorzieningen en de specifieke informatievoorzieningen van het domein BIO.

Essentiele aspecten hierbij zijn:

• Business informatiemanagement

• Procesanalyse en -ontwerp

• Business – en informatie analyse

• Architectuur

• Informatiebeveiliging & privacy

• Informatiebeheer en archivering

• Portfolio-, programma en projectmanagement

• Functioneel- en applicatiebeheer

• ICT infrastructuur en werkplekbeheer

• Data- en gegevensmanagement

• Innovatiemanagement

Planning

De gesprekken bij de opdrachtgever zijn gepland op woensdag 5 november 2025, van 10:00 uur tot 12:00 uur. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk op dinsdag 4 november 2025 bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze inhuuropdracht.

Beoordeling en selectieproces

Stap 1: Beoordeling Offertes op minimumeisen
De Offertes worden eerst beoordeeld op de minimumeisen die in de Offerteaanvraag zijn vermeld. De controle van de Offerte vindt plaats op daadwerkelijke inhoud en naar waarheid, hierbij kan eventueel ook contact gezocht worden met derden. Offertes die voldoen aan de minimumeisen worden geselecteerd voor Stap 2 in de beoordeling. De Offertes die niet voldoen worden niet verder beoordeeld.

Stap 2: Selectie tien (10) Offertes die aan de opdrachtgever worden voorgelegd
Offertes die voldoen aan de minimumeisen worden in onderlinge vergelijking op de in de Offerteaanvraag genoemde selectiecriteria beoordeeld in Stap 2. De tien (10) Offertes die het beste scoren op bovengenoemde criteria worden geselecteerd voor Stap 3 in de beoordeling. Bij een gelijke score is het uurtarief doorslaggevend. De overige Offertes worden niet voorgelegd aan de opdrachtgever voor verdere beoordeling.

Stap 3: Uitnodiging voor een selectiegesprek
De opdrachtgever beoordeelt de tien (10) offertes van in onderlinge vergelijking op de volgende gunningscriteria:

• Relevante werkervaring op soortgelijke opdrachten.

• Relevante werkervaring bij soortgelijke organisaties.

De drie (3) Offertes die na deze beoordeling het beste scoren op de beoordeelde gunningscriteria gaan door naar Stap 4 (Selectiegesprek). De kandidaten worden uitgenodigd voor een gesprek. De overige kandidaten worden niet uitgenodigd voor een gesprek.

Stap 4: Selectiegesprek
In het selectiegesprek wordt door de Opdrachtgever nader geverifieerd in hoeverre de betreffende Offertes voldoen aan de minimumeisen en criteria die genoemd zijn bij Stap 2 en Stap 3. Daarnaast wordt getoetst op de in de Offerteaanvraag genoemde competenties. Het selectiegesprek wordt gevoerd met minimaal twee vertegenwoordigers van de organisatie. De kandidaten dienen op elke competentie minimaal een voldoende te scoren. Indien geen van de geselecteerde kandidaten op alle competenties minimaal een voldoende scoort zal Stap 3 van de beoordeling worden herhaald. De opdracht wordt gegund aan de Gegadigde die naar het oordeel van de organisatie het beste voldoet aan de in de Offerteaanvraag genoemde competenties. Alle overige Inschrijvers worden geïnformeerd dat de opdracht niet aan hen wordt gegund. Er wordt een opschortende termijn gehanteerd ter behandeling van eventuele bezwaren.

Toevoeging

Voor het uitoefenen van de opdracht wordt vanuit de provincie Utrecht verwacht dat de opdrachtnemer haar eigen (ICT) middelen inzet. Indien gedurende de opdracht blijkt dat er extra bedrijfsmiddelen nodig zijn om het product of dienst te kunnen leveren/verlenen, dan zal opdrachtnemer deze zelf bekostigen.

CV-eisen

• Maximaal 5 pagina's, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.

Overige informatie

• De opdrachtgever zal om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vragen.

• Indien opdrachtnemer personeel ter beschikking stelt, staat opdrachtnemer in het handelsregister geregistreerd als bedrijf dat personeel ter beschikking stelt (conform Waadi).

• Vragen kunnen ingediend worden tot woensdag 29 oktober 2025, 09:00 uur. De vragen en bijbehorende antwoorden worden op donderdag 30 oktober 2025 gepubliceerd op onze website. Inhoudelijke vragen kunt u indienen. Vragen omtrent de procedure kunt u telefonisch stellen. De reactietermijn van deze inhuuropdracht duurt tot vrijdag 31 oktober 2025, 09:00 uur. Tot die tijd kunt u reageren.