Opdracht 1 – Grip op leveranciersafspraken, uren en kosten
Breng de operationele leveranciersafspraken voor de correspondentievoorziening op bestelling. Zorg dat afspraken over werk, resultaten, planning en uren vastgelegd worden vastgelegd en dat de urenverantwoording en facturen controleerbaar worden aangesloten op deze afspraken. Signaleer fouten en organiseer de opvolging met de leverancier en betrokken collega's.

Opdracht 2 – Versterken van de operationele applicatieregie
Breng overzicht aan in onverwachte incidenten, wijzigingen, verhalen en acties binnen de correspondentieketen. Let op de voortgang en afhankelijkheden, zorg dat betrokkenen over actuele informatie beschikken en verbetering de werkwijze waar dat nodig is. Draag de krachtige werkwijze en actuele overzichten aan het einde van de opdracht overdraagbaar over aan het team.

Taken

• De bestaande leveranciersafspraken, urenregistraties, factuurcontrole en opvolging in kaart brengen.
• Afspraken over werk, resultaten, planning, geraamde uren en wijzigingen vastleggen en actueel houden.
• Urenverantwoordingen en facturen toetsen aan de gemaakte afspraken en de uitgevoerde werkzaamheden.
• Verschillen, ontbrekende onderbouwing en risico's op overschrijding analyseren en tijdig bespreekbaar maken.
• De leverancier aanspreken op ontbrekende informatie, fouten en openstaande acties.
• Overzichten bijhouden van afgesproken en verantwoordelijke uren, voortgang, risico's en openstaande punten.
• De voortgang van incidenten, wijzigingen, leveranciersopdrachten en Jira-stories logisch.
• Operationele voorbereiden en begeleiden, besluiten voorbereiden en eigenaren duidelijk zijn.
• Afstemmen met applicatieregisseurs, functioneel beheer, de Service Manager, de Product Owner en andere betrokken teams.
• Knelpunten in de samenwerking en informatie-uitwisseling, signaleren en voorstellen doen voor praktische lastig.
• Verbeteringen, afspraken en werkwijze documenteren en overdragen aan het team.

Verantwoordelijkheden en bevoegdheden

• Verantwoordelijk voor actuele, volledige en navolgbare overzichten van leveranciersafspraken, uren, voortgang en openstaande acties.
• Verantwoordelijk voor het tijdig signaleren en onderbouwen van defecten, risico's en mogelijke overschrijdingen.
• Voeg om binnen afgesproken kaders operationele informatie op te vragen, acties uit te zetten en de leverancier aan te spreken op gemaakte afspraken toe.
• Voeg toe aan operationele werkzaamheden te voorbereiden en betrokkenen aan te spreken op de vervolg van acties.
• Verantwoordelijk voor het voorbereiden van de verwerking door relevante informatie, opties en gevolgen ingewikkeld te maken.
• Beslissingen over aanvullende kosten, contractuele wijzigingen, fundamentele en fundamentele keuzes worden genomen door de daarvoor onafhankelijke functionaris.
• Werkt nauw samen met de applicatieregisseurs en stemt bevoegdheden en escalatieroutes bij de start van de opdracht met hen af.

Concreet resultaat van de opdracht

• Is er één actueel en overdraagbaar overzicht van leveranciersafspraken, werkzaamheden, planning, uren en openstaande acties.
• Zijn urenverantwoordingen en facturen controleerbaar gekoppeld aan afspraken en werkzaamheden, en zijn mislukte fouten vastgelegd en aanleiding gevend of opzettelijk effectief.
• Zijn de status, risico's en afhankelijkheden van de relevante incidenten, wijzigingen en leveranciersopdrachten verspreid voor de betrokken collega's.
• Is een beschreven en werkbare werkwijze ingericht voor het vastleggen, controleren en implementeren van leveranciersafspraken, uren en facturen.
• Zijn rollen, verantwoordelijkheden, bevoegdheden en escalatieroutes voor deze operationele opvolging vastgelegd en met de betrokkenen afgestemd.

• Aantoonbare ervaring met applicatieregie, IT-dienstverlening, leveranciersregie of een functionele operationele regierol.
• Ervaring met het analoog van afspraken, voortgang, uren en kosten bij externe leveranciers.
• Ervaring met het controleren van urenverantwoordingen en facturen aan de hand van afspraken en werkzaamheden.
• Goede vaardigheid met Excel en ervaring met Jira.
• Kennis van ITIL en Agile/Scrum.
• Ervaring met procesverbetering en het vastleggen en overdragen van werkwijzen.

Wensen

• Kennis van Topdesk is een pre.
• Ervaring met SLA's en DAP's is een pre.
• Affiniteit met correspondentievoorzieningen of kennis van COMMA is een pre.

Competenties

• Brengt structuur aan en houdt ook bij meerdere prachtige onderwerpen overzicht.
• Werkt nauwkeurig, analytisch en kritisch; onverwachte informatie en vraagt ??door bij onduidelijkheden.
• Neemt eigenaarschap en volgt acties actief op.
• Spreekt leveranciers en collega's duidelijk, respectvol en vastgehouden aan op afspraken.
• Verbindt verschillende disciplines en houdt oog voor ieders rol en verantwoordelijkheid.
• Handelt zelfstandig binnen kader afgesproken en weet wanneer de escalatie nodig is.
• Communiceer helder over de voortgang, risico's en defecten.
• Heeft een praktische verbetergerichte houding en kan voorstellen vertalen naar werkbare afspraken.

Optie tot verlenging: Niets over bekend.

Hybride: Geen verdere informatie

Fee: De administratieve partner rekent een aanvullende fee van € 2,50 boven op het tarief.

Overig algemeen: Geldige VOG is nodig bij inzet, eerder starten is niet mogelijk.