Scope/inhoud van de opdracht

Voor de periode 2026 kunnen meer vragen worden opgevangen door de adviescapaciteit tijdelijk uit te bereiden. Daarnaast willen we komen tot een gedragen informatiebeheerbeleid, inclusief een voorstel voor een nieuw governance model.

DMA heeft behoefte aan tijdelijke inzet van:

Opdracht 1; één (1) Beleidsmedewerker informatiebeheer

Opdracht 2; één (1) Adviseur informatiebeheer

Deze offerte uitvraag betreft uitsluitend de tijdelijke inzet van één (1) Adviseur informatiebeheer. Voor de functie van Beleidsmedewerker informatiebeheer wordt separaat een eigen offerte-uitvraag gepubliceerd.

Inhoud van de werkzaamheden van de Adviseur Informatiebeheer op het gebied van informatiehuishouding worden in detail wordt bepaald door de vraag vanuit de organisatie en het beleidsonderzoek, maar omvatten in elk geval;

·        Het beschrijven van de processen binnen DMA.

Veel werkzaamheden zijn niet beschreven, oplossingen worden niet centraal beheerd, aansluiting op processen bij andere ondersteunende teams/afdelingen is niet duurzaam geregeld

• Het synchroniseren van processen rondom WOO en privacy/vergeetverzoeken met andere organisatieonderdelen

• Het opzetten van een pragmatische advies- en vraagadministratie

• Het ontwikkelen van een selfservice toolkit ter ondersteuning bij vragen over bewaartermijnen, archiving & delete by design en uitvoering selectie/vernietiging/overbrenging/vervanging.

De Adviseur Informatiebeheer fungeert als sparringpartner voor de leidinggevende van DMA en werkt nauw samen met de medewerkers van DMA, en met de beleidsmedewerker waar het gaat om het identificeren van de behoeften op informatiegebied van de diensten en faculteiten.

Op te leveren resultaten gedurende of einde opdracht;

o   Procesbeschrijvingen.

o   Voorstel voor vraag- en adviesadministratie.

o   De opzet van een selfservice toolkit (PID).

De Adviseur Informatiebeheer beschikt over;

• Academisch werk- en denkniveau.

• Kennis van vigerende archiefwet- en regelgeving.

• Inzicht in en kennis van organisatorische processen.

• Aantoonbare ervaring met het beschrijven van processen en selfservice tools

• Aantoonbare ervaring binnen complexe organisaties (bij voorkeur grote overheids- of kennisinstellingen).

• Uitstekende schriftelijke vaardigheden,
  met het vermogen om heldere rapportages te kunnen opstellen.

• Sterke adviesvaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk, in het Nederlands én Engels.

• Is in staat om effectief samen te werken met collega’s uit verschillende vakgebieden en organisatieonderdelen (zoals de collega’s van DMA, ICT, Legal en Privacy)

Library

TU Delft Library is de grootste technisch-wetenschappelijke bibliotheek van Nederland, een fysieke en virtuele ontmoetingsplek. De Library helpt bij het vinden van waardevolle kennis die nodig is voor onderwijs en onderzoek, en bij het publiceren en bewaren van de gegenereerde kennis van de TU Delft. We vinden het belangrijk dat kennis gemakkelijk toegankelijk is en vrij beschikbaar is voor iedereen. Zo kan kennis vrijelijk gaan stromen en de kennis van de TU Delft van waarde worden voor anderen. In de Library kan iedereen ook altijd terecht om in alle rust te studeren. Dit past bij onze inclusieve organisatie. De Library heeft drie strategische thema’s gekozen als leidraad voor haar dagelijkse werkzaamheden. 1) Open Science. We hebben een belangrijke bijdrage in het TU Delft brede strategische programma “Open Science – Research and Education in the Open Era”. 2) Zichtbaarheid en impact. Met onze expertise en tools op het gebied van research datamanagement, research intelligence en publiceren, vergroten we de vindbaarheid, zichtbaarheid en impact van TU Delft-kennis. 3) Inspirerende leer- en werkomgeving. Door middel van een prikkelende programmering laten we zien hoe vrij beschikbare en betrouwbare kennis het leven rijker maakt. Daarmee is de Library een plek waar je nieuwe ideeën en inzichten vindt. Voor meer informatie, zie https://www.tudelft.nl/library/  

Document Management & Archive

De afdeling Document Management & Archive (DMA) is onderdeel van de Library en voornamelijk werkzaam op operationeel niveau, gericht op het bewerken van papieren archief en advisering op het gebied van opslag en bewaartermijnen van digitale informatie. Het team wordt geleid door een ervaren teamhoofd en bestaat verder uit recordmanagers. Voor tactisch-strategische activiteiten zijn twee medewerkers aanwezig (inclusief het teamhoofd).

DMA wil vanuit haar coördinerende en adviserende rol bijdragen door bij faculteiten en diensten na te gaan welk instellingsbreed beleid er nodig is en dit op te stellen, inclusief een governance binnen de TU Delft voor informatiebeheer. Belangrijk daarbij is o.a. ondersteuningsbehoefte kan worden omgezet in self-service ondersteuning (online instructies/trainingen, checklists etc.) voor meer efficiency.

Ben je geïnteresseerd?
Schrijf je bij ons in via onderstaande optie of neem bij vragen contact op met Ferdi Mac Gillavry via mail: ferdi.macgillavry@kbenp.nl of telefoon: 06-43363434.

De TU Delft verzoekt de aanbieder om een offerte te leveren bestaande uit:

CV (maximaal 3 x A4) met hierin opgenomen;

• Beschikbare uren per week.

• Mogelijke startdatum kandidaat.

• Geplande langdurige afwezigheid tijdens de opdracht

• Uurtarief inclusief reiskosten woon-werkverkeer, reistijd, eventuele materiaalkosten en andere kosten exclusief BTW.

Motivatiebrief (maximaal 2 x A4) met hierin opgenomen;

• Een toelichting op werkervaring relevant voor deze opdracht.

• Waarom jij de geschikte kandidaat bent voor deze opdracht.

• Een beschrijving van formats, systemen of hulpmiddelen die jij vanuit jouw organisatie kunt meenemen om de opdracht succesvol uit te voeren.

• Beschrijving en toelichting van 2 referentieprojecten relevant voor deze opdracht met contactgegevens opdrachtgever voor eventuele verificatie (maximaal 1 x A4).

• Globaal Plan van Aanpak van de opdracht met aantal te besteden uren per onderdeel (maximaal 2 x A4).