Opdrachtomschrijving

De Provincie Zuid-Holland (hierna 'PZH') heeft behoefte aan inrichtings- en adviesexpertise voor de inrichting van Xxllnc Zaken (voorheen: zaaksysteem.nl) als onderdeel van procesondersteuning, als opvolger van bestaande workflows die in het huidige DMS zijn ingericht. Dit traject maakt deel uit van een reeks andere veranderingen op het gebied van informatiehuishouding die worden gerealiseerd binnen het programma Informatietransitie.

Rondom het huidige DMS dat uitgefaseerd zal worden is momenteel een omvangrijke hoeveelheid maatwerk in gebruik, met name functionaliteit ter ondersteuning van de besluitvormingsprocessen, afhandeling van klachten en bezwaren, poststromen en publicatie van besluiten.

Om het huidige DMS mettertijd te kunnen uitzetten, is het noodzakelijk dat eerst deze procesondersteuning wordt vervangen en op een ander platform wordt ingericht. Bij deze vervanging wordt tegelijkertijd een verbeterslag toegepast, gericht op zowel rationalisatie als modernisering inclusief het vergroten van het gebruiksgemak.

Als aanpak voor het realiseren en implementeren van de nieuwe procesondersteuning is de onderstaande fasering gekozen.

Inmiddels is de herontwerpfase (het verzamelen van user en non functional requirements) afgerond, en is het platform geselecteerd waarop deze procesondersteuning zal worden ingericht, te weten: XxlInc Zaken en NotuBiz. Beide systemen zijn overigens al binnen PZH beschikbaar en in gebruik. Er is inmiddels ook een PoC gestart (Proof of Concept), in samenwerking met de platform-leveranciers.

Momenteel wordt capaciteit gezocht om, in samenwerking met het projectteam, de volledige inrichting van Xxllnc Zaken conform requirements te verzorgen, waarbij een agile aanpak (in sprints) voor de hand ligt. Voor de inrichting van NotuBiz wordt separaat capaciteit geworven.

Na afronding van de inrichtingsfase volgt de uitrol naar de gebruikersorganisatie en de overdracht naar de PZH-beheerorganisatie. Voor dit laatste is ook vanuit de gevraagde capaciteit ondersteuning nodig (documentatie, kennisoverdracht, etc.).

Werkzaamheden

Deze rol omvat:

• Inrichten en configureren van zaaktypen in XxlInc Zaken voor de eerder genoemde processen, waarbij hij/zij:

  • zorgt voor aansluiting op de bestaande architectuuromgeving van PZH bij de gevraagde inrichting;

  • adviserend is op gebied van inrichtingskeuzes;

  • de inrichting van koppelingen via het integratieplatform (enable-U) verzorgt en coördineert;

  • nauw samenwerkt met de inrichter NotuBiz op de raakvlakken van de beide platforms.

• Testen (op basis van een gestructureerde testmethodiek) en implementeren van nieuwe functionaliteiten;

• Documentatie en overdracht aan interne teams.

• Eis 1 Beschikbaarheid: De aangeboden kandidaat/kandidaten is/zijn in principe gedurende de periode van 23 februari 2026 tot en met 1 augustus 2026 beschikbaar voor gemiddeld 36 uur per week voor de uitvoering van het project en is flexibel inzetbaar. De kandidaat moet op 23 februari 2026 kunnen starten, of in onderling overleg op een ander te bepalen datum;

• Eis 5 Bandbreedte Uurtarief: Het aangeboden uurtarief bedraagt minimaal € 90,- en maximaal € 125,-. exclusief BTW inclusief alle overige kosten, bijvoorbeeld reis-, verblijf-, telefoon- en parkeerkosten;

• Eis 6 Kennis en expertise: Uit het 'Invulformulier Kwaliteit' blijkt minimaal dat de kennis en expertise van de aangeboden kandidaat aantoonbaar en verifieerbaar is (middels opleidingen, cursussen, werkervaring) beschikt over:

  • Eis 6.1 Minimaal aantoonbaar HBO-werk- en denkniveau. Aantoonbaar door behaald relevant HBO-diploma of omschrijving van de aanwezige werkervaring op HBO-niveau;

  • Eis 6.2 Aantoonbare werkervaring met het inrichten van diverse processen in XxlInc Zaken;

  • Eis 6.3 Aantoonbare werkervaring binnen overheidsorganisaties en daarbij behorende administratieve overheidsprocessen;

  • Eis 6.4 Aantoonbare werkervaring met het bouwen/inrichten van koppelingen tussen XxlInc Zaken en andere taakapplicaties.

• Eis 7 Verklaring omtrent gedrag (VOGnp): De inschrijver zal in het geval dat deze de opdracht gegund krijgt een VOG van de kandidaat via het aanbestedingsplatform binnen 4 weken na definitieve gunning aanleveren.

Wensen

De gunningscriteria zijn als volgt:

• G1: Inrichting platform (55 punten): Aantoonbare werkervaring met het inrichten van diverse processen in Xxllnc Zaken gedurende de afgelopen vijf (5) jaar.

• G2: Agile/scrum teamverband (15 punten): Aantoonbare werkervaring binnen het werken in scrum/agile teams tijdens inrichtingstrajecten gedurende de afgelopen zeven (7) jaar.

• G3: Overheidsorganisaties (10 punten): Aantoonbare werkervaring binnen overheidsorganisaties en daarbij behorende administratieve overheidsprocessen.

Competenties

• Beschikt over kennis en vaardigheden op het gebied van inrichting van XxlInc Zaken;

• Sterke probleemoplossende en analytische vaardigheden, maar gedreven voor een praktisch resultaat;

• Communicatieve vaardigheden, in staat om bruggen te slaan tussen techniek en gebruikers;

• Goede planningsvaardigheden;

• Uitstekende communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk;

• In staat om in groepsverband (scrum events, workshops) én 1 op 1 mensen mee te nemen tijdens de realisatie;

• In staat om soepel te schakelen tussen verschillende werkpakketten en klantgroepen;

• Teamplayer, maar kan ook zelfstandig werken;

• Resultaatgericht en heeft een proactieve werkhouding;

• Vasthoudend, stressbestendig en beschikt over doorzettingsvermogen;

• Bezit leervermogen, bijv. maakt zich de bestaande omgeving snel eigen;

• Zoek actief de samenwerking richting de andere inrichter(s) en teamleden;

• Beschikt over kennis en vaardigheden op het gebied van het inrichten en testen van koppelingen.

Programma Informatietransitie

PZH werkt sinds 2023 aan de Informatietransitie, een omvangrijk veranderprogramma met een aanzienlijke ICT-component, dat alle 2200 medewerkers, managers en bestuurders van PZH raakt.

Het programma Informatietransitie kent drie hoofdaandachtsgebieden:

• Duurzaam Digitaal Informatiebeheer. Het duurzaam op orde brengen van het informatiebeheer en alle daaraan gerelateerde ICT-middelen en processen. Ook het opschonen en kwalitatief verbeteren van de data en informatie is onderdeel van de scope.

• I-governance & I-control. PZH wil sturen op het data- en informatie-domein. Het programma ontwikkelt een 'elegant' besturings- en control-model (zonder overbodige bureaucratie). Het creëren van draagvlak in de PZH-organisatie voor dit onderwerp op alle niveaus is cruciaal voor het slagen van deze transitie. Het niet inrichten van besturing heeft geleid tot het verwateren van eerdere initiatieven in termen van basis op orde en opschonen. Niks doen is geen optie.

• Data-Gedreven Werken. Met de organisatie zetten we de volgende stap in volwassenheid: een uniform werkende PZH-organisatie. Thans kent PZH diverse initiatieven op het gebied van het data-gedreven werken. De Informatietransitie ontwikkelt de fundamentele basisrandvoorwaarden (op de gebieden: mens, technologie, processen, organisatie en data) om data-gedreven werken structureel in te richten en te borgen.

De Informatietransitie legt met het realiseren van deze doelen de inhoudelijke basis voor de digitale transformatie in de opgaven en organisatieonderdelen van PZH. Overtuigen door vanuit visie draagvlak te verwerven een heldere strategie te ontwikkelen en te vertalen naar uitvoering. Veel betrokkenheid vanuit de eigen organisatie is nodig omdat de genoemde aandachtsgebieden ook na afloop van het programma structureel aandacht en inzet nodig hebben.

De geplande datum voor het verificatiegesprek is 29 januari 2026. De locatie is Zuid-Hollandplein 1, Den Haag.

Maximaal drie hoogst scorende kandidaten in de ranking worden uitgenodigd voor een verificatiegesprek. Het gesprek wordt gevoerd door de materiedeskundigen in het beoordelingsteam. Het betreft de volgende functionarissen: Projectmanager Vervanging workflows en Adviseur data- en informatiebeheer.

Optie tot verlenging: Aanbestedende dienst kan eenzijdig besluiten de overeenkomst maximaal acht (8) maal (voor bepaalde tijd) te verlengen met een maximale inhuurtermijn van 48 maanden exclusief de initiële inhuurperiode. De bepaalde tijd van de verlenging wordt per verlengingsoptie bepaald.

Hybride: Geen verdere informatie

Aantal professionals of FTE: 1

Prijzen en tarieven

Prijzen en (uur)tarieven zijn vast voor de duur van de Overeenkomst. De prijs en/of het (uur)tarief is in euro's en is all-in, dat wil zeggen dat zijn inbegrepen: salariskosten, overheadkosten, kantoortoeslagen, kantoorkosten, kosten voor ondersteunend werk, kosten voor het gebruik van apparatuur, normale binnenlandse vervoers-, reis- en verblijfkosten, parkeerkosten, opleidingskosten, werving- en selectiekosten, vervanging, verzekeringspremies, winst en alle eventuele verdere bijkomende kosten, echter exclusief BTW. De bedoelde prijs en/of het (uur)tarief geldt ook voor meer- en minderwerk.

Indexering

Indien de opdracht langer duurt dan 1 jaar kan in overeenstemming met de opdrachtgever een indexering worden overeengekomen. De indexering is op basis van de CBS prijsindexcijfer CAO lonen per uur, inclusief bijzondere beloningen, categorie zakelijke dienstverlening van het laatste kwartaal van voorgaande jaar. Het maximum is vastgesteld op een indexatie van 6% per jaar.