Omschrijving van de opdracht

Het doel van de opdracht is het ondersteunen en realiseren van de functionele implementatie van CALS waarbij informatiebeheerprocessen, functionele eisen en inrichtingsvoorstellen worden geanalyseerd, uitgewerkt vastgelegd en getoetst. De opdracht is gericht op de inzet van een junior en een medior informatiespecialist die in een bestaand projectteam komen en bijdragen aan het vertalen van informatiebeheerbeleid, wettelijke kaders en organisatorische behoeften naar een concrete, werkbare en toetsbare inrichting van CALS. Daarbij staan het duurzaam beheren, archiveren en toegankelijk houden van documenten en dossiers gedurende de levenscyclus centraal.

De werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• analyseren en uitwerken van informatiebeheerprocessen
• uitwerken van metadata, classificatie en dossierstructuren
• de ondersteuning van lifecycle-management
• de ondersteuning van functionele inrichting en integraties
• het voorbereiden en uitvoeren van systeem en functionele testen

Binnen de opdracht wordt onderscheid gemaakt in de mate van zelfstandigheid, inhoudelijke verantwoordelijkheid en complexiteit van de werkzaamheden.

De junior informatiespecialist zal zich voornamelijk richten op het inventariseren, uitwerken, documenteren en controleren van de informatiebeheerprocessen, metadata, functionaliteit en testresultaten. De werkzaamheden van de junior informatiespecialist worden uitgevoerd binnen vastgestelde kaders van informatiebeheer en onder inhoudelijk begeleiding van ervaren specialisten.

De medior informatiespecialist analyseert zelfstandig de informatiebeheerprocessen en werkt functionele eisen en inrichtingsvoorstellen uit. Daarnaast toetst en begeleid de medior informatiespecialist afzonderlijke delen van de CALS – implementatie. De medior informatiespecialist signaleert knelpunten, afhankelijkheden, adviseert over oplossingsinrichtingen en stemt complexe vraagstukken af met de verantwoordelijke specialisten.

Beide profielen leveren een inhoudelijke bijdrage aan de implementatie en werken in het projectteam nauw samen met informatiebeheer, functioneel beheer, architectuur en de implementatiepartner OpenText.

Taakelementen

Rol van de junior informatiespecialist:

• Informatiebeheerprocessen: inventariseren, beschrijven en documenteren van informatiebeheerprocessen, functionele eisen en procesafspraken.
• Metadata en dossierstructuren: uitwerken, vastleggen en controleren van metadata, classificatie, documenttypen en dossierstructuren.
• Lifecycle-management: ondersteunen bij het uitwerken en vastleggen van regels en scenario's voor archivering, bewaring en vernietiging.
• Functionele inrichting en integraties: documenteren van functionele specificaties, gebruikersscenario's en inrichtingsafspraken voor CALS en gekoppelde applicaties.
• Test en controle kwaliteit: voorbereiden en uitvoeren van functionele testen, vastleggen van testresultaten en registratie en opvolging van bevindingen.
• Migratie en kwaliteit informatie: ondersteunen bij voorbereiding migraties, controle metadata en uitvoeren kwaliteitscontroles informatie.
• Documentatie en overdracht: opstellen en bijhouden van functionele documentatie en werkinstructies.

Rol van de medior informatiespecialist:

• Informatiebeheerprocessen: analyseren en vertalen van informatiebeheerprocessen naar functionele eisen, user stories, procesbeschrijvingen en acceptatiecriteria.
• Metadata en dossierstructuren: specificeren en toetsen van metadata, classificatie, documenttypen en dossierstructuren op basis van vastgestelde informatiebeheerkaders.
• Lifecycle-management: uitwerken en toetsen van functionele regels en scenario's voor archivering, bewaartermijnen, selectie en vernietiging.
• Functionele inrichting en integraties: analyse en specificatie van functionele inrichtingseisen en gebruikersscenario's voor CALS en gekoppelde applicaties.
• Test en controle kwaliteit: opstellen, uitvoeren en beoordelen van functionele testen, analyse van bevindingen en advisering over benodigde aanpassingen.
• Migratie en kwaliteit informatie: uitwerken van functionele migratie-eisen ondersteunen bij voorbereiding migraties, controle metadata en uitvoeren kwaliteitscontroles informatie.
• Documentatie en overdracht: opstellen en bijhouden van functionele documentatie, werkinstructies, vastleggen inrichtingskeuzes en ondersteunen bij overdracht naar functioneel beheer.

Resultaten

De junior informatiespecialist levert:

• Informatiebeheerprocessen: actuele en vastgelegde procesbeschrijvingen, functionele eisen en procesafspraken.
• Metadata en dossierstructuren: uitgewerkte en gecontroleerde metadata, classificaties, documenttypen en dossierstructuren.
• Lifecycle-management: beschreven lifecycle-processen, bewaartermijnen en functionele gebruikersscenario's.
• Functionele inrichting en integraties: vastgelegde functionele specificaties, gebruikersscenario's en inrichtingsafspraken.
• Test en controle kwaliteit: voorbereide en uitgevoerde systeem en functionele testen, inclusief vastgelegde testresultaten en bevindingen.
• Migratie en kwaliteit informatie: gecontroleerde metadata-mappings, uitgevoerde kwaliteitscontroles en vastgelegde afwijkingen.
• Documentatie en overdracht: opstellen en bijhouden van functionele documentatie, werkinstructies, vastleggen inrichtingskeuzes en ondersteunen bij overdracht naar functioneel beheer.

De medior informatiespecialist levert:

• Informatiebeheerprocessen: geanalyseerde en uitgewerkte informatiebeheerprocessen, vertaald naar functionele specificaties, user stories en toetsbare acceptatiecriteria.
• Metadata en dossierstructuren: gespecificeerde en gevalideerde metadata, classificaties en dossierstructuren die aansluiten op de vastgestelde beheerkaders.
• Lifecycle-management: Uitgewerkte en toetsbare functionele regels en scenario's voor archivering bewaring selectie en vernietiging.
• Functionele inrichting en integraties: afgestemde functionele specificaties en integratiescenario's voor CALS, M365 en ander vak applicaties.
• Testen en controle kwaliteit: uitgevoerde en beoordeelde functionele testen, inclusief onderbouwde bevindingen, verbetervoorstellen, en adviezen voor acceptatie.
• Migratie en kwaliteit informatie: vastgestelde functionele en migratie- en kwaliteitscriteria, gevalideerde metadata-mappings en beoordeelde migratieresultaten.
• Documentatie en overdracht: complete en consistente en inhoudelijk afgestemde en vastgestelde functionele documentatie, inrichtingskeuzes en beheerinformatie.

Junior functie

• Minimaal een aantoonbaar behaald hbo-diploma.
• Minimaal één (1) jaar aantoonbare werkervaring met informatiebeheer, documentmanagement, records management en Data Gedreven werken.
• Minimaal een (1) jaar aantoonbare werkervaring met functionele inrichting en implementatie van informatiesystemen, waaronder het beschrijven van processen functionele eisen en gebruikersscenario's.
• Minimaal één (1) jaar aantoonbare werkervaring met informatiemigratie, metadata, classificatie en kwaliteitscontrole.

Medior functie

• Minimaal een aantoonbaar behaald hbo-diploma.
• Minimaal vijf (5) jaar aantoonbare werkervaring als informatiespecialist, adviseur informatiebeheer of in een vergelijkbare functie binnen een overheidsorganisatie.
• Minimaal vijf (5) jaar aantoonbare werkervaring met implementatie- of doorontwikkelingstraject van een DMS/RMA of vergelijkbare informatiebeheervoorziening waaronder het analyseren en uitwerken van functionele eisen, metadata en informatiebeheerprocessen.
• Minimaal vijf (5) jaar aantoonbare werkervaring binnen een migratieproject met werkzaamheden op het vlak van metadata-mapping, gegevens kwaliteit, classificatie en migratiecontroles.

Algemeen

• Het aangeboden team is gedurende de opdrachtduur beschikbaar voor gemiddeld 32/36 uren per week en is flexibel inzetbaar.
• Het team moet op 4 januari 2027 kunnen starten, of in onderling overleg op een ander te bepalen datum.

Wensen

• Een aantoonbaar behaald hbo-diploma. (Max. 5 punten)
• Mate van gevraagde aantoonbare ervaring van het team met informatiebeheer (minimaal 6 jaar totaal). (Max. 15 punten)
• Aantoonbare werkervaring met functionele implementatie bedrijfsapplicaties (minimaal 6 jaar totaal). (Max. 15 punten)
• Aantoonbare werkervaring met migratie en informatiekwaliteit (minimaal 6 jaar totaal). (Max. 15 punten)
• Visie op de opdracht en geschiktheid, specifiek gericht op de functionele implementatie van CALS. (Max. 30 punten)

Competenties

• Analytisch vermogen
• Stakeholdermanagement
• Resultaatgerichtheid
• Communicatieve kracht
• Verbindend vermogen

Provincie Zuid-Holland werkt binnen het Programma Informatietransitie aan het duurzaam op orde brengen, houden en benutten van informatie. Een belangrijk onderdeel hiervan is de implementatie van CALS: het Centraal Archief en Legacy Systeem.

Deze opdracht betreft bestaande posities voor een junior en medior informatiespecialist binnen het Programma Informatietransitie die opnieuw op de markt wordt gebracht. De inzet is gericht op waarborging van de continuïteit en inhoudelijke capaciteit binnen het lopende implementatietraject.

CALS is gebaseerd op een product/oplossing van OpenText en is bedoeld als voorziening voor het duurzaam toegankelijk maken, beheren en raadplegen van archiefwaardige en legacy-informatie. De implementatie van CALS raakt meerdere onderdelen van de organisatie, waaronder informatiebeheer, archivering, migratie, applicatiebeheer, businessimplementatie, i-governance, gebruikersacceptatie en overdracht naar de beheerorganisatie.

Omdat CALS zich in een lopende implementatie, - migratie- en borgingstraject bevindt is continuïteit van de werkzaamheden essentieel. Van de informatiespecialisten wordt verwacht dat zij zich snel inwerken in de bestaande projectdocumentatie, functionele ontwerpen, gemaakte afspraken en voortbouwen op de reeds uitgevoerde werkzaamheden.

De geplande datum voor het verificatiegesprek is 26 november 2026. De locatie is Zuid-Hollandplein 1, Den Haag.

De vier (4) hoogst scorende inschrijvingen worden uitgenodigd voor een verificatiegesprek. Bij de gesprekken is het gehele team, bestaande uit de twee (2) voorgestelde kandidaten, aanwezig.

Het gesprek wordt gevoerd door materiedeskundigen, waaronder de Business Implementatiemanager en Implementatiemanager.

Optie tot verlenging: PZH kan de overeenkomst twee (2) keer verlengen met een periode van maximaal zes (6) maanden.

Hybride: De standplaats is Den Haag. Er wordt geen verdere informatie gegeven over het thuiswerkbeleid.

Overig algemeen:

Verklaring Omtrent Gedrag (VOG)

Als de opdracht aan jou wordt gegund, dien je een VOG aan te leveren binnen vier (4) weken na definitieve gunning.

Integriteits-/geheimhoudingsverklaring

Het team dient bij opdrachtverstrekking het Model integriteits-/geheimhoudingsverklaring voor externen volledig in te vullen en te ondertekenen.