Scope/inhoud van de opdracht

Voor de periode 2026 kunnen meer vragen worden opgevangen door de adviescapaciteit tijdelijk uit te bereiden. Daarnaast willen we komen tot een gedragen informatiebeheerbeleid, inclusief een voorstel voor een nieuw governance model.

DMA heeft behoefte aan tijdelijke inzet van:

• Opdracht 1; één (1) Beleidsmedewerker informatiebeheer

• Opdracht 2; één (1) Adviseur informatiebeheer

Deze offerte uitvraag betreft uitsluitend de tijdelijke inzet van één (1) beleidsmedewerker informatiebeheer. Voor de functie van Adviseur Informatiebeheer wordt separaat een eigen offerte-uitvraag gepubliceerd.

De Beleidsmedewerker Informatiebeheer voert de volgende werkzaamheden uit:

• Het maken van stakeholder analyse.

• Het in kaart brengen van de huidige stand van zaken binnen de TU Delft (IST). Hierbij gebruikmakend van reeds beschikbare inventarisaties.

• Het maken van een duidelijke beschrijving van de gewenste eindsituatie (SOLL).

• Het analyseren van de stappen die nodig zijn om de eindsituatie te bereiken (gap-analyse). Welke documenten en regelingen zijn er nodig en hoe verhoudt zich dat tot reeds bestaand aanpalend beleid (privacy, security, architectuurprincipes e.d.).

• Het gaat om de de uitwerking van:

  • Het basisdocument Informatiebeheerbeleid.

  • Een nieuwe governance-structuur.

  • Een plan voor verdere uitwerking en implementatie.

• Het voorbereiden van besluitvorming door het College van Bestuur (CvB) met betrekking tot het plan en de herziene governance-structuur.

Voor de uitvoering van de werkzaamheden is samenwerking met de Adviseur informatiebeheer, ICT (Privacy en Security, Architectuur, CIO-office), Strategic Planning, Internal Audit en Legal (Privacy en WOO) noodzakelijk.

Op te leveren resultaten gedurende of einde opdracht;

• herziene governance (inclusief regels voor financiering)

• beleidsdocument met uitvoeringsregels

• implementatieplan beleid binnen TU Delft.

De Beleidsmedewerker Informatiebeheer beschikt over:

• Academisch werk- en denkniveau.

• Kennis van vigerende archiefwet- en regelgeving.

• Inzicht in en kennis van organisatorische processen.

• Aantoonbare ervaring met het opstellen van beleid.

• Aantoonbare ervaring binnen complexe organisaties (bij voorkeur grote overheids- of kennisinstellingen).

• Uitstekende schriftelijke vaardigheden,
  met het vermogen om helder, gestructureerd en doelgroepgericht te rapporteren.

• Sterke adviesvaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk, in het Nederlands én Engels.

Library

TU Delft Library is de grootste technisch-wetenschappelijke bibliotheek van Nederland, een fysieke en virtuele ontmoetingsplek. De Library helpt bij het vinden van waardevolle kennis die nodig is voor onderwijs en onderzoek, en bij het publiceren en bewaren van de gegenereerde kennis van de TU Delft. We vinden het belangrijk dat kennis gemakkelijk toegankelijk is en vrij beschikbaar is voor iedereen. Zo kan kennis vrijelijk gaan stromen en de kennis van de TU Delft van waarde worden voor anderen. In de Library kan iedereen ook altijd terecht om in alle rust te studeren. Dit past bij onze inclusieve organisatie. De Library heeft drie strategische thema’s gekozen als leidraad voor haar dagelijkse werkzaamheden. 1) Open Science. We hebben een belangrijke bijdrage in het TU Delft brede strategische programma “Open Science – Research and Education in the Open Era”. 2) Zichtbaarheid en impact. Met onze expertise en tools op het gebied van research datamanagement, research intelligence en publiceren, vergroten we de vindbaarheid, zichtbaarheid en impact van TU Delft-kennis. 3) Inspirerende leer- en werkomgeving. Door middel van een prikkelende programmering laten we zien hoe vrij beschikbare en betrouwbare kennis het leven rijker maakt. Daarmee is de Library een plek waar je nieuwe ideeën en inzichten vindt. Voor meer informatie, zie https://www.tudelft.nl/library/  

Document Management & Archive

De afdeling Document Management & Archive (DMA) is onderdeel van de Library en voornamelijk werkzaam op operationeel niveau, gericht op het bewerken van papieren archief en advisering op het gebied van opslag en bewaartermijnen van digitale informatie. Het team wordt geleid door een ervaren teamhoofd en bestaat verder uit recordmanagers. Voor tactisch-strategische activiteiten zijn twee medewerkers aanwezig (inclusief het teamhoofd).

DMA wil vanuit haar coördinerende en adviserende rol bijdragen door bij faculteiten en diensten na te gaan welk instellingsbreed beleid er nodig is en dit op te stellen, inclusief een governance binnen de TUDelft voor informatiebeheer. Belangrijk daarbij is o.a. ondersteuningsbehoefte kan worden omgezet in self-service ondersteuning (online instructies/trainingen, checklists etc.) voor meer efficiency.

Ben je geïnteresseerd?
Schrijf je bij ons in via onderstaande optie of neem bij vragen contact op met Ferdi Mac Gillavry via mail: ferdi.macgillavry@kbenp.nl of telefoon: 06-43363434.

De TU Delft verzoekt de aanbieder om een offerte te leveren bestaande uit:

CV (maximaal 3 x A4) met hierin opgenomen;

• Beschikbare uren per week.

• Mogelijke startdatum kandidaat.

• Geplande langdurige afwezigheid tijdens de opdracht

• Uurtarief inclusief reiskosten woon-werkverkeer, reistijd, eventuele materiaalkosten en andere kosten exclusief BTW.

Motivatiebrief (maximaal 2 x A4) met hierin opgenomen;

• Een toelichting op werkervaring relevant voor deze opdracht.

• Waarom jij de geschikte kandidaat bent voor deze opdracht.

• Een beschrijving van formats, systemen of hulpmiddelen die jij vanuit jouw organisatie kunt meenemen om de opdracht succesvol uit te voeren.

• Beschrijving en toelichting van 2 referentieprojecten relevant voor deze opdracht met contactgegevens opdrachtgever voor eventuele verificatie (maximaal 1 x A4).

• Globaal Plan van Aanpak van de opdracht met aantal te besteden uren per onderdeel (maximaal 2 x A4).