Context van de opdracht

De komende jaren worden informatie en data meer en meer de spil van ons functioneren binnen PZH. Het belang van kwalitatief goede en toegankelijke data groeit daarmee in de komende jaren enorm. We werken toe naar een situatie van duurzame toegankelijkheid van informatie en data, volgens de DUTO-normen van het Nationaal Archief.

Dit is voor PZH een enorme opgave, omdat we vanuit een situatie van achterstallig onderhoud komen. De gebruikte technologie was verouderd, het beleid was onvoldoende geactualiseerd, processen waren er niet of waren onvoldoende eenduidig beschreven. Daarnaast was ook de personele inzet op het werkveld onvoldoende om de ambities te verwezenlijken.

Overigens betekenen de ambities niet alleen een belangrijke verandering voor de data-en informatieprofessionals binnen de I&A-opgave. De centrale rol van informatie en data vraagt om een hoger niveau van volwassenheid van alle 2300 medewerkers van PZH. Vanuit I&A geven we daar richting aan. En vanuit het team archief- en informatiebeheer ondersteunen we deze beweging.

De uitdaging in de rol van coördinator/AON

De rol van coördinator Archief- en Informatiebeheer is uitdagend door de combinatie van aspecten en omstandigheden:

• De rol en inhoud van het team verandert onder invloed van de centrale rol die informatie en data in de organistie (gaan) spelen.
• De implementatie van de Informatietransitie leidt tot andere kaders, richtlijnen, processen en technologie. Dat wat voor het team 'oud en vertrouwd' was, is er straks niet meer. De nieuwe technologie vraagt om scholing en andere inzichten en aanpassing van processen.
• De positie van het team in de opgave BI, Geo en documentaire data. Deze opgave is in scope en personele inzet enorm groot. Zo groot, dat gekeken wordt naar organisatorische mogelijkheden om de beheersbaarheid te vergroten.
• De personele dynamiek van een veranderende samenstelling van het team en andere kwalitatieve eisen.

De coördinator/AON vervult in dit complexe en gevarieerde speelveld een sleutelrol. In de eerste plaats als inhoudelijk verantwoordelijke voor het team en de resultaten die van het team worden verwacht. In die zin is de coördinator/AON een 'veilige thuishaven' voor de medewerkers van het team. De man of vrouw waar je op kunt bouwen.

Daarnaast vervult de coördinator/AON een belangrijke inhoudelijke rol bij het verder vorm- en inhoud geven van het duurzaam toegankelijk informatie- en databeheer. In dit opzicht vertegenwoordigt hij het team in de gesprekken met de AOG en op I&A-opgave niveau. Ook is er intensief contact met de provincie-archivaris en AON's en AOG's in de businessdomeinen van PZH. Onderdeel van de rol van coördinator is het toezicht op het digitaal en fysiek archiefbeheer (selectie, vernietiging, overbrenging).

Resultaten

In nauw overleg met de AOG en de P-manager moet de inzet op de rol van coördinator leiden tot een aantal (deel)resultaten en producten. Dit betreft onder meer:

• Een visie op de (her)positionering van het team in het licht van de ontwikkeling van de informatie- en datavoorziening.
• Het formuleren en realiseren van een implementatieplan van de visie op de positionering van het team.
• Inhoudelijke input voor het opleidingsplan van het team (in nauwe samenwerking met de P-manager).
• Implementatieplan voor aansluiting op het e-Depot.
• Implementeren van beleid voor informatiebeheer en archivering.
• Meerjarenplan voor doorontwikkeling en positionering van het team.

• Je bent gedurende de opdrachtduur beschikbaar voor gemiddeld 36 uur per week en bent flexibel inzetbaar. Je kunt op 15 oktober 2026 starten, of op een in onderling overleg te bepalen andere datum.
• Je beschikt minimaal over (minimaal) HBO werk/denkniveau blijkend uit relevante werkervaring en een met een diploma afgeronde HBO/WO-studie op een relevant vakgebied zoals informatie- of archiefmanagement, bedrijfskunde of vergelijkbaar.
• Je hebt minimaal negen (9) jaar aantoonbare kennis van en ervaring als (senior) professional op het gebied van informatie- en datavoorziening, recordmanagement en archiefbeheer. Daarin heb je aantoonbaar kennis van de Archiefwet, WOO, AVG en de DUTO normen en van DMS/RMA-platformen.
• Je hebt minimaal zes (6) jaar aantoonbare ervaring als manager of coördinator in een vergelijkbare functie.
• Je hebt minimaal drie (3) jaar aantoonbare ervaring in het leiden en positioneren van teams in een ingrijpend veranderproces.

Wensen

• HBO/WO-studie afgerond met een diploma op informatie- of archiefmanagement bedrijfskunde of bestuurskunde (10 punten).
• Meer dan dertien (13) jaar aantoonbare kennis van en werkervaring als (senior) professional op het gebied van informatie- en datavoorziening, recordmanagement en archiefbeheer (15 punten).
• Meer dan negen (9) jaar aantoonbare ervaring als manager of coördinator in een vergelijkbare functie (10 punten).
• Meer dan zes (6) jaar aantoonbare werkervaring in het leiden en positioneren van teams in een ingrijpend veranderproces (20 punten).
• Visie op en geschiktheid voor de opdracht van coördinator/AON Archief- en informatiebeheer, waarbij je volledig aansluit op de voorliggende opdracht en grote meerwaarde biedt (25 punten).

Competenties

• Samenbindend Leiderschap
• Organisatiesensitiviteit
• Zorg voor kwaliteit
• Initiatief
• Verandermanagement
• Professionaliteit
• Effectief communiceren (schriftelijk en mondeling)

Sinds 2023 werken we binnen PZH aan het programma Informatietransitie. De Informatietransitie is een zeer omvangrijk programma dat de verandering op het gebied van informatiebeheer en datagedreven werken vormgeeft en implementeert. Een belangrijk onderdeel van het programma is het inrichten van een besturings en control-instrumentarium (gremia, rollen, sturing, processen) om de veranderingen te borgen. In de uitvoering van het programma koppelen we specialistische externe expertise aan de inzet van onze interne collega's, zodat ook in dit opzicht de beweging die we maken geborgd is.

Binnen PZH hebben we de traditionele hiërarchische organisatiestructuur van directies, afdelingen en bureaus losgelaten. Onze manier van werken noemen we 'Opgave Gedreven Werken' (OGO). Binnen opgaven kennen we opdrachten, waarin een opgaveteam werkt aan het realiseren van de resultaten.

Het team 'archief- en informatiebeheer' behoort tot de opdracht 'BI, Geo en Documentaire data' en is een opdracht met een meer continu karakter. De coördinator van dit team vervult de rol van Ambtelijk Opdrachtnemer (AON).

Het team 'Archief- en Informatiebeheer'

Het team Archief- en Informatiebeheer bestaat uit 17 gedreven professionals. De rol die het team op dit moment vervult weerspiegelt de 'wereld van archief- en informatiebeheer' van PZH in het afgelopen decennium. Deze rol is gevarieerd en omvat onder andere het digitaliseren van analoge documenten en papieren post, het in de rol van informatiecoach adviseren van collega's, het controleren van dossiers op volledigheid en verbeteren van de kwaliteit van dossiers en het voorbereiden op archivering. Tegelijkertijd zal de rol in de komende tijd veranderen, onder invloed van de nieuwe kaders en richtlijnen en processen die zijn ontwikkeld. En ook omdat het belang van informatie en data in de businessdomeinen van PZH enorm toeneemt. Tenslotte zullen we in 2028 voor het eerst dossiers overbrengen naar een e-depot. Het team zal hierin een – nader te bepalen – belangrijke rol in vervullen.

De drie hoogst scorende kandidaten in de ranking worden uitgenodigd voor een verificatiegesprek. Het gesprek wordt gevoerd door materiedeskundigen die deel uitmaken van het beoordelingsteam, o.a. ambtelijk opdrachtgever, programmamanager Informatietransitie, projectleider / verandermanager Informatietransitie. De locatie voor het gesprek is Zuid-Hollandplein 1, Den Haag.

Optie tot verlenging: PZH kan de overeenkomst 4 keer verlengen met een maximale totale inzet van 36 maanden.

Hybride: Thuiswerken op maandag en vrijdag is mogelijk. De vaste kantoordagen zijn dinsdag, woensdag en donderdag.

Overig algemeen:

Verklaring Omtrent Gedrag (VOG)

Als je de opdracht gegund krijgt, moet je een VOG aanleveren binnen vier (4) weken na definitieve gunning. Je bent zelf verantwoordelijk voor de aanvraag. Het algemeen screeningsprofiel (2.4.b) met nummers 11 en 12 is van toepassing, aangevuld met de risicogebieden diensten (41 +43) en aansturen organisatie (71).

Vertrouwelijkheid en Geheimhouding

De inhoud van deze uitvraag is vertrouwelijk. Je dient bij opdrachtverstrekking het Model integriteits-/geheimhoudingsverklaring voor externen volledig in te vullen en te ondertekenen.