Context en achtergrond

De Samenwerkingsorganisatie De Wolden Hoogeveen (SWO) werkt met ruim 900 medewerkers aan de dienstverlening van ongeveer 80.000 inwoners van de twee gemeenten. Om deze dienstverlening toekomstbestendig te maken, loopt het programma Toekomstvaste Informatievoorziening (TV-IV).

Binnen dit programma begint het project Slim procesmatig en zaakgericht samenwerken. Doel is om procesmatig, zaakgericht en digitaal samenwerken de standaard werkwijze te maken, waarbij de organisatie in het denken hier nog in een startfase zit qua volwassenheid. De resultaten van het project dragen bij aan betere kwaliteit, transparantie, samenwerking en wendbaarheid van de organisatie.

De technische kant (zoals de implementatie van een digitale werkomgeving, zaaksysteem en Microsoft 365) wordt parallel opgepakt. De procesmanager/specialist focust zich op de organisatorische kant: het begeleiden van teams in nieuwe werkwijzen en samenwerking.

Doel van de opdracht

De procesmanager/specialist helpt de organisatie bij:

• Het voorbereiden, implementeren en verankeren van procesmatig, zaakgericht en digitaal samenwerken.

• Het inventariseren, modelleren en verbeteren van processen op basis van standaarden (met bijvoorbeeld AI). Hiervoor wordt tevens een voorstel tot keuze van standaarden ter besluitvorming opgesteld.

• Het verbinden van processen, informatie en ondersteunende systemen.

• Het begeleiden van teams in de overgang naar procesmatig, zaakgericht en digitaal werken (in zaak-/ vaksysteem en MS Teams).

• Het veranderen vanuit de inhoud door teams te begeleiden, coachen en trainen zodat de nieuwe manier van werken omarmd wordt.

• Het bevorderen van informatieveiligheid en goed informatiebeheer in dagelijkse werkprocessen als integraal onderdeel van het implementatietraject.

De procesmanager/specialist werkt hierbij samen met andere (proces)specialisten in het projectteam en treedt op als faciliterende gesprekspartner naar de teams en leidinggevenden.

Werkzaamheden en resultaten:
Als onderdeel van het projectteam werk je samen aan:

• Het vaststellen van de werkwijze en inventariseren van processen, informatie en ondersteunende systemen. En breng je prioritering in de aanpak van processen aan.

• Het opleiden en ondersteunen van proceseigenaren, procesbeheerders en aanjagers/verbinders (ambassadeurs in de teams).

• Samen met proceseigenaren en teams processen modelleren op basis van standaarden en deze verbeteren.

• Digitale ondersteuning van processen laten aansluiten op de praktijk. Teams begeleiden in workshops en sessies (faciliterende rol), inzetten van trainingen en begeleidingstrajecten (“wasstraat-aanpak”) van teams bij het borgen van nieuwe werkwijzen. Denk hierbij, naast het procesmatig werken, ook aan de implementatie van en het werken met het zaaksysteem en Microsoft Teams.

• Bijdragen aan het in kaart brengen van de eisen en wensen rondom een zaaksysteem.

• Helpen inrichten van een heldere governance- en beheerstructuur.

• Monitoring en verbetertrajecten opstarten, bijvoorbeeld mbv AI of RPA.

• Overdracht naar de staande organisatie ondersteunen en borgen van de nieuwe manier van werken.

• Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal hbo bachelor niveau;
• Minimaal 6 jaar aantoonbare werkervaring met procesmanagement;
• Aantoonbare werkervaring met het begeleiden van verandertrajecten in teams waar digitalisering een grote rol speelt. Geef hiervan een duidelijk voorbeeld in het CV;
• Minimaal 6 jaar aantoonbare werkervaring als scrummaster;
• Aantoonbaar afgeronde cursus of opleiding PSM 1;
• Een maximum uurtarief van 120,- exclusief btw, inclusief reiskosten woon-werk verkeer, werk-werkverkeer en parkeerkosten (inclusief externe administratieve broker fee).

Wensen

• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als scrummaster bij een overheidsorganisatie (40 punten);
• Aantoonbare werkervaring met zaakgericht werken (20 punten);
• Aantoonbare werkervaring met digitale werkomgevingen waarbij IT de hefboom was voor het doorvoeren van een andere manier van werken. Geef hiervan een duidelijk voorbeeld in het CV (40 punten).

Competenties

• Sterke communicatieve vaardigheden en goed ontwikkelde luistervaardigheid.
• Gericht op samenwerking en verbinding.
• Weet medewerkers en leidinggevenden mee te nemen in verandering.
• Is vooral een faciliterende gesprekspartner die vertrouwen wekt.
• Werkt gestructureerd en kan goed schakelen tussen strategie en praktijk.

Samenwerkingsorganisatie De Wolden Hoogeveen (SWO) geeft met ruim 900 medewerkers uitvoering aan de gemeentelijke taken en verleent diensten aan ongeveer 80.000 inwoners van de twee gemeenten. Dit maakt ons de op één na grootste gemeentelijke organisatie in Drenthe. Daarnaast zijn wij een unieke organisatie door het werken voor 2 heel verschillende gemeenten. We zijn centraal gelegen en goed bereikbaar, zowel met de auto als het openbaar vervoer. Kijk voor meer informatie over onze organisatie op www.werkenbijdeswo.nl 

• De procesmanager/specialist maakt deel uit van het projectteam en werkt nauw samen met andere (proces)specialisten.

• Werkt in transitieteams per domein en ondersteunt managers en teamleiders in hun verantwoordelijkheid voor de transitie.

• Rapporteert aan de projectleider Slim procesmatig en zaakgericht samenwerken en indirect aan de programmamanager TV-IV.

Planning

De gesprekken bij de opdrachtgever zijn gepland op een nader te bepalen moment. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen zo snel mogelijk bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze inhuuropdracht.

Beoordeling en selectiegesprek

• Uitnodiging voor een selectiegesprek. De opdrachtgever beoordeelt de cv's van de kandidaten die door een externe administratieve broker zijn geselecteerd op relevante werkervaring op soortgelijke opdrachten en bij soortgelijke organisaties. De beste kandidaten worden uitgenodigd voor een selectiegesprek.

• Selectiegesprek. In het selectiegesprek wordt door de opdrachtgever nader getoetst in hoeverre de betreffende kandidaten voldoen aan het bovengenoemde profiel (met name wordt getoetst op de competenties). Het selectiegesprek wordt gevoerd met minimaal twee vertegenwoordigers van de organisatie. De kandidaten dienen op elke competentie minimaal een voldoende te scoren. Indien geen van de geselecteerde kandidaten op alle competenties minimaal een voldoende scoort zal stap drie van de beoordeling worden herhaald.

Functieschaal: Deze functie is ingedeeld in functieschaal 12. Deze functieschaal is verbonden aan de desbetreffende CAO van de opdrachtgever inzake de inlenersbeloning.

Opties verlenging: 2 x 3 maand(en)

CV-eisen: Maximaal 5 pagina's, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.

Overige informatie:

• De opdrachtgever zal om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vragen. 

• Indien opdrachtnemer personeel ter beschikking stelt, staat opdrachtnemer in het handelsregister geregistreerd als bedrijf dat personeel ter beschikking stelt (conform Waadi).  

• BYOD (bring your own device): voor deze opdracht moet de kandidaat gebruik maken van eigen n.v.t.

• Het overeengekomen tarief is van toepassing voor de gehele duur van de inzet van Professional. Aanpassing van het tarief is uitsluitend mogelijk na wederzijds overleg én mits er sprake is van detachering en kan slechts ingaan indien Inlener schriftelijk aan Opdrachtgever heeft bevestigd dat de tariefsaanpassing is goedgekeurd, met dien verstande dat verhogingen van het loon of andere arbeidsvoorwaarden, volgend uit de cao binnen de branche waarin Professional werkzaam is of bepaald door wetgeving, te allen tijde kunnen worden doorberekend.
  Andere verhogingen zijn niet mogelijk aangezien deze als een wezenlijke wijziging gezien worden waarmee de oorspronkelijke uitvraag onrechtmatig wordt (voor meer informatie: zie https://www.pianoo.nl/nl/regelgeving/jurisprudentie/jurisprudentieoverzicht/type-opdracht/wezenlijke-wijziging).

• Huidige/ zittende leverancier is uitgenodigd om deel te nemen aan deze aanbesteding.

Meer informatie: Vragen kunnen ingediend worden tot woensdag 5 november 2025, 09:00 uur. De vragen en bijbehorende antwoorden worden op vrijdag 7 november 2025 gepubliceerd op onze website. Inhoudelijke vragen kunt u indienen bij een externe administratieve broker, via de onderstaande button. Vragen omtrent de procedure kunt u telefonisch stellen. Een externe administratieve broker is bereikbaar op [contactgegevens verwijderd]. De reactietermijn van deze inhuuropdracht duurt tot maandag 10 november 2025, 09:00 uur. Tot die tijd kunt u reageren.