• organiseren, plannen en coördineren van overleggen, werksessies, bijeenkomsten en workshops;
• beheren van agenda's en ondersteunen bij de voorbereiding van afspraken van de projectmanager;
• voorbereiden van vergaderingen, verzamelen van input en opstellen van agenda's;
• opstellen, verspreiden en beheren van vergaderstukken;
• notuleren van complexe overleggen en opstellen van heldere verslagen;
• opstellen en beheren van actie- en besluitenlijsten;
• bewaken van acties, besluiten, deadlines en gemaakte afspraken;
• actief opvolgen van openstaande actiepunten en signaleren van knelpunten;
• ondersteunen van bestuurlijke en projectmatige besluitvorming;
• opstellen, redigeren en coördineren van memo's, nota's, opdrachtbrieven, rapportages en presentaties;
• beheren, structureren en toegankelijk houden van documenten en informatiestromen;
• ondersteunen bij periodieke voortgangsrapportages en managementinformatie;
• onderhouden van overzichten, registraties en clusterdossiers;
• toezien op een goede beschikbaarheid, vindbaarheid en ordening van documenten en projectinformatie;
• organiseren van clusterbijeenkomsten, kennissessies en teamactiviteiten;
• signaleren van verbeterkansen binnen werkprocessen en bijdragen aan de implementatie daarvan;
• bijdragen aan een professioneel, volledig en toegankelijk projectarchief.

• het ontzorgen van de projectmanager en het managementteam;
• het voorbereiden, organiseren en begeleiden van overleggen;
• het opstellen van agenda's, verslagen en actie- en besluitenlijsten;
• het coördineren van werkzaamheden binnen een multidisciplinair team;
• het verbinden van mensen, informatie en processen;
• het aanbrengen van structuur in documenten en informatiestromen;
• het verbeteren van werkwijzen en processen;
• het samenwerken met collega's binnen een professionele projectomgeving.

• Je beschikt over een afgeronde hbo-opleiding in een relevante richting, zoals bestuurskunde, bedrijfskunde, communicatie, managementondersteuning, organisatiekunde of vergelijkbaar.
• Je beschikt over minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring als projectsecretaris, clustercoördinator, projectcoördinator of vergelijkbare functie binnen een projectmatige omgeving.
• Je beschikt over aantoonbare werkervaring binnen een complexe project- of programmaorganisatie met meerdere disciplines, stakeholders en besluitvormingslijnen.
• Je beschikt over minimaal 3 jaar aantoonbare ervaring met het organiseren, voorbereiden en ondersteunen van complexe overleggen, inclusief agenda- en stukkenvoorbereiding, verslaglegging, actiebewaking en besluitregistratie.
• Je beschikt over uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift en heeft aantoonbare ervaring met verslaglegging en het opstellen van project- en managementdocumenten.
• Je beschikt over aantoonbare ervaring met Microsoft 365, Teams, SharePoint en digitale document- en samenwerkingsomgevingen.
• Je beschikt over aantoonbare ervaring met het ondersteunen van projectmanagers, managementteams of multidisciplinaire projectteams waarbij verslaglegging, actiebewaking en besluitvorming een structureel onderdeel vormden van de functie.
• Je bent beschikbaar op dinsdag en donderdag op locatie in Rotterdam.

• De mate waarin je beschikt over ervaring binnen Rijkswaterstaat, andere Rijksdiensten, ProRail of vergelijkbare publieke opdrachtgevers.
• De mate waarin je ervaring heeft met het organiseren, voorbereiden, notuleren en opvolgen van complexe overleggen binnen bestuurlijke, management- of projectomgevingen (complexiteit van de omgeving; niveau van de overlegstructuren; zelfstandigheid; kwaliteit van verslaglegging; bewaking van acties en besluiten).
• De mate waarin je ervaring heeft met het opstellen, redigeren en coördineren van nota's, memo's, managementrapportages, voortgangsrapportages, presentaties en bestuurlijke stukken (kwaliteit van de voorbeelden; complexiteit van de documenten; mate van zelfstandigheid; bestuurlijke context).
• De mate waarin je met concrete voorbeelden aantoont zelfstandig regie te hebben gevoerd op acties, besluitvorming, informatiestromen, overlegstructuren en ondersteuning van management- of projectteams binnen een complexe bestuurlijke omgeving (initiatief; eigenaarschap; bestuurlijke sensitiviteit; zelfstandigheid; resultaatgerichtheid; vermogen om zaken daadwerkelijk gerealiseerd te krijgen).

• Plannen en organiseren
• Pro activiteit
• Accuratesse
• Samenwerken
• Bestuurlijke sensitiviteit
• Organisatiesensitiviteit
• Schriftelijke vaardigheid
• Communicatieve vaardigheid
• Flexibiliteit

Optie tot verlenging: Er is een optie tot verlenging.

Hybride: Vaste kantoordagen zijn dinsdag en donderdag in Rotterdam. De overige werkdagen kunnen hybride worden ingevuld.

Overig algemeen:

• Fee only constructie wordt niet geaccepteerd.
• Bij voortijdige beëindiging geldt een opzegtermijn van minimaal 1 maand.
• Het is niet toegestaan om boven het maximale tarief aan te bieden.
• De professional dient de Nederlandse taal te beheersen.
• De opdracht is ingeschaald in CAO Rijk Schaal 11.