De professional stelt voor directies/posten het informatiemanagementplan op, waarin de bijzondere afspraken, risico’s en actiepunten ten aanzien van de informatiehuishouding zijn vastgelegd en verzorgt met directies het opstellen van informatiebeveiligingsdocumenten zoals de privacyimpactanalyses, quick scans en risicoanalyses voor I(CT)-systemen en bedrijfsprocessen die daarmee worden ondersteund. De Functionaris IHH borgt de vaststelling van dit plan door het managementteam en creëert draagvlak voor opvolging van het plan.

Je adviseert het management van directies/posten over de duurzame inrichting van de informatiehuishouding en een optimale ondersteuning van de processen binnen de organisatie. Je ondersteunt de implementatie van adviezen om te komen tot een betere informatiehuishouding. Hierbij kan je als projectleider fungeren.

Je monitort de informatiehuishouding van directies/posten, rapporteert over bevindingen en verbetermaatregelen aan het management van directie/post en het hoofd Informatiemanagement (IDI).

Je begeleidt medewerkers bij de verwerking van overheidsinformatie in de BZ systemen, adviseert en coacht medewerkers over de borging van informatie, het actief openbaar maken van documenten en toepassing van privacy- of informatiebeveiligingseisen. Je ziet hierin toe dat medewerkers de juiste werkwijze hanteren.

Je realiseert awareness bij medewerkers over het belang van de informatiehuishouding en verzorgt kennissessies over omgang met overheidsinformatie en het gebruik van overheidsinformatie.

Je begeleidt en ondersteunt directies/posten bij de informatieverwerking die volgen op informatieverzoeken van burgers, (parlementaire) onderzoekscommissies. Je ondersteunt daarbij het organiseren van de informatieverstrekking en bent verantwoordelijk voor de totstandkoming van afspraken over het beheer van commissiearchieven.

Je signaleert veranderingen, knelpunten en innovatiemogelijkheden in de werkzaamheden, geleverde diensten en producten en doet verbetervoorstellen aan het management van IDI.

Je levert bijdragen aan rapportages over de informatiehuishouding aan de departementsleiding en in- en externe toezichthouders.

Speelruimte:

• Relevante wet- en regelgeving op het gebied van de informatiehuishouding

De Functionaris Informatiehuishouding werkt aan het doel van de kwaliteit (sverbetering) van de informatiehuishouding van BZ.

Achtergrond opdracht:

De Functionaris Informatiehuishouding begeleidt het management en medewerkers bij directies/posten in het op orde brengen en houden van de informatiehuishouding. Je adviseert, coacht, ondersteunt en rappelleert medewerkers in alle facetten van de informatiehuishouding. Hiermee ondersteun je de primaire BZ-processen en de borging van democratische, juridische en historische waarden die overheidsinformatie heeft. Je staat directies/posten met raad en daad in dit speelveld bij, bijvoorbeeld in de inrichting van voorzieningen, dilemma’s tussen openbaarmaking en privacybescherming of informatiebeveiliging.

• HBO-opleiding gericht op Informatiemanagement of gerelateerd
• Ervaring binnen de overheid
• Adviesvaardigheden met gevoel voor organisatieontwikkelingen
• Kan projecten leiden en deze in samenwerking met de opdrachtgever succesvol afronden
• Kan technologische en maatschappelijke ontwikkelingen met elkaar verbinden en vertalen naar de werkprocessen van directies/posten
• Vaardigheid in het signaleren en analyseren van ontwikkelingen en problemen
• Heeft kennis van (actieve en passieve) openbaarmaking van overheidinformatie de AVG en het classificeren van B87 de processen rond informatiebeveiliging
• Aantoonbare kennis van I(CT) systemen die de informatiehuishouding ondersteunen, zoals o.a. Mircrosoft Sharepoint

Competenties

• Analyseren
• Samenwerken
• Netwerken
• Plannen-en-organiseren
• Motiveren
• Creativiteit
• Organisatiesensitiviteit

Contacten:

• Intern met management en medewerkers van directies/posten;
• Intern met andere dienstonderdelen en extern met ketenpartners en andere departementen om inhoudelijk af te stemmen over de ontwikkeling, implementatie en toepassing van de informatiehuishouding en belangentegenstellingen te overbruggen tussen BZ en ketenpartners;
• Met professionals van de BZ-organisatie om informatie uit te wisselen over werkprocessen en de onderlinge samenhang tussen de werkprocessen te borgen

Organisatorische context:

Het cluster Informatiemanagement (IM) ondersteunt, adviseert en begeleidt alle collega’s bij het goed beheren van hun informatie. Als professional ben je zelf verantwoordelijk voor het creëren, opslaan, ordenen, bewaren, delen en vernietigen van informatie. Hoe efficiënt en betrouwbaar we binnen BZ kunnen samenwerken, hangt af van hoe snel en gemakkelijk we informatie kunnen vinden, delen en verwerken. Daarom werken we samen om informatie goed vast te leggen. Het ministerie van Buitenlandse Zaken is de spil in de communicatie tussen de Nederlandse regering en de regeringen van andere landen én tussen de Nederlandse regering en internationale organisaties. Het ministerie coördineert het buitenlands beleid van de Nederlandse regering en voert dit uit. Naast het departement in Den Haag opereert het ministerie vanuit ambassades, permanente vertegenwoordigingen en consulaten-generaal, verspreid over de hele wereld. Het ministerie voert een actief diversiteitsbeleid en zet in op een inclusieve organisatie. We doen dit door de verschillen van mensen optimaal in te zetten en te benutten. We streven bij de samenstelling van teams en bij de aanname van nieuw talent naar diversiteit in leeftijd, geslacht, cultuur, achtergrond.

Optie tot verlenging: Niets over bekend.

Hybride: Geen verdere informatie

Fee: De administratieve partner rekent een aanvullende fee van € 2,50 boven op het uurtarief.