Situatieschets

Het UMC Utrecht bevindt zich in een organisatorische transformatie. We willen slimmer en eenduidiger werken, sneller kunnen innoveren en beter inspelen op maatschappelijke ontwikkelingen. Daarom gaan we anders samenwerken. Een belangrijk onderdeel van deze verandering is een reorganisatie. We stappen over van een traditionele zuilenstructuur naar een matrixorganisatie.

Ons intranet ‘Connect’ is momenteel ingericht op basis van de oude structuur en processen. Navigatie, informatiearchitectuur en beheer zijn hier nauw mee verweven. Als we niets doen, ontstaat er straks een mismatch tussen hoe we zijn georganiseerd en hoe we communiceren en informatie delen. Dat zou het dagelijkse werk belemmeren en de betrokkenheid van collega’s verlagen, juist nu we in een belangrijke transitiefase zitten.

Een herontwerp van het intranet is daarom noodzakelijk. Connect moet tijdens de transitie ondersteunen én op 1 januari 2027 klaar zijn voor de nieuwe organisatiestructuur. Het intranet moet heldere communicatie mogelijk maken en collega’s snel en eenvoudig toegang geven tot de juiste informatie, medewerkers en middelen.

Dienstverlening
Wij zoeken een professionele partij die ons zowel technisch als inhoudelijk begeleidt in het traject. Er wordt ondersteuning gevraagd bij vraagstukken als het herontwerp, de bouw, adoptie, livegang en borging.

Het doel: een toekomstbestendig Connect, dat onze nieuwe organisatie versterkt, medewerkers ondersteunt in hun werk en zorgt voor verbinding in organisatie in beweging. 

Scope

Het project omvat het herontwerp, de ontwikkeling en implementatie van het intranet, waarbij de focus ligt op het optimaal ondersteunen van de nieuwe organisatie. De onderdelen zijn:

• Advies en projectleiding

  • Advies over projectaanpak, regie en coördinatie, met mogelijkheid tot uitvoerende ondersteuning.

• Informatiearchitectuur en -structuur

  • Adviseren en ontwikkelen van een heldere structuur, passend bij de nieuwe organisatiematrix.

• Technische realisatie

  • Implementatie van een toekomstbestendig intranet op basis van standaard SharePoint-functionaliteiten, inclusief een laagdrempelige mobiele app.

• Kanalenstrategie en governance

  • Opstellen van een kanalenstrategie: wat zetten we waar in en voor wie?

  • Opzetten van een duidelijke governance-structuur met heldere én gedragen verantwoordelijkheden.

  • Een redactieplan om contentbeheer en kwaliteitsbewaking te waarborgen.

• Interactieve functionaliteiten en personalisatie

  • Realisatie van een platform dat tweerichtingsverkeer faciliteert, medewerkers actief betrekt en rol gebaseerde personalisatie mogelijk maakt.

• Contentmigratie

  • Begeleiding bij de migratie van content.

  • Begeleiding van de coördinatie bij de migratie van content.

  • Uitvoering van migratie van de content.

• Adoptie en verandermanagement

  • Begeleiding bij acceptatie, inclusief training, om draagvlak en gebruik te stimuleren. 

Projectresultaten

1. Een heldere structuur

   • De overgang van een zuilenstructuur naar een matrixorganisatie is ondersteunend én voelbaar in de opbouw en werking van Connect.

   • De nieuwe inrichting is logisch en intuïtief waardoor medewerkers snel vinden wat ze zoeken.

   • Informatie, communicatie en interactie zijn logisch en herkenbaar georganiseerd.

   • De structuur maakt doelgroeptargeting voor nieuws en content mogelijk: medewerkers ervaren een gepersonaliseerd intranet en vinden wat voor hen relevant is.

   • Nieuws en content zijn voorzien van metadata en helder gestructureerd.

2. Gebruiksgemak is key

   • Connect is dé centrale plek voor alles wat medewerkers nodig hebben om prettig te werken.

   • Toegang is laagdrempelig en eenvoudig.

   • Toegang tot Connect via een app is een sterke wens.

3. Een basis voor gesprek, interactie & verbondenheid

   • Het intranet draagt actief bij aan het gevoel van samen één UMC Utrecht: medewerkers vinden elkaar makkelijk, delen kennis en werken doelgerichter samen.

   • Het platform biedt ruimte voor input, dialoog en feedback van medewerkers.

   • Teams en medewerkers treffen elkaar over gedeelde thema’s en doelstellingen, ondersteund door actuele en gedeelde informatie.

   • Medewerkers ervaren het intranet als het hart van interne communicatie, omdat zij hier dagelijks actuele nieuwsberichten, organisatie-informatie en belangrijke aankondigingen vinden. Ook kunnen collega’s hier op elkaar reageren, delen en vragen stellen.

   • Het werkt als een ‘listening tool’: signalen uit de organisatie worden zichtbaar en benut.

   • Het stimuleert menselijk contact, betrokkenheid en eigenaarschap, binnen én over teams heen.

4. Beheer op orde

   • Governance is geborgd: er is heldere verantwoordelijkheid voor kanalen, content en informatiebeheer.

   • Contentbeheer is belegd zodat medewerkers herkennen wat actueel is en weten wat prioriteit heeft.

5. Geadopteerd en vertrouwd

   • Adoptie is een integraal onderdeel van het project: communicatie, begeleiding en training zorgen dat het intranet daadwerkelijk wordt omarmd en gebruikt.

   • Informatie is actueel, helder van herkomst en afgestemd op de gebruiker.

   • Medewerkers willen naar het intranet: het voelt logisch, aantrekkelijk en waardevol voor hun dagelijks werk.

   • Het intranet wordt erkend als de enige en betrouwbare bron voor interne informatie, nieuws en beleid.

   • De consistente kwaliteit en transparantie van content zorgen ervoor dat medewerkers het intranet vertrouwen.  

   • Medewerkers zien de meerwaarde van Connect voor zichzelf, voor elkaar en de organisatie.

6. Toekomstbestendig

   • Het is eenmalig goed neergezet: doordacht, duurzaam en doelgericht.

   • Het platform wordt doordacht en duurzaam ingericht, met alleen die functionaliteiten die waarde toevoegen.

   • Het is flexibel en schaalbaar, en kan meebewegen met toekomstige veranderingen zoals reorganisaties, groei of nieuwe communicatiewensen.

U dient aan te tonen over voldoende bekwaamheid te beschikken op het gebied van de Opdracht van deze aanbesteding.  

Voor deze Opdracht heeft het UMC Utrecht de volgende kerncompetenties vastgesteld:

• Ervaring met (modern) SharePoint intranetprojecten (en samenhang met andere M365 onderdelen), waarbij ontwerp, governance en beheer en verandermanagement;

• Ervaring met intranet- of digitale werkplekprojecten in organisaties met een vergelijkbare omvang (5000+ medewerkers) en complexiteit.

U kunt uw bekwaamheid bewijzen door per kerncompetentie één referentieopdracht te overleggen. Indien met één referentieopdracht alle hierboven genoemde kerncompetenties kunnen worden aangetoond dan voldoet u ook aan de gestelde geschiktheidseis.

De referentieprojecten dienen actueel te zijn. Dat wil zeggen dat de referentieprojecten niet langer dan drie jaar geleden zijn uitgevoerd of op het moment van uitbrengen van de Inschrijving in uitvoering zijn.

Voor de uitwerking van de referentieopdracht dient u gebruik te maken van bijgevoegd referentie-format. U dient daarin te beschrijven welke werkzaamheden die voor de referent zijn verricht. Uit die beschrijving dient te blijken dat het om een relevante referentie gaat.

Een relevante referentie is een referentie die naar aard en omvang vergelijkbaar is met de onderhavige Opdracht. 

• de  referenties dienen te zijn/worden uitgevoerd tussen 2022 en 2025;

• u heeft de opdracht naar tevredenheid van de referent uitgevoerd;

• referent is op de hoogte van het feit dat het UMC Utrecht het recht heeft zonder uw tussenkomst en/of toestemming de juistheid van de referentie te verifiëren.

• Prijs
  De 'prijs' wordt bepaald door de totaalprijs exclusief btw die tot uiting komt door het invullen van het prijzenblad onder het tabje 'prijslijsten' op het Mercell platform. Met gunningscriterium 'Prijs' kunnen maximaal 40 punten worden verdiend. De toekenning van deze punten vindt plaats volgens onderstaande schaal:

  • < € 220.000 = 40 punten

  • € 220.000 tot € 230.000 = 30 punten

  • € 230.000 tot €240.000 = 20 punten

  • > €240.000 = 0 punten

• Plan van aanpak
  60 punten

  Het UMC Utrecht verzoekt geïnteresseerde partijen om een schriftelijke offerte in te dienen waarin zij een uitgewerkte aanpak presenteren. De offerte dient minimaal de volgende onderdelen te bevatten:

  • Uw aanpak en ervaring met vergelijkbare intranettrajecten;

  • Uw toelichting op de samenstelling en ervaring van het projectteam;

  • De verwachte inzet en beschikbaarheid, met een beoogde startdatum van 1 november 2025;

  • Uw advies over de overgang van de huidige naar de nieuwe situatie: bouwen aan nieuw intranet terwijl het oude nog draait, al starten met communicatie via nieuw intranet, en/of werken met een schaduwomgeving?;

  • Uw advies op twee mogelijke scenario’s voor de contentaanpak:

    • Grondige herziening van bestaande content: Analyse en beoordeling van huidige content op relevantie en actualiteit, herschrijven en aanvullen waar nodig.

    • Ambitieuze herontwikkeling van content: Volledige her-creatie van content die moet ondersteunen aan de nieuwe organisatiestructuur, waarbij bestaande informatie enkel als referentiemateriaal dient.

    • Een combinatie van beide scenario’s is ook mogelijk. We vragen u hierin mee te denken en ons te adviseren over de meest passende aanpak.

  • Uw overzicht van de planning en fasering van het project;

  • Uw specificatie van de gevraagde dienstverlening, inclusief eventuele meer- of minderwerkopties;

  • Uw aanpak ten aanzien van risico’s in dit traject en de wijze waarop u deze risico’s voorziet en mitigeert;

  • Wat verwacht u van de opdrachtgever qua tijdsinvestering.

  Het plan van aanpak mag maximaal 3 pagina’s A4 beslaan (excl. planning) (lettertype/-grootte: Calibri 11).  Indien de Inschrijver meer dan 3  pagina’s indient voor de beschrijving, wordt het meerdere niet betrokken in de beoordeling.  Voor de planning mag een extra pagina gebruikt worden.

  Beoordelingsaspecten
  Het UMC Utrecht waardeert het gunningscriterium op basis van het volgende:  

  • De volledigheid van de beantwoording van de vraagstelling. Onvolledige beantwoording leidt tot een lagere waardering;  

  • De uitwerking is SMART omschreven;  

  • De mate waarin het Plan van Aanpak overall een kloppend geheel is én past bij zowel de complexiteit van dit project als het ingediende prijzenblad;

  • De mate waarin Inschrijver aantoont dat er sprake is van een gestructureerd werkproces.

Niet bekend.

Interview
Het onderdeel Interview betreft een gesprek van 1 uur waarin het UMC Utrecht u nog een aantal vragen gaat stellen ter onderbouwing van uw plan van aanpak. Hierbij verwachten wij namens Inschrijver in ieder geval de projetleider die de werkzaamheden bij het UMCU ten behoeve van deze Opdracht gaat uitvoeren. Indien gewenst mag Inschrijver nog maximaal 2 anderen meenemen.

Het interview vindt plaats op de datum zoals weergegeven in het tabblad 'planning'. Het precieze tijdstip wordt met elke Inschrijver afzonderlijk afgestemd.

Niet bekend.